Führung des Lohn- und Gehaltskontos

Bei Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses und eines jeden Kalenderjahres der Beschäftigung hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto einzurichten, das steuerliche Grundlage des Dienstverhältnisses ist. Dazu muss das Lohnkonto sämtliche bedeutsamen Merkmale enthalten, beginnend mit dem Namen und der Anschrift des Arbeitnehmers über die Lohnsteuerabzugsmerkmale bis hin zu den Lohnbestandteilen sowie der einbehaltenen Lohnsteuer. In diesem Beitrag werden die vielfältigen Arbeitgeberpflichten für die Dokumentation der Lohnsteuererhebung im Lohnkonto aber auch als Grundlage der Lohnsteuerbescheinigung ebenso beschrieben wie die zulässigen Aufzeichnungserleichterungen.

Auch im Sozialversicherungsrecht besteht die Verpflichtung des Arbeitgebers, für jeden seiner Beschäftigten Entgeltunterlagen zu führen und diese bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Diese Verpflichtung besteht unabhängig davon, ob in allen Sozialversicherungszweigen Versicherungspflicht besteht.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: § 41 EStG sowie §§ 4 und 5 LStDV enthalten die Aufzeichnungsvorschriften für die durch den Arbeitgeber zu führenden Lohn- und Gehaltskonten. Die Verwaltungsanweisungen und Hinweise zu den vorgenannten Rechtsvorschriften enthalten R 41.1 bis 41.2 LStR sowie mittelbar BMF-Schreiben v. 26.11.2013, IV C 5 - S 2367/13/10001, BStBl 2013 I S. 1532, zur Vorsorgepauschale im Lohnsteuerverfahren, sowie das jährliche Ausstellungsschreiben des BMF für die Lohnsteuerbescheinigungen (2017: BMF-Schreiben v.31.8.2016, IV C 5 2378/15/10003, BStBl 2016 I S. 1004).

Sozialversicherung: Sozialversicherungsrechtlich sind Arbeitgeber nach § 28f SGB IV sowie den §§ 8 und 9 BVV (Beitragsverfahrensverordnung) verpflichtet, Entgeltunterlagen zu führen und aufzubewahren.

Lohnsteuer

1 Aufzeichnungspflicht

Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer beschränkt oder unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist.

Der Begriff "Lohnkonto" ist irreführend: Darunter ist nicht das buchhalterische Konto "Löhne" zu verstehen, sondern mit diesem Begriff werden vielmehr insgesamt die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers bezeichnet. Für jeden Arbeitnehmer muss für das jeweilige Jahr ein einzelnes Lohnkonto geführt werden, in dem nahezu sämtliche mit dem Lohnsteuerabzug zusammenhängenden Daten einzutragen sind. Einerseits dient das Lohnkonto dem Arbeitgeber als Nachweis über die Entgeltabrechnung, andererseits ist das Lohnkonto Grundlage bei Lohnsteuer-Außenprüfungen. Es dient aber auch dem Sozialversicherungsträger als Prüfungsgrundlage. Deshalb sollte das Lohnkonto als zentrale Stelle für sämtliche steuerlich bedeutsamen Informationen und Unterlagen ausgestaltet werden.

Die sozialversicherungsrechtlichen Aufzeichnungspflichten können zwar auch über das Lohnkonto abgewickelt werden, darüber hinaus müssen jedoch noch verschiedene zusätzliche Aufzeichnungspflichten erfüllt werden, die lohnsteuerlich nicht von Bedeutung sind.

1.1 Fortlaufende Aufzeichnungen

Bei der Führung des Lohnkontos müssen keine besonderen Formvorschriften beachtet werden. Entscheidend ist lediglich, dass das Lohnkonto alle erforderlichen Angaben enthält und dass die Aufzeichnungen fortlaufend, jedoch getrennt für jedes Kalenderjahr geführt und aufbewahrt werden.

Bei der manuellen Entgeltabrechnung werden die Lohnkonten in aller Regel als Karteikarten geführt. Dazu gehörende Nachweise, z. B. Reisekostenabrechnungen, werden als Belege beigefügt. In den Karteikarten werden für jeden Mitarbeiter die jeweiligen Angaben aus den Lohnabrechnungen eingetragen bzw. aufgezeichnet.

Bei der maschinellen Entgeltabrechnung durch ein Entgeltabrechnungsprogramm reicht es aus, wenn für jeden Arbeitnehmer ein Stammblatt angelegt wird, das alle für den Lohnsteuerabzug maßgebenden Merkmale enthält. An dieses Stammblatt werden die jeweiligen, für den Entgeltabrechnungszeitraum erstellten Lohn- und Gehaltsabrechnungen des laufenden Kalenderjahres angehängt. Zulässig sind auch Lohnkonten, die insgesamt maschinell geführt werden. Hierzu ist allerdings die Genehmigung des Betriebsstättenfinanzamts notwendig.

Die Beträge, die im Lohnkonto aufgezeichnet werden, müssen spätestens am Ende des Kalenderjahres aufgerechnet werden. Scheidet der Arbeitnehmer unterjährig aus, müssen die Beträge bis zum Ausscheidungszeitpunkt aufgerechnet werden. Danach ist das Lohnkonto jeweils zu schließen.

1.2 Vereinfachtes Lohnkonto für Aushilfen

Für Aushilfs- und Teilzeitkräfte sowie für geringfügig Beschäftigte, deren Arbeitslohn mit festen Pauschalsteuersätzen nach § 40a EStG pauschal besteuert wird, genügt eine vereinfachte Form des Lohnkontos. Hier reicht es aus, wenn der Arbeitgeber für die jeweilige Aushilfskraft folgende Daten aufzeichnet:

  • Name und Anschrift,
  • Dauer der Beschäftigung,
  • Zahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden,
  • Tag der Auszahlung des...

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