Procurement Excellence: Effizienzgewinne durch Kennzahle ... / 2.2 Einfluss der Digitalisierung auf den Einkaufsprozess

Einkauf mithilfe softwaregestützter Prozesse harmonisieren

Häufig ist von einem digitalisierten Prozess die Rede, sobald ein Arbeitsauftrag nicht mehr in Papierform erledigt wird. Dies ist zwar ein notwendiger Schritt, führt aber letztendlich nicht zur vollständigen Realisierung potenzieller Effizienzgewinne. Während das im Deutschen schwierig abzugrenzen ist, bietet hier die englische Sprache eine weitaus differenziertere Bezeichnung. Sie unterscheidet zwischen "Digitization" und "Digitalization".

• "Digitization"bezeichnet die bereits beschriebene Durchführung bestehender Prozesse in digitaler Form. Dies ist zwar ein notwendiger Schritt, kann aber eben nur als Anfang gesehen werden.
• Wesentlich wichtiger ist jedoch "Digitalization", die Verarbeitung dieser Informationen, sei es zur Automatisierung einzelner Prozessschritte oder zur Nutzung der digitalen Informationen zur Aufstellung von Prognosen über zukünftige Entwicklungen.

Die Digitalisierung des Einkaufsbereichs ist eine notwendige Voraussetzung für dessen zukunftsfähige Funktionalität. In einem digitalisierten Einkaufsprozess können bspw. einzelne Prozessschritte bei der Auslösung von Bestellungen automatisiert sowie Bedarfsprognosen oder Qualifizierungspläne für Lieferanten erstellt werden. Hierzu ist es notwendig, dass Unternehmensprozesse und IT-Systeme harmonisiert werden. Die Frage ist allerdings, ob sich IT-Systeme an Unternehmensprozesse anpassen sollen oder umgekehrt. Da über die Jahre häufig eine Ansammlung unterschiedlicher Prozesse entstanden ist, die das gleiche Ziel verfolgen, ist es schwierig eine Best-Practice-Lösung zu definieren. Viele Teilschritte sind nur durch die Abfolge einzelner manueller Aufgaben entstanden, die durch die fortschreitende Automatisierung obsolet werden. Hinzu kommt, dass durch die Harmonisierung der IT-Systeme im gesamten Unternehmen, die Anzahl der relevanten Stakeholder und deren Anforderungen an selbiges, um ein Vielfaches ansteigen. Es ist daher sinnvoller, die häufig schlanke Architektur von Software-Lösungen als Grundlage zur Definition der eigenen Prozesse heranzuziehen, als umgekehrt (s. Abb. 1).

Abb. 1: Der gesamte Einkaufsprozess