Welchen Nutzen die frühe Einbeziehung des Controllings in der Designphase des Prozessmanagement-Lebenszyklus konkret haben kann, zeigen zwei Projekte aus dem Jahr 2021. In einem vom Konzern-Controlling initiierten Projekt sollten konzernweit wirtschaftlich vorteilhafte Robotic-Process-Automation-Anwendungsfälle identifiziert werden.
Von Anbeginn zeigte sich, dass ohne vorhandene aussagekräftige Prozessmodelle aufwendige Erhebungstätigkeiten durchzuführen sind, um Prozesse zu identifizieren, welche aufgrund ihrer Charakteristika – Prozessmenge, Regelbasiertheit, Anteil digitaler Prozessschritte, Workload und Stabilität – für Prozessautomatisierungen in Frage kommen.
Dass der spätere Erhebungs- und Analyseaufwand in Prozessoptimierungsprojekten durch ein Zusammenspiel zwischen Prozessmanagement und Planung im Vorhinein positiv durch ein zukunftsorientiertes Prozessdesign beeinflussbar ist, zeigt ein anderes Projekt mit dem Titel "PRO³: Projekt zur Prozessorganisation und Prozessoptimierung". Dabei hat das IWI-Institut der FH JOANNEUM mit dem Unternehmen HT Solutions GmbH, das am Standort Bruck an der Mur hochpräzise kundenindividuelle Dreh- und Frästeile, u. a. für den Rennsport und die Luftfahrtindustrie fertigt, die Ist-Prozesse erhoben, modelliert, Schwachstellen analysiert und in weiterer Folge gemeinsam mit dem Unternehmen Verbesserungsvorschläge erarbeitet.
Die Prozesserhebung wurde dabei von vornherein so angelegt, dass spätere Optimierungsprojekte (z. B. Prozessautomatisierung) vom Controlling faktenbasiert initiiert werden können. Zu diesem Zweck wurden jeder Aufgabe im BPM-Tool, die verwendeten IT-Systeme, Dokumente sowie die Verantwortung nach dem DEMI[1]-Prinzip zugeordnet. Wie in Abb. 6 erkennbar, wurden die Aufgaben als "automatisch", "halbautomatisch" oder "manuell" klassifiziert.
Abb. 6: Aufgabenerhebung bei HT Solutions
Da es sich um ein datenbankbasiertes BPM-Tool handelt, können aufgrund dieser Vorgehensweise in der Designphase auf Knopfdruck Auswertungen – z. B. Automatisierungsgrad, IT-Standardisierung, Dokumentenvielfalt – auf End-to-End-, Hauptprozess- und/oder Teilprozessebene durchgeführt und so Optimierungspotenziale ermittelt bzw. überprüft werden.
Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Finance Office Premium. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen
Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen