Procurement Excellence: Effizienzgewinne durch Kennzahle ... / 3.4 Contract Management

Verträge effizient managen

Es wird oft angenommen, dass der Vertrieb und das Marketing eines Unternehmens einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmensergebnis leisten, jedoch hat die Vertragsverwaltung einen ebenso entscheidenden Einfluss auf die Leistung des Unternehmens.

Viele Personen und Abteilungen tragen direkt und indirekt zur Vertragsverwaltung eines Unternehmens bei. Gerade in großen Unternehmen gibt es unterschiedliche Teams aus Rechts- und Vertragsfachleuten, die die Einhaltung eigener Compliance-Richtlinien überprüfen. Ineffizienzen treten hierbei durch die Vielzahl der beteiligten Prozesspartner über Abteilungsgrenzen hinweg, eine mangelnde Transparenz sowie nicht standardisierte Ansätze auf. Geeignete Kennzahlensets allokieren diese Ineffizienzen und ermöglichen eine Ableitung von Maßnahmen.

Ausgewählte Kennzahl: Contract Cycle Time (Vertragsdurchlaufzeit)

Die erwähnten Ineffizienzen lassen sich am geeignetsten mit der Zeit beziffern, die für den Abschluss eines Vertrages benötigt wird, der sog. Contract Cycle Time. Maßnahmen zur Reduktion dieser Zeit sind bspw. die Erstellung von Vertragsvorlagen mit vorab genehmigten Klauseln oder die Definition eines Genehmigungs-Workflows, der die Bearbeitung der Verträge auf Grundlage der Eingaben verschiedener Stakeholder erleichtert. Best-in-Class-Unternehmen erreichen insbesondere durch die Verwendung von IT-Lösungen in diesem Bereich eine Zeit von ca. 40 Tagen.

Ausgewählte Kennzahl: Spend Compliant to Contract (Anteil vertragskonformer Ausgaben)

Hiermit wird der Wert von Transaktionen mit einem Lieferanten beschrieben, bei denen die Konditionen eines formell vorliegenden Vertrages berücksichtigt wurden. Je höher dieser Wert ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die getroffenen Entscheidungen des Einkäufers mit den Vorgaben des Unternehmens kongruent sind. Mit Softwareunterstützung kann diese Kennzahl auf bis zu 67 % verbessert werden.