Privater und betrieblicher Internet- bzw. Telefonanschlu ... / 2.2.2 Auslagenersatz durch den Arbeitgeber

Durch den Auslagenersatz werden solche Aufwendungen des Arbeitnehmers abgegolten, die dieser in der Vergangenheit für den Arbeitgeber ausgegeben hat. Dabei müssen die Zwecke des Arbeitgebers im Vordergrund stehen. Besteht auch ein eigenes Interesse des Arbeitnehmers an den Aufwendungen, handelt es sich nicht um steuerfreien Auslagenersatz. Vom Auslagenersatz zu unterscheiden ist deshalb der Ersatz von Werbungskosten oder von Aufwendungen für die private Lebensführung des Arbeitnehmers.

Die Zahlung von Auslagenersatz durch den Arbeitgeber ist gem. § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei und gehört auch nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist grundsätzlich der Einzelnachweis der verauslagten Beträge. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer z. B. die Aufwendungen für den Telefonanschluss, die Telefoneinrichtung und für die laufenden Gebühren (Grund- und Gesprächsgebühren) in vollem Umfang steuerfrei nach § 3 Nr. 50 EStG ersetzen, wenn der Telefonanschluss als Zweitanschluss in der Wohnung des Arbeitnehmers eingerichtet worden ist und ausschließlich für betrieblich veranlasste Gespräche genutzt wird. Entsprechendes gilt für einen zweiten Internetanschluss in der Wohnung des Arbeitnehmers oder ein zweites Mobiltelefon.

Besitzt der Arbeitnehmer nur einen Telefon- und/oder Internetanschluss in seiner Wohnung, kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Aufwendungen, die durch die betrieblich veranlasste Nutzung dieses Telefon- und Internetanschlusses (Aufwendungen für Anschluss, Einrichtung sowie laufende Gebühren) anfallen, nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei ersetzen. Entsprechendes gilt für das eigene Mobil- und Autotelefon.

Die betriebliche Veranlassung der Nutzung des Telefonanschlusses und die dadurch entstehenden Aufwendungen sind vom Arbeitnehmer z.  B. durch einen Einzelverbindungsnachweis der Telefongesellschaft nachzuweisen. Die Gesamtkosten für Internet- und sonstige Online-Verbindungen sind auf der Grundlage der Abrechnung der Telefongesellschaft bzw. des Netzbetreibers oder anhand einer gesonderten Rechnung des Providers nach dem Zeitfaktor der Internetnutzung in einen betrieblichen und privaten Anteil aufzuteilen.