Wie DB Schenker Qualität, Prozesse und Integration von Planung und Forecasting nachhaltig verbessert

Als weltweit führender Anbieter von globalen Logistikdienstleistungen, mit über 1.850 Standorten, mehr als 76.100 Mitarbeitende weltweit und Teil der Deutsche Bahn Gruppe, hat es sich DB Schenker zur Aufgabe gemacht, einen durchgängig integrierten Planungsprozess über alle Ebenen hinweg zu implementieren. Über das Projekt „Global Integrated Planning“ berichteten Dennis Kinski, Teamlead Planning/Reporting, und Mohanad Sharaawy, Financial Planning & Analytics Manager, auf der Planungsfachkonferenz 2022. Zur Umsetzung des neuen Planungsansatzes vom Target Setting bis hin zum Budget und Forecast wählte DB Schenker ein hybrides Modell zwischen SAP Analytics Cloud und BPC aus.

Kernherausforderungen und Zielbild für das neue Planungstool

Die internationale Präsenz und wachsende Komplexität der Logistikbranche stellen für DB Schenker neue Herausforderungen dar, um auf die sich verändernden Marktbedingungen und angepassten Zukunftsanforderungen effizient und flexibel reagieren zu können. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, strebt DB Schenker eine einheitliche, schnelle und harmonisierte Planung an.

DB Schenker ist ein weltweit agierendes Unternehmen mit 109 Gesellschaften und vier wesentlichen Geschäftsfeldern: Landtransport, Luft- und Schiffsfracht sowie Kontraktlogistik. Die Planung und das Forecasting innerhalb dieser vier Geschäftsfelder und Gesellschaften stellen erhebliche Herausforderungen dar, da es notwendig ist, die unterschiedlichen Anforderungen innerhalb des Konzerns zu integrieren und harmonisieren.

Aufgrund der Größe und Komplexität von DB Schenker kann man drei zentrale Herausforderungen identifizieren, die erhöhte Aufwände auf allen Ebenen der Organisation nach sich ziehen:

• Verbesserung an Planungsqualität: z.B. berücksichtigt die Konzernplanung bisher keine lokalen Steuerungsanforderungen.
• Prozesse und Organisation: z.B. besteht keine Ende-zu-Ende-Sicht über den gesamten Planungsprozess
• IT-Kosten und Total Cost of Ownership (TCO) der Planung: z.B. gibt es viele verschiedene lokale Business Intelligence (BI)-Lösungen für die Planung und teilweise keine detaillierten Budgetdaten im zentralen Reporting

Mit dem neuen Ansatz des "Global Integrated Planning" (GIP) soll die Planungslandschaft nachhaltig verbessert werden, um den aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht werden zu können. Dazu setzt das Unternehmen auf wesentliche Aspekte, die mithilfe des neuen Ansatzes umgesetzt wurden. Als Hauptziele und Erwartungen an den neuen Ansatz wurden folgende Aspekte festgelegt:

• Harmonisierte Prozesse über alle Ebenen
• Sicherstellung eines stringenten Prozesses
• Feste Zuweisung von Verantwortlichkeiten
• Bereitstellung unterstützender Logiken im Planungsprozess (z.B. Szenario Modellierung, Treiberlogiken)

Der Weg zur integrierten Planungslandschaft

DB Schenker hat durch die Implementierung des neuen Planungsansatzes GIP (Globale Integrierte Planung) eine integrierte Planungslandschaft realisiert, die ihre angestrebten Ziele und Erwartungen erfüllen kann. Durch die Integration der lokalen Systeme in die zukünftige Planungslösung wurde eine verbesserte Integration von Konzern- und lokaler Planung ermöglicht, wodurch die Notwendigkeit individueller Lösungen reduziert wird. Zudem wurde durch die Automatisierung und Optimierung des Prozesses der manuelle Datentransfer minimiert und die Datenqualität erhöht.

Weiter verfolgt der neue Planungsprozess eine Top-down-Orientierung und setzt Ziele basierend auf geschäftsspezifischen Treiberlogiken, wobei die Szenario-Modellierung eine zentrale Rolle im Target-Setting spielt. Eine Splashing- und Verteilungslogik innerhalb des Budgets für Regionen, Länder und Branchen unterstützt den Prozess und trägt darüber hinaus zur Effizienzsteigerung und Aufwandsreduzierung bei der Planung bei.

Insgesamt hat die neue integrierte Planungslandschaft bei DB Schenker eine positive Wirkung gezeigt und führt durch die Optimierung und Integration des Prozesses zu einer verbesserten Unternehmensperformance.

Lessons Learned und Ausblick

Im Rahmen des Projektsverlaufs haben sich mehrere Erkenntnisse als "Lessons Learned" herauskristallisiert. So hat sich gezeigt, dass die bestehende Hybrid-Lösung die Grenzen ihrer Funktionsmöglichkeiten erreicht hat. Um eine effizientere Reposting-Prozedur zu ermöglichen, sollte eine Funktionalität implementiert werden, welche den Prozess des Repostings, unabhängig von der Benutzeroberfläche, im Hintergrund ablaufen lässt. Als weitere Lessons Learned wurde die Notwendigkeit eines speziellen Übergabemeetings mit dem IT-Entwickler erkannt, um im Rahmen des IT-Handover-Prozesses die Funktionsmodule und die benötigten Funktionalitäten zu besprechen. Auch das starke interne Projektteam, welches kurze Daily-Meetings für Abstimmungen der Prioritäten einhielt, hat sich als wertvoll erwiesen.

Die vorausgefüllte Budget-Planung für das kommende Jahr, bei welcher die Budgetwerte des Vorjahres bereits als Ausgangspunkt eingetragen wurden, stellte ebenfalls einen wichtigen Bestandteil einer effizienten Planung dar. Eine umfassende Schulung und Einbindung der Länder war außerdem ein zentraler Teil des Projekts, weshalb durchgängige Schulungen und Kommunikation - wie Q&A-Sitzungen, Tutorial-Videos oder die "Frage der Woche" - fest etabliert wurden. Abschließend ist es von großer Wichtigkeit, bei Überlegungen politischer Dimensionen eine klare Abgrenzung zwischen geplantem Inhalt und angewandter Lösung zu ziehen.

Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass die neue Planungslandschaft und der neue Planungsansatz von DB Schenker eine nachhaltige Transformation bei der Budgetierung und Planung bewirken und das Unternehmen in die Lage versetzen kann, dem Markt und zukünftigen Anforderungen aktiv entgegenzutreten. Als nächste Schritte sind der Rollout des Budgetprozesses in weitere Länder und die Einführung eines Rolling-Forecasts geplant, um ein umfassendes Bild aller Planungsanlässe zu erhalten. Durch die iterative Einführung in den verschiedenen Ländern und den verschiedenen Planungsanlässen, können bei jeder weiteren Implementierung neue Erkenntnisse gewonnen werden, die zu einer effizienteren und effektiveren Umsetzung der Lösungen im Rahmen des Projekts beitragen können.