Umgang mit Verdachtsfällen: Regeln für das Krisenmanagement / 1.2 Verdachtsfalluntersuchungen im engeren Sinne

Wird eine Verdachtsfalluntersuchung (= internal investigation) gegen bestimmte Personen oder Personengruppen eingeleitet oder eine prozess-/risikoorientierte Untersuchung in eine Verdachtsfalluntersuchung überführt, sind bestimmte Maßnahmen zur Wahrung der Belange betroffener Mitarbeiter und der gegebenenfalls im Unternehmen bestehenden Spezialregeln zu beachten.

Hierzu gehört zunächst, die Betroffenen über die Einleitung einer Verdachtsfalluntersuchung zu unterrichten und ihnen möglichst schnell Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Das trägt nicht nur dem respektvollen Umgang miteinander im Unternehmen, dem Schutz der Persönlichkeitsrechte und der gebotenen Vertrauenskultur Rechnung, sondern entspricht in der Regel auch ermittlungstaktischen Überlegungen: Informierte Mitarbeiter tragen besser und schneller zur Sachverhaltsaufklärung bei. Das trifft in der Regel selbst dann zu, wenn versucht wird, den im Raum stehenden Vorwürfen durch Falschauskünfte oder Verzicht auf präzise Informationen auszuweichen.

Hinweis

Untersuchungsmaßnahmen können Fehlverhalten unterbinden

Natürlich entfällt mit der Information verdächtiger Mitarbeiter das Überraschungsmoment für Untersuchungsmaßnahmen. Allerdings dienen unternehmensinterne Untersuchungen selbst angesichts möglicher Straftaten und Ordnungswidrigkeiten in erster Linie der Prävention und Verbesserung unternehmensinterner Abläufe, nicht der Strafverfolgung oder Durchsetzung von Bußgeldern. Begreifen betroffene Mitarbeiter die Ansprache im Rahmen einer Untersuchung als letzte Warnung und stellen Fehlverhalten daraufhin nachhaltig ein, sind die Compliance-Ziele weitgehend erreicht.

Bestehen angesichts des Verdachts strafbarer Handlungen Anhaltspunkte für Verdunkelungsgefahr, sollte ohnedies – gegebenenfalls in Abstimmung mit den Ermittlungsbehörden – geprüft werden, ob und inwieweit der zugrundeliegende Sachverhalt überhaupt durch unternehmensinterne Untersuchungen (vor-)geklärt werden sollte. Zwar besteht in der Regel keine Pflicht zur Information der Strafverfolgungsbehörden. Jedoch würde es den Unternehmensinteressen schaden, wenn Ermittlungsbehörden in der Öffentlichkeit den Vorwurf erheben könnten, das Unternehmen habe durch eigene Untersuchungsmaßnahmen strafrechtliche Ermittlungen verzögert oder behindert.

Neben der Information betroffener Mitarbeiter sind auch bestehende Beteiligungsrechte des Betriebsrates bei Verdachtsfalluntersuchungen zu beachten.

Nicht nur im Zusammenhang mit Beteiligungsrechten des Betriebsrates oder gegebenenfalls im Hinblick auf unternehmensinterne Spezialregelungen, etwa in Betriebsvereinbarungen über Kontrollmaßnahmen und Datenschutz, ist zu berücksichtigen, dass Verdachtsfalluntersuchungen typischerweise die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich bringen. Das betrifft nicht nur den Rückgriff auf zu anderen Zwecken gespeicherten Mitarbeiterdaten, sondern auch bereits die Dokumentation der Untersuchungsmaßnahmen und Ergebnisse.