Wirtschaftlichkeitsberechnung von IT-Projekten im Einkauf / 4 Kalkulationsmodell zur Beurteilung von IT-Investitionen

Das nachfolgend exemplarisch vorgestellte Kalkulationsmodell^[1] soll Unternehmen eine Methodik in die Hand geben, welche es einfach möglich macht klare Kenngrößen zu ermitteln, unter Verwendung dieser sich Unternehmen selbst von der tatsächlichen Sinnhaftigkeit der Investition überzeugen können. Da bei der Wirtschaftlichkeitsanalyse von komplexen eLösungen eine einzelne Kennzahl zur Bewertung selten ausreicht, werden mehrere Ergebnisse – ROI, Amortisationsdauer und Interner Zinsfuß – berechnet, ergänzt um nicht monetäre Faktoren.

Das sich aus dem in Kapitel 3 dargestellten Prozess ergebende Kalkulationsmodell besteht aus fünf Kernmodulen (s. Abb. 6).

Abb. 6:Kernmodule der Kalkulation

Durch Erhebung der Basisdaten (Modul 1) ist es möglich, die einmaligen und laufenden Kosten zu ermitteln (Modul 2), welche schließlich den möglichen Prozesskosteneinsparungen und weiteren Nutzenelementen (Modul 3) gegenübergestellt werden. Als Resultat lassen sich somit die dynamische Amortisationsdauer, der Return on Investment sowie der interne Zinsfuß ermitteln (Modul 4) und im Executive Summary zusammengefasst darstellen (Modul 5).

[1] Eine ausführliche Darstellung findet sich in Schweiger/Ortner/Tschandl, 2007.

4.1 Basisdaten

Basisdaten müssen abgeschätzt werden

Jede Investitionsberechnung ist so repräsentativ wie die ihr zugrunde liegenden Basisdaten. In diesem Modul sind demnach jene Daten zu erheben bzw. einmalig festzulegen, die die Grundlage für die daran anschließenden Berechnungen darstellen. Dabei handelt es sich um

• den durchschnittlichen Stundensatz der Einkaufsmitarbeiter,
• den Kalkulationszinssatz,
• die Inflationsrate für den Betrachtungszeitraum,
• die Lizenzkosten sowie
• die Tagessätze für externe Berater.

Dazu muss – i. d. R. gemeinsam mit dem Anbieter – das Projektvolumen in Tagen je Projektphase (von Ist-Erhebung bis Go-Live) festgesetzt werden.

4.2 Investition und laufende Kosten

In diesem Modul werden gemäß dem TCO-Ansatz sowohl die direkten als auch die indirekten Kosten der IT-Lösung erfasst. Im Detail handelt es sich dabei um folgende Kostenelemente, die schließlich die Gesamtkosten des Investitionsvorhabens ergeben:

• Technische Infrastruktur: Dieser Block umfasst notwendige Hardware, spezifische Software in Form von Lizenzen sowie Schnittstellen. Zur Berechnung der Lizenzkosten wird hier auf die im Modul "Basisdaten" hinterlegten Informationen direkt zugegriffen.
• Einmalige Implementierungskosten: Dieser Bereich bezieht sich vor allem auf die internen und Beratungskosten für Ist-Erhebung, Soll-Konzeption, Customizing, Testen, Training der Key User sowie Betreuung beim Go-Live. Neben dem externen Anteil an Beratungskosten werden überdies die internen Projektkosten für Analysegespräche, Testphase und Ähnliches angesetzt. Auch hier ergeben sich die Kostenelemente auf Basis der eingepflegten Grundwerte. So ermitteln sich die Projektkosten aus einer Multiplikation des Tagessatzes der Berater mit dem veranschlagten Zeitbedarf für die einzelnen Projektphasen. Auch für den Zeitaufwand interner Mitarbeiter (insbesondere wenn sie für das Projekt zusätzlich angestellt werden) sind Annahmen zu treffen.
• Kosten des laufenden Betriebs: Da ein neues System i. d. R. immer Fragen und/oder Probleme beim Anwender aufwirft, sind auch die Support-Kosten für den laufenden Betrieb nicht unberücksichtigt zu lassen. Diese setzen sich neben dem technischen Service (Helpdesk) vor allem für die Projektunterstützung nach dem Go-Live zusammen.

4.3 Einsparungen und sonstiger Nutzen

Kostenbetrachtung und Nutzwertanalyse kombinieren

Das dritte Modul "Einsparungen und sonstiger Nutzen" adressiert die Nutzenaspekte. Es basiert auf der in Kapitel 2.2 dargestellten Prozesskostenbetrachtung und einer optionalen Nutzwertanalyse. Bei der Prozesskostenanalyse werden die Einsparungen entlang des betrachteten Beschaffungsprozesses betrachtet, während über die Nutzwertanalyse die Vorteile in die Betrachtung einfließen, die monetär nicht oder nur indirekt – unter Zuhilfenahme der in Kapitel 3 vorgestellten Wirkungskettenbetrachtung – bewertet werden können (z. B. erhöhte Flexibilität, Image, Datenqualität). Bei der Prozesskostenbetrachtung wird der traditionelle Ablauf des betrachteten Einkaufsprozesses (z. B. Anfrage, Angebot, Bestellung-Auftragsbestätigung, Auktion, Katalogbestellung) mit dem durch Verfahren des eProcurements und/oder eSourcings gestützten Ablaufs verglichen (z. B. Request for Information RFI, Request for Quotation RFQ, Purchase-Order-Management, eCatalog, eAuktion).

Ansatz von Erfahrungswerten

Dabei gilt es die Prozesskosten für einen traditionellen Beschaffungsvorgang im eigenen Unternehmen abzuschätzen oder anhand von Branchen- oder Verbandseinschätzungen (z. B. seitens des BME) festzulegen. Da die einzelnen eLösungen aber immer einen ganz spezifischen Teil des Gesamtprozesses abdecken, wurden für die Betrachtung folgende typische Standardszenarien der Beschaffung näher betrachtet:

• Anfrage
• Bestellanbahnung/Ausschreibung
• Auktion
• Bestellung/Auftragsbestätigung
• Katalogbestellung
• Fehlerabwicklung (Reklamation)

Im Detail wurden die einz...