Planung, Budgetierung und Performance Management in Salesforce CRM integrieren

Zusammenfassung

Überblick

• Das Unternehmen Zimmer Biomet Deutschland nutzt Salesforce als CRM-Plattform und SAP-ERP und SAP BW für das Controlling. Die Möglichkeiten des Vertriebscontrollings in Salesforce sind für Zimmer Biomet aber nicht ausreichend. Es fehlt an Möglichkeiten, die aktuellen Vertriebsdaten mit spezifischen Auswertungen etwa zum Umsatz nach Produkt, Region, Geschäftseinheit oder pro Vertriebsmitarbeiter zu verbinden und daraus mögliche Szenarien zu entwickeln.
• Bisher wurden die Information aus verschiedenen Datenquellen manuell in Excel-Dateien zusammengeführt. Dieser Prozess war sehr aufwendig und fehlerbehaftet.
• Um die Trennung von Sales, Vertriebscontrolling und Planung aufzulösen, hat Zimmer Biomet die BI-Anwendung Jedox in die CRM-Plattform von Salesforce integriert.
• Der Fachbeitrag beschreibt die Ausgangsituation im Unternehmen, die Anforderungen an eine neue Controlling- und Planungslösung, die Einführung des BI-Systems sowie die neuen Möglichkeiten für das Controlling und die Planung.

1 Sales und Controlling: Unzureichende Reporting- und Planungsprozesse

1.1 Das Unternehmen: Zimmer Biomet Deutschland GmbH

Das Unternehmen in Freiburg ist die Hauptniederlassung von Zimmer Biomet für den deutschen Markt. Zimmer Biomet wurde vor über 90 Jahren in Warsaw (USA) gegründet und ist heute der weltweit größte Hersteller von Hüft- und Knieendoprothesen. Mit rund 18.000 Mitarbeitern ist das Unternehmen zudem ein führender Anbieter von Medizinprodukten für die Versorgung des gesamten muskuloskelettalen Systems.

1.2 Status quo: Viele unterschiedliche Datenquellen für Sales und Controlling

Das Unternehmen Zimmer Biomet nutzt Salesforce für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Hier werden alle Informationen über die Kunden, die Interaktionen mit Kunden und die Bearbeitung von Verkaufsmöglichkeiten (Opportunity-Management) zusammengefasst. Salesforce ist das bevorzugte Tool für den Vertrieb.

Die Buchung von Aufträgen und Umsätzen erfolgt bei Zimmer Biomet im ERP-System SAP. Für Data-Warehouse- und Reporting-Anwendungen im SAP-ERP-Umfeld wird SAP Business Warehouse (SAP BW) eingesetzt. SAP-Lösungen sind bei Zimmer Biomet das bevorzugte Instrument für das Controlling.

Für das laufende Reporting und für die Jahresplanung müssen die getrennten Sales- und Finanzwelten allerdings zusammengeführt werden, um die Umsatzziele und die Forecast-Werte aus Salesforce mit den realen Umsätzen aus SAP zusammenzubringen. Dieser Prozess erfolgte bei Zimmer Biomet früher durch das manuelle Zusammenführen der verschiedenen Datenquellen in Excel-Dateien, die von den Beteiligten im Planungsprozess parallel bearbeitet werden mussten. Der Prozess war sehr aufwendig und fehlerbehaftet.

Der Reporting- und Planungsprozess wurde durch das Wachstum von Zimmer Biomet sowie die Integration weiterer Unternehmen und Marktbereiche in die Holding nochmals komplexer. Die Zahl der manuell zu integrierenden Datenquellen und das Datenvolumen erhöhten sich weiter. Die Trennung von Sales, Vertriebscontrolling und Planung sollte deshalb aufgelöst werden.

2 Das Ziel: Vertriebscontrolling und Planungsunterstützung in Salesforce integrieren

2.1 Kein ausreichendes Vertriebscontrolling in Salesforce

Das erfolgreiche Vertriebsmodell von Zimmer Biomet basiert sehr stark auf der engen Kooperation und Interaktion mit Kliniken und anderen Kunden. Die Steuerung dieser Vertriebsorganisation erfordert ein präzises und tagesaktuelles Controlling. Die CRM-Lösung Salesforce erstellt dafür jedoch keine ausreichenden Funktionalitäten bereit. Es fehlt an Möglichkeiten, die aktuellen Vertriebsdaten mit spezifischen Auswertungen etwa zum Umsatz nach Produkt, Region, Geschäftseinheit oder Vertriebsmitarbeiter zu verbinden und daraus mögliche Szenarien zu entwickeln.

Die manuelle Zusammenführung der Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen in Excel-Berichten war wegen der bekannten Nachteile keine akzeptable Lösung. Die Salesforce-Anwendung sollte durch eine Lösung für Planung, Budgetierung und Performance Management ergänzt werden.

2.2 Anforderungen an eine BI-Erweiterung von Salesforce

Für Zimmer Biomet waren die wichtigsten Anforderungen an eine BI-Lösung in Salesforce

• eine nahtlose Integration der BI-Lösung in Salesforce mit der gleichen Bedienerführung und Benutzeroberfläche;
• eine automatisierte Zusammenführung der Daten aus CRM-System, SAP ERP sowie weiteren Datenquellen für das Reporting und die Umsatzplanung;
• ein leicht bedienbares Tool für Analysen und Reporting, um die Daten verschiedener Standorte, Produkte und Vertriebskanäle flexibel kombinieren und vergleichen zu können;
• eine Planungslösung, die eine gemeinsame Datenbank nutzt, einen Planungs-Workflow unterstützt, bei vielen beteiligten Akteuren für konsistente Planzahlen sorgt – und die ohne Excel-Dateien auskommt.

Ausgewählt wurde die BI-Lösung von Jedox, da sie alle Anforderungen erfüllte und über eine App direkt in die Online-Plattform von Salesforce integriert werden konnte.

2.3 BI-Lösung Jedox integriert Vertriebscontrolling und Planung in Salesforce

Jedox, ein Anbieter von Software für Corporate Performance Management (CPM), hat eine App für Budgetierung, Forecasts und Umsatzplanung in Salesforce entwickelt. Die App ist auf dem AppExchange, dem App-Store von Salesforce, abrufbar.

Die App bietet einige Besonderheiten:

• Web-Interface für die Salesforce-Welt: Die Jedox-App ist für Salesforce Lightning optimiert und integriert die Planungsfunktionalität direkt in die Salesforce CRM-Pla...