Reisekosten / 6.4.2 Übliche Mahlzeiten bis 60 EUR – Kürzung der Verpflegungspauschale

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich also um eine übliche Bewirtung, gilt folgende lohnsteuerliche Behandlung: Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann.[1] Gleichzeitig sieht der Gesetzgeber eine tageweise Kürzung des Werbungskostenabzugs für Verpflegungsmehraufwand vor, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzung erfolgt i. H. v.

  • 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück bzw.
  • 40 % der Tagespauschale für ein Mittag- oder Abendessen.

Für die Kürzung ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt. Als Folge der angehobenen Verpflegungspauschale erhöhen sich auch die Kürzungsbeträge ab 1.1.2020. Bei einer Arbeitgeberbewirtung im Inland beträgt demnach der Kürzungsbetrag 5,60 EUR bzw. 11,20 EUR, je nachdem, ob es sich um ein Frühstück oder ein Mittag- bzw. Abendessen handelt. Die Kürzung ist zwingend, vermeidet aber im Wege der gesetzlichen Saldierung die Besteuerung eines geldwerten Vorteils. Sie ist immer von der jeweiligen Verpflegungspauschale des Tages vorzunehmen, an dem die Gestellung der Mahlzeit durch den Arbeitgeber erfolgt. Unerheblich ist, ob der Arbeitnehmer die Mahlzeit tatsächlich einnimmt. Eine Kürzung ist bereits dann vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter während der beruflichen Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung stellt. Nimmt der Arbeitnehmer eine ihm zur Verfügung gestellte Mahlzeit – aus welchen Gründen auch immer – nicht ein, ändert dies nichts daran, dass es bei typisierender Betrachtung auch in einem solchen Fall an einem beruflich veranlassten Verpflegungsmehraufwand fehlt, wenn sich der Arbeitnehmer anderweitig verpflegt. Die Verpflegungspauschalen sind auch dann zu kürzen, wenn der Arbeitnehmer als Berufssoldat mit sog. Heimschläferstatus morgens und abends seine Mahlzeiten zu Hause einnimmt.[2] Das Finanzgericht Niedersachsen nimmt beim Bordpersonal von Schiffen keine Kürzung der Verpflegungspauschalen vor, da der Gesetzeswortlaut der Kürzungsvorschrift eine erste Tätigkeitsstätte verlangt.[3]

 
Praxis-Beispiel

Kürzung der Verpflegungspauschale bei mehrtägiger Inlandsreise

Arbeitnehmer A übernachtet während einer 3-tägigen Dienstreise im Hotel, wo er Frühstück und Abendessen erhält, alles auf Kosten des Arbeitgebers. Die Kosten für das Frühstück betragen jeweils 20 EUR, für das Abendessen jeweils 30 EUR.

Der Werbungskostenansatz für Verpflegungsmehraufwand ermittelt sich wie folgt:

  • An- und Abreisetag

    jeweils 14,00 EUR = 28,00 EUR

  • Zwischentag = 28,00 EUR
  • Gesamtbetrag = 56,00 EUR
  • abzüglich Kürzung (2 × 5,60 EUR + 2 × 11,20 EUR =) 33,60 EUR
  • verbleibende Werbungskosten = 22,40 EUR

Ein geldwerter Vorteil für die Mahlzeiten wird nicht versteuert, da es sich jeweils um übliche Mahlzeiten und keine Belohnungsessen handelt.

Auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt.[4] Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, die üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird. Die volle Kürzung (im Inland von 5,60 EUR für ein Frühstück bzw. 11,20 EUR für ein Mittag- oder Abendessen) ist im Übrigen auch dann vorzunehmen, wenn der Wert der Mahlzeit niedriger ist.

 
Hinweis

Mahlzeiten im Flugzeug

Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören auch die z. B. im Flugzeug unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, wenn die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und aufgrund des gewählten Beförderungstarifs nicht eine ausschließliche Beförderungsleistung feststeht.[5] Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass es sich bei der Verpflegung im Flugzeug um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt. Keine Kürzung der steuerlichen Verpflegungsspesen wird durch die bei Kurzstreckenflügen gewährten Knabbereien bewirkt, da Chips, Salzstangen, Müsli- oder Schokoriegel keine Mahlzeit darstellen. Wer für seine Reise einen Billigflugtarif wählt, ist ohne weitere Prüfung auch künftig auf der sicheren Seite und braucht keine Kürzung vorzunehmen.[6]

Zahlt der Arbeitnehmer für die gewährte Mahlzeit ein Entgelt (= verbilligte Verpflegung), so mindert dieses den von der Verpflegungspauschale abzuziehenden...

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