Das Umsatzsteuerrecht sieht für die Rechnung eine Reihe von Mindestanforderungen vor. Bei sog. "Kleinbetragsrechnungen" oder "Fahrausweisen" wird auf diverse Punkte verzichtet. Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 EUR[1].
1.1.1 Angabe von Namen und Anschrift
Erforderlich sind[1]
- der vollständige Name des Leistenden und des Leitungsempfängers sowie
- die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers.
Insbesondere bei Ausfuhren oder ausländischen Empfängern sollte auf die korrekte Anschrift (ausländische oder inländische Betriebsstätte) geachtet werden. Hat der Leistungsempfänger eine Großkundenanschrift bzw. ein Postfach, gilt diese/dieses als Anschrift.[2]
Der Leistende kann als seine Anschrift jede Adresse angeben, unter der er erreichbar ist.[3] Das kann auch eine reine Briefkastenadresse (= Postadresse) sein. Das Erfordernis, wonach nur eine Adresse mit wirtschaftlicher Betätigung angegeben werden durfte, ist nach geänderter Rechtsprechung weggefallen. Der Vorsteuerabzug bleibt so für den Leistungsempfänger erhalten![4]
Erleichterung: Entfall von Angaben bei bestimmten Rechnungen
Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen kann auf Name und Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden.[5]
1.1.2 Angabe von Steuernummer oder USt-IdNr.
Eine ordnungsgemäße Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn muss eine Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten.[1] Nur eine der beiden Angaben ist zwingend erforderlich. Bei Angabe der Steuernummer reicht die 8-stellige Nummer (123/45678); die Angabe der Finanzamtsnummer bzw. des Länderschlüssels ist entbehrlich.
Besonderheiten
- Innergemeinschaftliche Lieferungen: Bei Lieferungen in die EU (Gemeinschaftsgebiet) ist zusätzlich die USt-IdNr. des Empfängers anzugeben, ansonsten entfällt die Steuerbefreiung[2].
- Umsatzsteuerliche Organschaft: Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft, wie sie z. B. in Fällen der Betriebsaufspaltung vorkommt, muss die Organgesellschaft in seinen Rechnungen die eigene USt-IdNr. oder die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Organträgers angeben.[3]
- Agentur: Beim Agenturgeschäft muss der Agent auf der Abrechnung die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Leistenden vermerken.
Besonderheiten bei Agenturen
Bei Tankstellen bzw. Reisebüros muss der Handelsvertreter oder Makler auf der Abrechnung die Steuernummer oder USt-IdNr. der Mineralölgesellschaft bzw. des Reiseveranstalters vermerken.
Dauerverträge: Auch Dauerverträge (z. B. Mietvertrag) müssen die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Leistenden (z. B. des Vermieters) enthalten. Der Vertrag gilt dann als Rechnung[4]. Möglich ist aber auch eine separate Rechnung (ggf. als Dauerrechnung) mit den erforderlichen Angaben neben dem Mietvertrag.
Eine vom Finanzamt bei Unternehmensneugründung vergebene "Wiedervorlagenummer" ist keine gültige Steuernummer i. S.d. § 14 UStG.
1.1.3 Das Ausstellungsdatum muss angegeben werden
Bei jeder Form der Rechnung ist die Angabe des Ausstellungsdatums unverzichtbar.[1]
Davon zu unterscheiden ist das Datum der Lieferung oder Leistungserbringung, welches für die Entstehung der Umsatzsteuer (Voranmeldezeitraum) maßgeblich ist.
1.1.4 Wie die Rechnungsnummer aufgebaut sein muss
Auf der Rechnung muss eine fortlaufende Nummer vermerkt sein.[1] Als Rechnungsnummern sind nicht nur Ziffern, sondern auch Kombinationen mit Buchstaben zulässig, z. B. B-007-KR-2004. Solange die Rechnungsnummern eindeutig sind, dürfen auch mehrere Nummernkreise, z. B. nach Inland, Ausland oder Filialen, gebildet werden.
Nummernkreis soll geschlossen sein
Das Gesetz verlangt die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen, d. h. in den Nummernkreisen dürfen keine "Lücken" bestehen (21, 22, 24, …). Das Finanzamt will damit sicherstellen, dass keine Dubletten (einer "Nebenbuchführung") bzw. nicht verbuchte Rechnungen existieren. Verwenden Sie daher Ziffern oder Buchstaben zur Bezeichnung von Nummernkreisen (z. B. I für Inland, D für Drittland, E für EG).
Eine lückenlose Vergabe und Abfolge von Rechnungsnummern ist nicht zwingend erforderlich, jedoch deren Einmaligkeit.[2]
Sind die Rechnungsnummern ausnahmsweise nicht fortlaufend, sollte die Ursache dem Finanzamt bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen erklärt werden können (z. B. EDV-Problem, Storno, Wiederherstellung von Daten, Aufbau des Nummernkreises). Bewahren Sie entsprechende Unterlagen zur Beweisführung gegenüber dem Finanzamt auf.
Aufbau der Rechnungsnummer
Unternehmer U verwendet folgende Rechnungsnummer:
I 0703-M – 003896 – 23
Es bedeuten: I: Inlandslieferung; 0703: Rechnungsdatum 3. Juli; M: Nummernkreis Auslieferungslager München; 003896 ist die eigentliche fortlaufende Rechnungsnummer (= die 3 896. Rechnung des lauf...
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