Mehrwertsteuersätze, Pauschalbeträge und Co: Compliance-Regeln für Finanzabteilungen im Überblick

Mehrwertsteuersätze, Pauschalbeträge und Co: Compliance-Regeln für Finanzabteilungen im Überblick

In Deutschland gestaltet sich die Einhaltung von Finanzvorschriften als anspruchsvolles und sich kontinuierlich veränderndes Unterfangen. Sie umfasst die Befolgung unterschiedlicher Regelungen in den Bereichen Bankwesen, Buchführung, Steuern und mehr. Die Auslegung und Umsetzung dieser Gesetze können von Land zu Land variieren, was selbst für erfahrene Unternehmen eine große Herausforderung darstellt. Die Nichteinhaltung kann zu ernsthaften Strafen, einschließlich Geldbußen und rechtlichen Konsequenzen, führen. Daher ist es entscheidend, dass Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften verstehen und die erforderlichen Verfahren und Kontrollmechanismen etablieren.

Die Verwaltung von Reisekosten und Tagessätzen für Mitarbeiter ist für viele Finanzabteilungen eine knifflige Aufgabe, da die Vorschriften für Tagegelder, Hotelkosten, Rückerstattungen für die Verpflegung, Kilometergeld und ähnliche Angelegenheiten oft von den Regeln im Heimatland eines Unternehmens abweichen. Für Firmen, die eine Niederlassung in Deutschland gründen, kann die Komplexität der Einhaltung der deutschen Steuergesetze entmutigend sein. Im Folgenden deshalb ein Überblick über die aktuell geltenden Vorschriften für das Ausgabenmanagement in Deutschland.

Bestehende Vorschriften

Gemäß den deutschen Vorschriften dürfen Unternehmen Ausgabenbelege digital archivieren. Die physischen Originalbelege sind in Deutschland/EU nicht länger erforderlich, sofern das Bild der Belege gespeichert und auf einem Server aufbewahrt wird, und dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eingehalten werden. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist in der digitalen Speicherung gewährleistet sein. Der Grundsatz besagt auch, dass die Unternehmen Folgendes sicherstellen sollten:

• Rückverfolgbarkeit und Verifizierbarkeit: Die Abwicklung der einzelnen Geschäftsvorfälle und die eingesetzten Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein. Es ist erforderlich, dass die Entstehung und Verarbeitung von Geschäftsvorfällen lückenlos rückverfolgbar ist, sowohl in fortschreitender als auch in rückläufiger Prüfbarkeit.
• Pflicht zur Führung von Einzelaufzeichnungen: Die Kassenaufzeichnungen müssen einzeln geführt werden. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall, wie z. B. jede in der Registrierkasse erfasste Einnahme oder Ausgabe, individuell aufgezeichnet werden muss. Aus Gründen der Zumutbarkeit sind Ausnahmen von diesem Grundsatz nur in besonderen Fällen zulässig, etwa bei einer offenen Ladenkasse.
• Vollständigkeit: Die Geschäftsvorfälle müssen vollständig und lückenlos aufgezeichnet werden.
• Richtigkeit: Die Geschäftsvorfälle sind in den Unterlagen entsprechend den tatsächlichen Verhältnissen und unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften genau wiederzugeben.
• Lesbarkeit: Die digitale Kopie eines Belegs muss dem Original sowohl optisch als auch inhaltlich entsprechen.
• Mechanische Auswertbarkeit: Die Daten müssen mathematisch-technisch auswertbar und in einer Volltextsuche oder einer Prüfung auffindbar sein.
• Rechtzeitige Dokumentensicherung: Belege müssen zeitnah gesichert und gegen Verlust gesichert werden. Für die Kassenführung schreibt der Gesetzgeber in § 146, Abs. 1, Satz 2 AO vor, dass die Aufzeichnungen.
• Unveränderlichkeit: Einmal in den Verarbeitungsprozess eingebrachte Informationen dürfen nicht überschrieben, gelöscht, verändert oder verfälscht werden.
• Zugänglichkeit: Die aufbewahrungspflichtigen Daten müssen (für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist) verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
• Authentizität: Authentizität der Herkunft. Ein Geschäftsvorfall kann eindeutig einem Absender zugeordnet werden.
• Vertraulichkeit: Unbefugter Zugriff – sowohl zu Ansichtszwecken als auch zur Bearbeitung – ist zu verhindern.

