Planung, Budgetierung und Performance Management in Sale ... / 4 Neue Optionen für das Vertriebscontrolling

4.1 Regelmäßige Reports und Ad-hoc-Auswertungen erstellen

Durch die Zusammenführung der Daten aus der CRM-Plattform mit den SAP-ERP-Daten ergeben sich komplett neue und flexible Auswertungsmöglichkeiten. Zahlen, die für regelmäßige Reports und Ad-hoc-Auswertungen bisher manuell zusammengestellt werden mussten, stehen jetzt automatisiert und auf Knopfdruck zur Verfügung. So lassen sich die gebuchten Umsätze in SAP und die abgeschlossenen Verträge aus Salesforce nebeneinanderstellen und nach Regionen und Kunden differenzieren.

• Berichte erstellen: Neue Berichte werden mit der Jedox-App in einem Kontextdialog "zusammengeklickt". Excel-Anwender finden sich in dieser Systematik relativ schnell zurecht. Berichte werden so ähnlich erstellt wie eine Pivot-Tabelle unter Excel. Die App bietet bereits ein Basis-Set an Standardberichten mit Beispielen für Produkte und Kunden. Salesforce unterstützt ebenfalls ein Reporting. Hier erfolgt der Aufbau von Reports allerdings per Script, was weniger intuitiv umsetzbar ist.
• Dashboards erstellen: Zusätzlich zu den Reports lassen sich mit der App Dashboards einrichten, die beispielsweise als Management Dashboards mit ausgewählten Kennzahlen einen tagesaktuellen Überblick über die Umsatz- und Projektentwicklung geben. Die Zahlen werden automatisiert erstellt und aktualisiert und stehen den autorisierten Nutzern jederzeit zur Verfügung, integriert in die Web-Oberfläche von Salesforce.
• Gestaltung anpassen: Berichte und Dashboards werden im Web-Frontend der App erstellt. Die App führt den Benutzer nicht nur durch die Auswahl von Feldern und Dimensionen, sondern bietet auch unterschiedliche Optionen an, um aussagekräftige Grafiken einzufügen. Auch hier steht ein Standard-Set vorgefertigter Visualisierungen zur Auswahl.

Abb. 4: Mit der App lassen sich Management Dashboards erstellen, die in die Web-Oberfläche von Salesforce integriert sind.

4.2 Zimmer Biomet setzt zwei Schwerpunkte für das Vertriebscontrolling

Das Vertriebscontrolling bei Zimmer Biomet hatte die Reports bisher manuell erstellt und in Excel-Dateien verteilt. Das Erstellen von Reports mit der Planungslösung war neu. Nach einer Erstunterstützung durch den Jedox-Berater erstellen die Mitarbeiter bei Zimmer die Reports und Auswertungen nun komplett eigenständig (s. Abb. 5). Die Erfahrungen zeigen, dass das "Zusammenklicken" der richtigen Felder für einen Bericht selbsterklärend ist. Wobei die Erfahrungen aus Excel tatsächlich hilfreich sind. Inhaltlich setzt Zimmer im Vertriebscontrolling neue Schwerpunkte:

• Klassische Umsatzanalysen: Umsatzanalysen werden z. B. nach Produkten, Business Units, Regionen oder pro Vertriebsmitarbeiter erstellt. Sie basieren auf Informationen wie einzelne OPs, verknüpft mit Daten wie Urlaubs- und Krankheitszeiten oder Admin-Tätigkeiten zur präzisen Umsatzvorausschau.
• Opportunity Management: Die in Salesforce-CRM erfassten Details zu Chancen und Risiken der Vertriebsprozesse werden in einem Management Dashboard visualisiert. Das Dashboard schafft einen Überblick über Status und Phasenverlauf der Vertriebsprojekte und leitet daraus einen finanziellen Forecast ab.
• Tagesaktuelle Daten: Für das Management Dashboard werden täglich 15 Kennzahlen auf einer hochkonsolidierten Ebene erstellt und online im Salesforce-Web-Interface bereitgestellt. Die Daten sind tagesaktuell und werden automatisch aus der In-Memory-Datenbank abgerufen. Die Kennzahlen werden zusätzlich auch als Excel-Dateien für die Offline-Nutzung automatisiert per Mail verteilt.
• Vertrieb und Produktmanagement: Die Vertriebsmitarbeiter und das Produktmanagement greifen über Salesforce je nach Benutzerberechtigung auf "ihre" Berichte zu. Zusätzlich zu den CRM-Daten können per Zusatzbutton auch Details aus SAP ERP zurückverfolgt werden.
• Mobile Daten: Für die Vertriebsmitarbeiter bei Zimmer stehen die Berichte und individuellen Analysen auch unterwegs per Notebook oder Tablet zur Verfügung.

Abb. 5: Reports und Auswertungen werden von den Mitarbeitern inzwischen komplett eigenständig erstellt.