Elektronische Rechnungen werden nur dann ordnungsgemäß übermittelt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind.[1]

  • Die Echtheit der Herkunft ist sichergestellt, wenn die Identität des Rechnungsausstellers gewährleistet ist.
  • Der Inhalt ist unversehrt, wenn die erforderlichen Inhalte einer Rechnung während der Übermittlung nicht geändert worden sind.

Neben der Prüfung, dass die Rechnungen alle Angaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten, muss also auch eine innerbetriebliche Kontrolle stattfinden. Der Unternehmer kann die Kontrolle per EDV oder manuell (handschriftlich) durchführen. Des Weiteren sollte er von vornherein festlegen, wer die innerbetriebliche Kontrolle übernehmen soll. Was sinnvoll ist, hängt letztlich von der Größe und Struktur eines Unternehmens ab.

Hat der Unternehmer die Leistung kontrolliert und den Rechnungsbetrag überwiesen, unterstellt die Finanzverwaltung, dass bei der Übermittlung der Rechnung keine Fehler vorgekommen sind. D. h., es liegen keine Anhaltspunkte vor, die gegen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sprechen. Wenn folgende Checkliste verwendet wird, kann kein Betriebsprüfer etwas gegen das innerbetriebliche Kontrollverfahren einwenden.

 
Umfang der innerbetrieblichen Kontrolle kontrolliert
Die Leistung wurde vom Unternehmer erbracht, der die Leistung ausgeführt hat.
Die in der Rechnung aufgeführte Leistung entspricht dem Auftrag (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein).

Die in der Rechnung aufgeführte Leistung weicht vom Auftrag (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein) ab.

(Umfang der Abweichung ………………………………………)
Vermerk:
Die abgerechnete Leistung wurde tatsächlich erbracht.

Die Leistung wurde nicht in dem Umfang erbracht, der in der Rechnung abgerechnet wurde.

(Umfang der Abweichung ……………………………………..)
Vermerk:
Das angegebene Leistungsdatum ist zutreffend.
Der Rechnungsbetrag wurde überwiesen.
Der Rechnungsbetrag wurde in Höhe von …………..EUR überwiesen. (Abweichung: ………………………………………….) Vermerk

Checkliste 2: Innerbetriebliche Kontrolle

 

Sofortige Kontrolle von Rechnungen und zeitnahe Berichtigung

Unternehmer sollten ihre Rechnungen sofort kontrollieren. Vorhandene Fehler können dann zeitnah berichtigt werden. Der Anspruch, auch nach Jahren noch eine berichtigte Rechnung zu erhalten, nutzt nichts, wenn der Unternehmer, der die Rechnung ausgestellt hat, nicht mehr existiert. Der Vorsteuerabzug ist dann endgültig verloren.

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