Outsourcing: Wie Sie die Wirtschaftlichkeit richtig prüfen / 3.2 Starke Abhängigkeit vom Partner

Für viele kleine und mittlere Unternehmen gibt es bereits starke Abhängigkeiten z. B. von großen Lieferanten oder von wenigen mächtigen Kunden. Diese Abhängigkeit um eine weitere Komponente in Form des Outsourcing zu erweitern, wird als Risiko angesehen. Jedes Outsourcing führt unbestritten zu einem Abhängigkeitsverhältnis zwischen Dienstleister und Auftraggeber, das jedoch auch wechselseitig sein kann. Je kleiner die Aufgabe ist, desto höher ist die Abhängigkeit vom Partner.

Auswirkungen der Abhängigkeit

Welche Auswirkungen kann diese Abhängigkeit haben? Durch die enge Zusammenarbeit zwischen den beiden Partnern ist eine spätere Trennung nur schwer möglich. Das Fortführen des Outsourcing durch einen anderen Anbieter bedeutet erneuten Aufwand für neue Abläufe und Einarbeitung. Die Rücknahme der Aufgabe in das Unternehmen (Insourcing) bedingt meist zusätzliche Investitionen. Damit ist Forderungen des Dienstleisters nach einer besseren Bezahlung oder nach geringeren Leistungsniveaus Tür und Tor geöffnet.

Neben den preislichen Auswirkungen einer Abhängigkeit spielt die inhaltliche Entwicklung der Aufgabe eine unterschätzte Rolle. Der Auftraggeber ist in der Entwicklung und in der Nutzung der daraus folgenden Vorteile abhängig von dem Wollen und den Möglichkeiten des Partners. Ist dieser nicht in der Lage oder bereit, technische und organisatorische Möglichkeiten auszunutzen und seinen Kunden anzubieten, sind diese auch nicht nutzbar.

Versprechungen hören sich gut an

Gerade die Teilhabe an den positiven Entwicklungen im ausgelagerten Bereich wird von den Anbietern meist als Vorteil des Outsourcing bezeichnet. Das ist auch richtig. Ein Unternehmen, dessen Kernkompetenz in der Bereitstellung der gewünschten Dienstleistung besteht, wird eher in der Lage sein zur Investition in die neuen Abläufe und Techniken, als ein Unternehmen, das die Funktion im Randbereich einsetzt. Solche Versprechungen können nur schwer in eine Leistung umgemünzt werden, die später auch eingefordert werden kann. Das Unternehmen ist auf die Umsetzung durch seinen Partner angewiesen. Wenn dieser nicht will oder bspw. aus finanziellen Gründen nicht kann, kann dieser Vorteil nicht genutzt werden.

So verringern Sie die Abhängigkeit

Die Gefahr der Abhängigkeit beim Outsourcing kann nie vollständig eliminiert werden. Durch geeignete Maßnahmen können aber auch kleine Unternehmen eine Reduktion der Gefahr erreichen.

Kriterium	Antwort
Gehen Sie bei der Auswahl des Partners sehr sorgfältig vor und prüfen Sie auch dessen wirtschaftliche Situation.
Vereinbaren Sie im Vertrag die Vorgehensweise, die bei einer Beendigung der Zusammenarbeit einen geregelten Übergang ermöglicht (Übergabe Unterlagen, Daten, Verkauf von notwendigen Maschinen, Übergabe der Programme, Freigabe von Mitarbeitern etc.).
Vereinbaren Sie im Vertrag rechtlich gültige Vorgehensweisen, die Ihnen im Falle einer Insolvenz oder eines Eigentümerwechsels Kündigungsrechte mit Übernahme der notwendigen Daten und Gegenstände ermöglicht.
Knüpfen Sie die Bezahlung der Dienstleistung zumindest teilweise direkt mit der Einhaltung aller oder der wichtigsten Service Level Agreements.
Legen Sie Regeln fest, nach denen die Preise für die vereinbarten Leistungen angepasst werden können (z. B. Bindung an Preisindex).
Vereinbaren Sie auch Regeln für die Berechnung von Preisen, die bei einer neuen Dienstleistung anfallen, damit Sie nicht erpressbar sind, wenn die Leistung ausgeweitet werden muss.
Regeln Sie, dass Sie sich regelmäßig auch mit den führenden Mitarbeitern des Dienstleisters treffen und über die wirtschaftliche Lage des Partners informiert werden.
Lassen Sie sich vertraglich zusichern, dass die Methoden und Techniken zur Erfüllung der Aufgabe regelmäßig den technischen und wissenschaftlichen Entwicklungen angepasst werden. Prüfen Sie dies, eventuell durch eine neutrale Stelle.
Vereinbaren Sie eine Schlichtungsstelle, damit bei kleineren Unstimmigkeiten nicht sofort Gerichte bemüht werden müssen.

Checkliste 5: Verringerung der Abhängigkeit