Die Berechnung der Urlaubsrückstellung kann entweder als Individualberechnung für jeden einzelnen Arbeitnehmer (wie bisher dargestellt) oder als Durchschnittsberechnung für die gesamte Belegschaft bzw. Teile der Belegschaft durchgeführt werden.
Bei der Individualberechnung müssen die auf die betreffenden Arbeitnehmer entfallenden Aufwendungen einzeln ermittelt werden. Der Vorteil dieser Methode ist ihre Genauigkeit. Nachteilig ist jedoch, dass diese Methode bei einer umfangreichen Mitarbeiterzahl sehr zeitaufwendig und arbeitsintensiv ist.
Die Durchschnittsberechnung bietet sich bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern an. Dabei können die Mitarbeiter nach zu definierenden Kriterien in Gruppen zusammengefasst werden, wie z. B.:
- Lohn-/Gehaltsempfänger, angestellte Mitunternehmer, Gesellschafter-Geschäftsführer, Minijobber (für diese Gruppen sind die Aufwandskonten in den Standardkontenrahmen 03/04 bereits vorhanden).
- Gruppierung nach der Wochenarbeitszeit.
- Gruppierung nach Organisationseinheiten wie Abteilungen und Bereiche.
Für die in einer Gruppe zusammengefassten Arbeitnehmer können durchschnittliche Tageswerte ermittelt werden. Die so ermittelten durchschnittlichen Tageswerte werden dann mit der Summe aller Resturlaubstage der Arbeitnehmer dieser Gruppe zum Bilanzstichtag multipliziert.
Durchschnittsberechnung einer Urlaubsrückstellung nach Handelsrecht
Es gelten die Daten des o. g. Beispiels "Berechnung der Urlaubsrückstellung nach Handelsrecht". Nun berechnet die X-GmbH den handelsrechtlichen Wert der Rückstellung für die Gruppe der Gehaltsempfänger vereinfacht durch die Bildung eines durchschnittlichen Tageswerts für die Arbeitnehmer der Gruppe der Gehaltsempfänger. Dazu wendet die X-GmbH grundsätzlich das gleiche Berechnungsschema an wie im Fall der Individualberechnung; bestimmt die wesentlichen Parameter für die Berechnung, wie z. B. das Bruttoarbeitsentgelt, jedoch für die gesamte Gruppe. Daraus ergibt sich folgender "Gesamtaufwand zur Erfüllung der vom Arbeitgeber geschuldeten Leistung" für die Gruppe der Gehaltsempfänger:
| Summe Gruppe Gehaltsempfänger | ||
|---|---|---|
| Summe der Bruttogehälter in 01 aller Mitarbeiter der Gruppe der Gehaltsempfänger (EUR) | 138.000,00 | |
| + | Feststehende Entgelterhöhung in 02 aller Mitarbeiter der Gruppe der Gehaltsempfänger (5 %) (EUR) | 6.900,00 |
| + | Freiwillig gezahltes 13. Monatsgehalt in 02 aller Mitarbeiter der Gruppe der Gehaltsempfänger (EUR) | 12.075,00 |
| + | AG-Anteil Sozialversicherung aller Mitarbeiter der Gruppe der Gehaltsempfänger (EUR) (vereinfacht berechnet) | 27.600,00 |
| + | Summe der Beiträge zur Berufsgenossenschaft aller Mitarbeiter der Gruppe der Gehaltsempfänger (EUR) | 1.200,00 |
| + | Anteilige allgemeine Verwaltungskosten für alle Mitarbeiter der Gruppe der Gehaltsempfänger (EUR) | 600,00 |
| = | Gesamtaufwand zur Erfüllung der vom Arbeitgeber geschuldeten Leistung für die Gruppe der Gehaltsempfänger (EUR) | 186.375,00 |
Auch die Ermittlung der tatsächlichen Arbeitstage ermittelt die X-GmbH als Durchschnittswert basierend auf der Gruppe der Gehaltsempfänger. Insbesondere bestimmt sie die erwarteten Krankheitstage auf Grundlage der Ausfalltage der gesamten Gruppe der Gehaltsempfänger.
Ermittlung der Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage:
| Gruppe Gehaltsempfänger | ||
|---|---|---|
| Wochenarbeitstage je Mitarbeiter | 5 | |
| * | 52 Wochen | 260 |
| - | Feiertage | 10 |
| - | Jahresurlaub Folgejahr je Mitarbeiter | 30 |
| - | Erwartete durchschnittliche Krankheitstage je Arbeitnehmer der Gruppe | 3 |
| = | Tatsächliche Arbeitstage je Arbeitnehmer | 217 |
Ermittlung der Höhe der Urlaubsrückstellung:
| Gruppe Gehaltsempfänger | ||
|---|---|---|
| Gesamtaufwand zur Erfüllung der vom Arbeitgeber geschuldeten Leistung der Gruppe der Gehaltsempfänger (EUR) | 186.375,00 | |
| ÷ | Tatsächliche Arbeitstage der Gruppe der Gehaltsempfänger (3 x 217 Tage): | 651 |
| = | Tageswert des Gesamtaufwands des Arbeitgebers (EUR) | 286,29 |
| * | Resturlaubstage der Gruppe der Gehaltsempfänger (Tage) | 22 |
| = | Rückstellungsbetrag für die Gruppe der Gehaltsempfänger (EUR) | 6.298,38 |
Da die Mitarbeiter den Urlaub bis zum 31.3.02 nehmen werden, verzichtet die X-GmbH auf eine Abzinsung.
Im Einzelfall ist es ggf. auch sinnvoll, verschiedene Kriterien zur Gruppenbildung zu kombinieren. Durch die Ausgestaltung des Verfahrens im Einzelfall können Unter- bzw. Überbewertungen vermieden werden. Außerdem muss die Gruppenbildung mit den zu buchenden Beträgen abgestimmt sein.
Beibehaltung der gewählten Methode
Die einmal gewählte Methode muss grundsätzlich auch in den Folgejahren beibehalten werden. Ein Wechsel ist nur in begründeten Ausnahmefällen möglich.
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