Tagespauschalsätze

Die Tagespauschale ist ein Pauschalbetrag, der den Arbeitnehmern für Reisekosten (für Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten) ohne Beleg gezahlt wird. Es gibt von der deutschen Regierung festgelegte Pauschalbeträge, die die zulässigen Grenzen für die Erstattung von Mahlzeiten und Unterkünften festlegen, die keine steuerlichen Auswirkungen haben. Alle Beträge, die über diese Grenzen hinausgehen, werden jedoch als steuerpflichtiges Einkommen des Arbeitnehmers betrachtet. Die entsprechenden Beträge werden von der deutschen Regierung jährlich veröffentlicht.

Wenn der Arbeitnehmer vom Unternehmen/Arbeitgeber eine Mahlzeit erhält oder diese bereits zusammen mit der Unterkunft bezahlt wurde, sollte die Mahlzeit vom Tagegeld abgezogen werden. Die Abzüge für die einzelnen Mahlzeiten können variieren: Ein Frühstück beläuft sich auf 20 Prozent Selbstbeteiligung, ein Mittagessen sowie ein Abendessen auf jeweils 40 Prozent Selbstbeteiligung.

Auch für eintägige Inlandsreisen können Arbeitnehmer Tagegeld erhalten. Nach der deutschen Regelung muss der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden reisen, um Tagegeld für die eintägige Dienstreise zu erhalten. Für Reisen mit einer Dauer von mehr als oder gleich 8 Stunden besteht für den Arbeitnehmer Anspruch auf einen reduzierten Tagessatz von 14 EUR. Bei Reisen mit einer Dauer von weniger als oder gleich 8 Stunden hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Tagegeld.

Bei einer mehrtägigen Geschäftsreise mit Übernachtungen während der Geschäftsreise hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein ermäßigtes Tagegeld von 14 EUR für den Tag der Abreise und den Tag der Ankunft, sowie auf volles Tagegeld von 28 EUR für jeden Kalendertag, an dem sich der Arbeitnehmer ganze vierundzwanzig Stunden auf Geschäftsreise befindet.

Die Höhe der Tagessätze ist stark abhängig vom Ort und der Dauer der Geschäftsreise. Die deutsche Bundesregierung hat hierfür bestimmte Regelungen festgelegt, die je nach Art und Umfang der Geschäftsreise variieren können. So etwa die:

• Mitternachtsregel: Findet die Geschäftsreise innerhalb von 2 Kalendertagen stattfindet, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Pauschale von 14 EUR für beide Tage.
• Dreimonatsregel: Tagesgelder sind nach 3 Monaten ununterbrochener Reisen an denselben Ort steuerpflichtig. Die Dreimonatsregel beginnt, wenn der Arbeitnehmer an mindestens 3 aufeinanderfolgenden Tagen in der Woche an denselben Ort reist oder an einem vorübergehenden Arbeitsort arbeitet. Reist der Arbeitnehmer an weniger als 3 Tagen in der Woche an denselben Ort, gilt die Dreimonatsregel nicht. Erhält der Arbeitnehmer nach den oben genannten Kriterien 3 Monate lang Tagegelder, so sind diese nach 3 Monaten einkommensteuerpflichtig. Wenn der Arbeitnehmer nicht mindestens 4 Wochen lang an denselben Ort reist, wird die Berechnung zurückgesetzt, so dass eine neue Berechnung eingeleitet wird.

