Es wurden alle am fachlichen Prozess beteiligten Personen in das Projekt in den verschiedenen Stufen einbezogen. So wurde der neuen dezentralen Anwendergruppe für den neuen Teilprozess der Bestandsvorschaudaten in mehreren regionalen Einführungsveranstaltungen der Umgang mit der Applikation vermittelt. Zusätzlich wurde für die Einführungsveranstaltungen eine ausführliche Begleitunterlage zur Handhabung der Applikation bereitgestellt und individuelle Schulungen angeboten. Des Weiteren wurden ein gemeinsamer SharePoint für Dokumentveröffentlichungen und 2 Teams-Chats (je Nutzergruppe) installiert, um regelmäßige Informationen oder Bearbeitungsprozesse zu teilen.
Über einen gesteuerten Prozess konnten regionale Verbesserungsvorschläge schnell in die Applikation aufgenommen werden. Dies führte ebenfalls zu einer gesteigerten Akzeptanz des Tools.
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