Der Geschäftsführer ist als gesetzlicher Vertreter der GmbH meist nicht in der Lage, alle Geschäfte des Unternehmens selbst zu tätigen. Insbesondere für die Abwicklung der "Tagesgeschäfte" oder von Spezialaufgaben werden daher die Pflichten an andere Personen, im Regelfall andere Arbeitnehmer, delegiert. In diesen Fällen spricht man von einer Stellvertretung oder von der Erteilung einer Vollmacht.
Die Erteilung von Vollmachten birgt das Risiko, dass der Bevollmächtigte seine Befugnisse überschreitet oder nicht richtig ausübt. Hierbei kann dem Unternehmen potenziell ein ganz erheblicher Schaden entstehen, für den es den bevollmächtigten Arbeitnehmer in der Praxis meist nicht in Regress nehmen kann. Dennoch werden Vollmachten in Unternehmen häufig gedankenlos und ohne jegliche Einschränkung erteilt, in der Hoffnung, der Bevollmächtigte werde seine Kompetenzen nur im Rahmen der Abwicklung der an ihn erteilten Anweisungen nutzen.
Die 4 häufigsten Fallen
Auch ein Nicht-Bevollmächtigter kann die GmbH wirksam vertreten
Besteht der berechtigte Anschein, dass der Handelnde durch das Unternehmen bevollmächtigt ist und ist dem Vertragspartner die mangelnde Vertretungsmacht nicht bekannt, kann er unter gewissen Voraussetzungen dennoch für (und gegen) das Unternehmen Verträge abschließen und andere verbindliche rechtsgeschäftliche Erklärungen abgeben.
Die Beschränkung der Vollmacht wirkt selten auch gegenüber dem Vertragspartner
Wird einem Mitarbeiter eine eingeschränkte Vollmacht erteilt, so beschränkt sich diese Vollmacht nicht automatisch auch gegenüber dem Vertragspartner auf die dem Mitarbeiter übertragenen Vertretungsrechte. Vielmehr kann der Vertragspartner im Regelfall darauf vertrauen, dass der Vertreter, der als solcher auftritt, vollumfänglich bevollmächtigt wurde. Wird Prokura erteilt, kann der Prokurist, bis auf die wenigen im Gesetz beschriebenen Ausnahmen, alle Rechtsgeschäfte für die GmbH tätigen.
Bei einseitigen Rechtsgeschäften, insbesondere Kündigungen von Arbeitnehmern, ist die Vollmachtsurkunde immer beizufügen
Das Gesetz sieht vor, dass eine Kündigung durch einen Bevollmächtigten ohne Vorlage der originalen Vollmacht unwirksam ist, wenn sie durch den Kündigungsempfänger (z. B. Arbeitnehmer) sofort zurückgewiesen wird. Original bedeutet noch immer Papier, unterschrieben mit nasser Tinte.
Auch die Zeichnung mit "i. A." (im Auftrag) entspricht einer Bevollmächtigung
Zwischen der Unterzeichnung "i. A." und der Unterzeichnung "i.V." besteht nur ein sehr marginaler Unterschied. In der Regel liegt auch bei Unterzeichnung i. A. immer eine Bevollmächtigung vor, welche dieselben Rechte und Pflichten mit sich bringt.
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