Die innerbetriebliche Kontrolle kann per EDV oder manuell (handschriftlich) durchgeführt werden. Es sollte von vornherein festgelegt werden, wer die innerbetriebliche Kontrolle übernehmen soll. Was sinnvoll ist, hängt letztlich von der Größe und Struktur des Unternehmens ab. Ist die abgerechnete Leistung kontrolliert und der Rechnungsbetrag überwiesen worden, unterstellt die Finanzverwaltung, dass bei der Übermittlung der Rechnung keine Fehler vorgekommen sind. D. h., es liegen keine Anhaltspunkte vor, die gegen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sprechen. Um den Vorsteuerabzug zu sichern, muss der Unternehmer also
- sein innerbetriebliches Kontrollverfahren, bei dem es um den Nachweis und die Kontrolle der Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts geht, z. B. entsprechend dem nachfolgenden Muster dokumentieren,[1] und
- prüfen, ob in der Rechnung alle erforderlichen Angaben enthalten sind, die für den Vorsteuerabzug erforderlich sind.[2]
Checkliste: Innerbetriebliche Kontrolle
| Umfang der innerbetrieblichen Kontrolle | kontrolliert |
|---|---|
| Die Leistung wurde vom Unternehmer erbracht, der die Leistung ausgeführt hat | □ |
| Die in der Rechnung aufgeführte Leistung entspricht dem Auftrag (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein) | □ |
Die in der Rechnung aufgeführte Leistung weicht vom Auftrag (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein) ab (Umfang der Abweichung: …………………………………) |
Vermerk: |
| Die abgerechnete Leistung wurde tatsächlich erbracht | □ |
Die Leistung wurde nicht in dem Umfang erbracht, der in der Rechnung abgerechnet wurde (Umfang der Abweichung: ………………………………..) |
Vermerk: |
| Das angegebene Leistungsdatum ist zutreffend | □ |
| Der Rechnungsbetrag wurde überwiesen | □ |
| Der Rechnungsbetrag wurde in Höhe von …………..EUR überwiesen (Abweichung: ……………………………….) | Vermerk |
Tab. 4: Innerbetriebliches Kontrollsystem – Checkliste
Das Umsatzsteuergesetz definiert besondere Verfahren, die die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten und zugleich das innerbetriebliche Kontrollsystem nach § 14 Abs. 1 Sätze 5 und 6 UStG ersetzen.[3]
Das eine Verfahren ist die elektronische Signatur, das andere der elektronische Datenaustausch (kurz: EDI).
Eine elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und mittels einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt wurde.
Die elektronische Signatur soll
- die Unterschrift des Unterzeichnenden ersetzen,
- die Identität des Unterzeichnenden sicherstellen und
- eine starke Verschlüsselung sicherstellen.
Das EDI-Verfahren muss zwischen den Betroffenen vereinbart und entsprechend gelebt werden.
Es besteht hinsichtlich des Kontrollverfahrens ein Wahlrecht
Grundsätzlich hat der Unternehmer die Wahl eines der drei Verfahren (innerbetriebliches Kontrollverfahren, elektronische Signatur oder EDI-Verfahren) auszuwählen.
Zustimmung zur elektronischen Rechnung muss vorliegen
Der Empfänger muss zustimmen, dass die Rechnung auf elektronischem Weg an ihn übermittelt wird.[4] Wie diese Zustimmung des Empfängers konkret aussehen soll, ist nicht geregelt. Es reicht also aus, wenn zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger Einvernehmen besteht, dass die Rechnung elektronisch übermittelt wird. Die Zustimmung kann unterstellt werden, wenn ein Unternehmer im Geschäftsverkehr neben seiner Postadresse auch seine E-Mail-Adresse verwendet. Es genügt auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich ohne Widerspruch anwenden und damit stillschweigend praktizieren.
Der Unternehmer kann sich diese Zustimmung auch einholen, indem er mit seinem Kunden entsprechende Rahmenvereinbarungen trifft, z. B. in den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Wer AGB hat, sollte dort einen Passus aufnehmen, der dazu berechtigt, Leistungen auf elektronischem Weg abzurechnen. Akzeptiert der Kunde die AGB, dann stimmt er automatisch der elektronischen Übermittlung zu.
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