Der Personal- und Organisationsreferent der Landeshauptstadt München, Dr. Alexander Dietrich, treibt derzeit die Digitalisierung der städtischen Personal- und Organisationsarbeit massiv voran. Das Transformationsprogramm ist bis 2025 angelegt und heißt neoHR.
Der zunehmende Fachkräftemangel, der demografische Wandel und die mit der Digitalisierung einhergehende rasante Veränderung der Arbeitswelt erfordern eine grundlegende Veränderung des städtischen Personalmanagements. Personalarbeit muss an vielen Stellen neu gedacht und konzipiert werden.
Worum geht es in diesem Programm genau? Beim Thema Digitalisierung geht es im Personal- und Organisationsbereich der Stadtverwaltung nicht nur darum, Arbeitsprozesse zu automatisieren. Vielmehr sind die Veränderung der Rahmenbedingungen von Arbeit an sich, die digitale Teilhabe und der Kulturwandel wesentliche Elemente. Alle städtischen Beschäftigten brauchen einen Zugang zu den geplanten digitalen Dienstleistungen ihrer Arbeitgeberin, wie das Intranet WiLMA, Wissensmanagement, Kommunikation, Zeiterfassung, Schichtpläne, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die Teilnahme an Mitarbeiterbefragungen und einiges mehr. Das Personal- und Organisationsreferat wird diese Änderungen vorantreiben und die städtischen Beschäftigten in dem Prozess unterstützen.
Die Vision von neoHR ist formuliert - die Landeshauptstadt München soll als modernste und attraktivste Arbeitgeberin im kommunalen Sektor positioniert werden. Mit Stadtratsbeschluss vom 20.11.2019 wurde das Personal- und Organisationsreferat (POR) beauftragt, neoHR durchzuführen und die Personal- und Organisationsangelegenheiten stadtweit zu modernisieren. Das Programm läuft bis Ende 2025 und wird in enger Zusammenarbeit mit dem IT-Referat und einer externen Beraterallianz unter Federführung von Roland Berger realisiert, die seit Herbst 2020 „an Bord“ ist.
Die Programmbereiche im Überblick
Ein tiefer Blick ins Innenleben und New Work
Ausrichtung am HR Business Partner-Modell
neoHR verpflichtet sich dem sogenannten HR-Business-Partner-Modell, das sich seit vielen Jahren bereits in kommunalen wie öffentlichen Verwaltungen und Organisationen bewährt hat. Es orientiert sich an den Bedürfnissen der Kund:innen des Referats und einer hohen Zufriedenheit bei allen Personalangelegenheiten. Ein weiteres Ziel ist der Abbau von Hierarchien und kleinteiliger Führungsstrukturen. Stattdessen sind künftig attraktive Fachkarrieren und selbstorganisierte, agile Teams gefragt.
Die aktuelle HR-Arbeit innerhalb der Landeshauptstadt München wird mithilfe einer umfassenden 360°-Analyse beleuchtet. Neben Gesprächen mit dem Referenten, den Abteilungs- und Geschäftsleitungen sowie Führungskräften innerhalb des POR und in all jenen Bereichen der Landenhauptstadt München (LHM), die mit Personal und Organisation befasst sind, wurde eine Funktionsanalyse durchgeführt – zunächst im POR, derzeit auch dezentral. Sie verfolgt im ersten Schritt das Ziel, Transparenz über die von den einzelnen Bereichen durchgeführten Aufgaben in Personal- und Organisationsangelegenheiten zu schaffen. Die Funktionsanalyse dient als eine zentrale Datenbasis und zur Identifikation von wichtigen Prozessen und Schnittstellen.
Die Arbeitswelt von morgen mitdenken
Der Programmbereich New Work arbeitet gemeinsam mit den Beschäftigten im POR an der Ausgestaltung des neuen Rahmens für ihren zukünftigen Arbeitsplatz – und zwar im Hinblick auf flexibleres, selbständigeres und kompetenzorientiertes Arbeiten. Die für die LHM spezifischen New Work-Themen wurden durch mehr als 60 leitfadengestützte Führungskräfteinterviews aus allen Referaten und Eigenbetrieben erfasst. Ziel der Abfrage war es, den Status quo mit dem potenziellen Zukunftsbild abzugleichen. Daneben wurden Beteiligungsworkshops und Fokusgruppen mit insgesamt mehr als 160 Teilnehmer:innen durchgeführt mit dem Ziel, Erfolgsfaktoren für New Work zu identifizieren.