Sachbezüge

In bestimmten Situationen erhalten Arbeitnehmer vom Unternehmen eine Mahlzeit, was die Sachbezugsregelung auslöst, etwa ein Frühstück, das nicht pauschal im Übernachtungspreis des Hotels enthalten ist. Die deutsche Regierung erklärt für derartige Fälle, dass der Wert der Mahlzeit als steuerpflichtig betrachtet wird, wenn der vom Unternehmen bereitgestellte Mahlzeitwert über dem von der Regierung empfohlenen Wert liegt. Aktuell gilt für das Frühstück ein Sachbezugswert von 1,77 EUR. Bei Mittag- und Abendessen sind es jeweils 3,30 EUR. Diese Summe erhalten die Mitarbeitenden steuerfrei zurück. In der Regel erstattet der Arbeitgeber aber auch die darüber hinaus entstehenden Kosten für das Frühstück oder andere Mahlzeiten. Allerdings müssen die Beschäftigten diesen Betrag selbst versteuern.

Kilometergeldpauschalen

Die Kilometerpauschale soll die Kosten des Arbeitnehmers für die Nutzung eines Privatfahrzeugs bei Geschäftsreisen abdecken, unabhängig von den Tagespauschalen. Die deutsche Regierung erkennt die folgenden Kilometerpauschalen als Pauschalbetrag für alle Kosten an, die bei der Nutzung von Privatfahrzeugen für eine Dienstreise anfallen: 0,30 EUR pro Kilometer für Pkw, 0,20 EUR pro Kilometer für ein Motorrad.

Erhält der Arbeitnehmer mehr als den von der Regierung empfohlenen Betrag, fällt der zusätzliche Betrag unter die Einkommensteuer. Ein Beispiel: Die Regierung empfiehlt 0,30 EUR pro Kilometer; wenn der Arbeitnehmer jedoch 0,50 EUR pro Kilometer erhält, unterliegt die Differenz von 0,20 EUR pro Kilometer der Einkommenssteuer und muss anders verbucht werden.

Mehrwertsteuersätze

Die deutsche Regierung erhebt Mehrwertsteuersätze für den Austausch von Waren und Dienstleistungen. Es gibt 3 verschiedene Mehrwertsteuersätze, die für das Kostenmanagement relevant sind: Die normale Mehrwertsteuer von 19 Prozent, die für die meisten Waren und Dienstleistungen greift; ein ermäßigter Mehrwertsteuersatz von 7 Prozent für Gesundheitspflege, Bücher, Wasserversorgung, Lebensmittel und vieles mehr; sowie eine Null-Mehrwertsteuer von null Prozent für mehrwertsteuerbefreite Waren und Dienstleistungen. Darunter fallen etwa medizinische oder gesundheitliche Leistungen, Finanz-, Kredit-, und Versicherungsleistungen sowie deren Vermittlung, Künstlerische Darbietungen, Bildungsleistungen oder Verkauf, Vermietung oder Verpachtung von Grundstücken.

Über den Autor Thomas Inhelder, Mitgründer & CFO von Yokoy

Thomas Inhelder ist Mitgründer und CFO von Yokoy, einem Anbieter einer KI-gesteuerten Ausgabenmanagement-Plattform für Unternehmen. Vor der Gründung von Yokoy sammelte er in verschiedenen Führungspositionen und als CPA-zertifizierter Finanzprüfer bei KPMG umfangreiche Erfahrungen in der Finanz- und Beratungsbranche sowie in der SaaS-Industrie. Dabei erlebte Inhelder hautnah die Herausforderungen, mit denen Finanzabteilungen konfrontiert sind. Manuelle Prozesse führten immer wieder zu einem hohen Maß an Frustration in seinen Teams. Dies und seine Leidenschaft für die Digitalisierung und Automatisierung von Finanzprozessen und die Vereinfachung des Arbeitsalltags der Mitarbeiter bewegten ihn dazu, Yokoy mitzugründen. Seine Leidenschaft dafür treibt ihn auch heute noch an.