Grundsätzlich zu beachten: Werte gelten auch im Netz
Was für den persönlichen Umgang zwischen Menschen gilt, gilt ebenso im Internet. Respekt, Diskretion, Achtsamkeit und Einfühlungsvermögen sind die Basis auch für die neuen Kommunikationskanäle.
KISS: Keep it short and simple
Das Internet ist auf schnellen Austausch ausgelegt. Kurz, knapp und präzise sollten deshalb Informationen dargestellt werden. Erhöhen Sie die schnelle Lesbarkeit durch eine klare Struktur, z. B. mit Fettdruck und Aufzählungszeichen. Absätze gliedern den Text und sorgen für Übersichtlichkeit.
E-Mails: Ablösung des klassischen Geschäftsbriefs
„Das Leben ist kurz, aber man hat immer Zeit für Höflichkeit.“ Diese Regel gilt auch für E-Mails, die den klassischen Geschäftsbrief per Post in weiten Bereichen abgelöst haben. Neue Rechtschreibung und korrekte Interpunktion sind selbstverständlich. Der vor einigen Jahren initiierte Versuch, alle Wörter klein zu schreiben, hat sich nicht durchgesetzt.
Geschäftliche Mails beinhalten eine korrekte und höfliche Anrede, in der Regel „Sehr geehrter Herr X“ bzw. „Sehr geehrte Frau Y“. Bei Gesprächspartnern, die sich länger kennen, hat sich das vertrauliche „Hallo Herr X/Frau Y“ etabliert.
Die Betreffzeile enthält Stichworte zum Inhalt. Jede Suche fällt leichter, wenn diese Stichworte aussagekräftig sind. Bevor E-Mails weitergeleitet werden, sollte der Betreff unbedingt nochmals geprüft werden.
Da die Mail keinen Briefkopf mit Kontaktdaten hat, werden diese Informationen in die Signatur gesetzt, die auch den Vor- und Nachnamen sowie die Bevollmächtigung (ppa., i. V. oder i. A.) enthält.
Als Grußformel wird heute meist das modernere „Freundliche Grüße“ dem früher verwendeten „Mit freundlichen Grüßen“ vorgezogen.
SMS: Auch hier ist auf eine korrekte Anrede und Grußformel zu achten
Per SMS werden eilige Informationen übermittelt, wenn der Empfänger nicht anders zu erreichen ist, weil es z. B. zu spät für einen Anruf ist oder es kein zuverlässiges Netz gibt. Professionell wirken auch hier die korrekt ausgeschriebene Anrede und Grußformel.
Wie formell oder informell darf es sein?
Abkürzungen wie „LG“ oder „lol“ und Emoticons werden weitgehend privat verwendet. Es gilt: Je weniger sich die Geschäftspartner kennen, desto formeller ist der schriftliche Austausch. Je besser sie sich kennen, desto informeller darf es sein. In Firmen, in denen sich die Mitarbeiter duzen oder sogar per WhatsApp-Gruppe vernetzt sind, ist der Umgangston lockerer und der Austausch kann per WhatsApp auch mit Kunden oder Geschäftspartnern erfolgen, allerdings ist das die Ausnahme. Im Zweifelsfall gilt: Absprachen treffen.
Grundsätzlich gilt: Achtsam sein
Bei jeder Spur, die Sie im Netz hinterlassen, ist zu bedenken: Sie sind die Botschaft und dienen anderen möglicherweise als Vorbild.