Im Bereich Technologie & Services wird der Fortschritt erlebbar
Start digitaler HR-Tools
Seit Anfang Februar ist die neue Beihilfe-App bei der Landeshauptstadt im Einsatz. Die Smartphone-basierte Anwendung stand schon lange ganz oben auf der „Wunschliste“ der Beschäftigten, der Beihilfestelle und auch des neoHR-Programms. Wie man es aus der privaten Versicherungswirtschaft kennt, ist nun die digitale Erfassung von Rechnungen und Belegen sowie deren Versand an die Beihilfestelle stadtweit für alle Beamt:innen und Versorgungsempfänger:innen möglich.
Mit der Pilotierung des Reiseantrages bei den etwa 1200 User:innen im IT-Referat konnten - auch trotz der aktuell eingeschränkten Reisesituation - Erfahrungen mit der Plattform Digital WF gesammelt werden. So können Dienstreisen von jedem Arbeitsort, auch aus dem Home-Office beantragt werden. Durch den Wegfall von Papieranträgen wird nicht nur die Umwelt entlastet, sondern durch den elektronischen „Transport“ auch der Genehmigungsprozess beschleunigt. Der stadtweite Rollout wird mit dem Programm neoIT vorbereitet und erste Gespräche mit weiteren Referaten werden geführt.
Seit Anfang Februar steht der digitale Entgeltnachweis für alle Kolleg:innen des Personal- und Organisationsreferates und der Geschäftsstelle des Gesamtpersonalrats zum Abruf (etwa 850 User:innen) bereit. Für die nächsten Monate ist geplant, den digitalen Entgeltnachweis sukzessive weiter stadtweit auszurollen und weitere HR-Services in das Portal zu integrieren. Mit Start des digitalen Entgeltnachweises wurde das Portal zudem erneuert und mit einer neuen Benutzeroberfläche mit verbesserter Optik, einer vereinfachten Benutzerführung und einer neuen Suchfunktion ("App Finder") mit Fokus auf die Kund:innen weiterentwickelt. Weitere Funktionalitäten sind technisch oder in Gänze fertiggestellt und werden in das Portal integriert. Hierzu zählen die „App Private Kontaktdaten“ als Self Service für alle Beschäftigten zur Einsicht und Aktualisierung der privaten Kontaktdaten sowie das bereits über das Intranet verfügbare „Online-Formular Ideenbörse“ zur Einreichung von Verbesserungsvorschlägen.
Weiterer Rollout der digitalen Zeiterfassung und Digitalisierung des Lernens
Die digitale Zeiterfassung (Elektronische Zeitwirtschaft) wurde seit dem Produktivstart im März 2020 im Personal- und Organisationsreferat sukzessive weiter ausgerollt und steht nun insgesamt etwa 760 User:innen im Personal- und Organisationsreferat, dem IT-Referat und der GPR-Geschäftsstelle zur Verfügung. Damit erfolgt in diesen Bereichen die gesamte Arbeitszeiterfassung sowie Beantragung von Urlaub und Gleittagen vollständig digital. Der weitere Rollout erfolgt.
Gemeinsam mit dem Programm "digital4finance" der Stadtkämmerei sowie anderen Referaten und Eigenbetrieben der LHM wird das Autorenwerkzeug "Enable Now" zur Schulung und Dokumentation von Softwareanwendungen eingeführt. Dies ist ein erster greifbarer Baustein für die Digitalisierung des Lernens, welches mit der Einführung einer umfassenden Lernplattform in den kommenden Jahren fortgeführt wird.
Optimistisches Fazit
Dr. Alexander Dietrich ist zusammen mit seiner Programmleiterin Manon Rani Sharma-Glöckner von der Notwendigkeit und vom Erfolg des Programms überzeugt: „Ziel moderner Personalarbeit muss es sein, dass unsere Beschäftigten mit ihren Anliegen und Bedürfnissen im Mittelpunkt stehen. Schlanke Prozesse und digitale Workflows werden uns sehr dabei helfen, unserer Vision, attraktivste Arbeitgeberin im kommunalen Sektor zu werden, gerecht zu werden.“