Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Übernachtungskosten / 4 Abgrenzung zwischen Übernachtungs- und anderen Hotelkosten

Vielfach sind im Übernachtungspreis noch andere Leistungen enthalten. Häufig ist das Frühstück enthalten, manchmal auch das Mittag- und/oder Abendessen. Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer die Kosten für Übernachtung ohne Verpflegung steuerfrei ersetzen. Für den Abzug von Verpflegungskosten gelten besondere Regelungen.

4.1 Hotelrechnung: Getrennter Ausweis der unterschiedlichen Leistungen je nach Umsatzsteuersatz

Für Hotelübernachtungen und andere Leistungen gelten bei der Umsatzsteuer unterschiedliche Steuersätze. Das bedeutet, dass z. B. der Betrag für die Getränke zum Frühstück getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen werden muss. Hotelbetriebe müssen ihre Leistungen aufteilen, weil sie ansonsten nicht in der Lage sind, die Umsatzsteuer in zutreffender Höhe zu ermitteln. Ohne eine Aufteilung der Leistungen ist also ein korrekter Umsatzsteuerausweis nicht möglich.

Sind die Kunden eines Hotelbetriebs Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, brauchen sie eine Rechnung, in der z. B. die Übernachtungen mit 7 % und die anderen Leistungen mit 19 % ausgewiesen werden. Der Hotelbetrieb ist gegenüber seinen Geschäftskunden verpflichtet, Rechnungen auszustellen, die den Vorsteuerabzug ermöglichen. Für Hotelbetriebe ist es umständlich, wenn alle Einzelleistungen, die mit 19 % der Umsatzsteuer unterliegen, einzeln in der Rechnung aufgeführt werden. Um diese Problematik zu beseitigen, lässt das BMF in Abschn. 12.16 Abs. 12 UStAE aus Vereinfachungsgründen eine pauschale Lösung zu.

4.2 Business Package: Pauschaler Ausweis für Leistungen mit 19 % Umsatzsteuer

Der Gesamtbetrag kann aufgeteilt werden, indem ein pauschaler Betrag in Höhe von 20 % des Gesamtbetrags der Rechnung für 19 %ige Leistungen ausgewiesen wird. Diese 20 % können als Business Package oder Service-Pauschale bezeichnet werden und beinhalten alle Leistungsbestandteile, die der Umsatzsteuer mit 19 % unterliegen. Zu diesen Leistungsbestandteilen, die als Sammelposten in einer Summe in der Rechnung zusammengefasst werden dürfen, gehören

• das Frühstück (bei Halb-/Vollpension auch das Mittag- oder Abendessen),
• das Nutzen von Kommunikationsnetzen,
• das Reinigen und Bügeln von Kleidung,
• der Schuhputzservice,
• der Transport vom und zum Hotel,
• der Transport des Gepäcks außerhalb des Hotels,
• das Überlassen von Fitnessgeräten,
• die Überlassung von Parkplätzen.

Bei diesen Punkten ist eine weitere Differenzierung nicht erforderlich.

4.3 Hotelübernachtung mit Frühstück/Halb- oder Vollpension

Die Kosten für das Frühstück können mit 20 % der vollen Verpflegungspauschale, also mit 28 EUR × 20 % = 5,60 EUR pro Übernachtung aus dem Package-Preis herausgerechnet werden. Das gilt auch, wenn eine Übernachtung mit Halb- oder Vollpension gebucht worden ist. In diesem Fall kann man davon ausgehen, dass für ein Mittag- und Abendessen jeweils 40 % der vollen Verpflegungspauschale im Business Package enthalten sind.

4.4 Aufteilung der Reisekostenabrechnung bei Hotelrechnung mit Business Package oder Service-Pauschale

Bei der Reisekostenabrechnung mit dem Arbeitnehmer kann nach R 8.1 Abs. 8 LStR so verfahren werden, dass aus dem Sammelposten von 15 % vom Rechnungsbetrag, das Frühstück mit 20 % vom Verpflegungspauschbetrag (28 EUR × 20 % =) 5,60 EUR herausgerechnet wird. Ist das Frühstück durch den Arbeitgeber veranlasst, wird bei der Abrechnung mit dem Arbeitnehmer

• kein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn erfasst, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte,
• der Sachbezugswert als geldwerter Vorteil erfasst, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat.

Übernachtung mit Frühstück: Unterschiede bei der Abrechnung

Übernachtung mit Frühstück	Erstattung an Arbeitnehmer
1. Variante In der Rechnung ist das Frühstück gesondert ausgewiesen, z. B. Übernachtung 100 EUR und Frühstück 15 EUR	Vorsteuer ist voll abziehbar. Übernachtungskosten sind voll abziehbar. Frühstück ist nicht als Arbeitslohn zu versteuern, wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat. Ohne Anspruch auf eine Verpflegungspauschale ist das Frühstück mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen (Sachbezugswert 2023: 2,00 EUR).
2. Variante Rechnung, in der die 19 %igen Umsätze als Service-Pauschale bzw. Business Package ausgewiesen sind, z. B. Übernachtung 96 EUR und Service-Pauschale 18 EUR (siehe vorhergehende Zusammenstellung)	Vorsteuer ist voll abziehbar. Übernachtungskosten sind voll abziehbar. 5,60 EUR sind für das Frühstück herauszurechnen = Lohnkosten (freiwillige soziale Aufwendungen). als Arbeitslohn mit dem Sachbezugswert nur dann zu versteuern, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat. Rest der Service-Pauschale ist auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer" zu buchen.

Tab. 1: Abrechnungsmöglichkeiten für Übernachtung mit Frühstück