Nach § 253 Absatz 3 Satz 1 HGB sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten abnutzbarer Vermögensgegenstände um planmäßige Abschreibungen zu vermindern. Die Nutzungsdauer von Software ist begrenzt, denn eine erworbene Lizenz bezieht sich i. d. R. auf die aktuelle Version und nicht auf zukünftige Releases. Im Fall einer zeitlich unbefristeten Lizenz ist die erworbene Software zwar so lange nutzbar, wie dies technisch möglich ist. Durch die Weiterentwicklung der Systemsoftware, der Hardware und der Netzwerktechnik wird die Software nach einem längeren Zeitraum jedoch technisch nicht mehr nutzbar sein, sodass auch in diesem Fall von einem abnutzbaren Vermögensgegenstand auszugehen ist.
Bei der vorsichtig zu schätzenden Nutzungsdauer ist nach IDW RS HFA 11.36 die Entwertung von Software durch die hohe Innovationsgeschwindigkeit zu berücksichtigen.
Für Standardsoftware wird daher vielfach eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 3 Jahren angesetzt.[1] Für Individualsoftware und ERP-Systeme, die oftmals mit einem hohen Investitionsvolumen verbunden sind, lässt sich oftmals eine längere Nutzungsdauer beobachten. Daher werden insbesondere in Bezug auch ERP-Systeme Nutzungsdauern zwischen 5 Jahren und 10 Jahren vorgeschlagen.[2]
Handelsrechtlich kann Software nach den in der Literatur dargestellten Methoden abgeschrieben werden, sofern die Übereinstimmung mit den GoB und die damit verbundene Planmäßigkeit des Vorgehens sichergestellt ist. DRS 24.102 schlägt vor, in den Fällen, in denen der Verlauf der Abnahme des Werts der Software nicht verlässlich bestimmt werden kann, die lineare Abschreibungsmethode anzuwenden.
Die Abschreibung beginnt nach IDW RS HFA 11.37 im Zeitpunkt der Realisierung der Betriebsbereitschaft. Dieser Zeitpunkt fällt i. d. R. zusammen mit dem Ende des Anschaffungsvorgangs und ist nach IDW RS HFA 11.29 der Zeitpunkt, ab dem die Software alle Voraussetzungen erfüllt, um entsprechend ihrer Zweckbestimmung für das Unternehmen genutzt zu werden (oder genutzt wird). Dieser Zeitpunkt ist je nach Art der Software zu folgenden Zeitpunkten erreicht:
- Zum Zeitpunkt des Erwerbs bei unverändert vom Anwender nutzbarer Anwendungssoftware.
- Bei Individualsoftware und unternehmensspezifisch modifizierter Standardsoftware zum Zeitpunkt, wenn die unternehmensspezifischen Anforderungen an die Software umgesetzt sind.
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