Organisation einer Strategieklausur

Zusammenfassung

• Im Rahmen eines Strategie-Reviews lohnt es sich, zu bestimmten Zeitpunkten in Form von Klausuren zu arbeiten.
• Die Strategieklausur bildet ein wichtiges Element im Findungs-, Abstimmungs- und Beschlussprozess zur Strategieerarbeitung, die zügig und zielorientiert am besten in Klausurform realisiert wird. Es gibt keine bessere Möglichkeit des strategischen Abstimmprozesses, wenn die Klausur sorgfältig und professionell vorbereitet und durchgeführt wird.
• In der strategischen Klausur werden eher abstimmungs- und meinungsbildungsbedürftige Themen bearbeitet. Dabei lassen sich Commitments der Teilnehmer gut integrieren.
• Der Beitrag beschreibt detailliert den Ablauf einer Strategieklausur und gibt Tipps für eine erfolgreiche Durchführung.

1 Strategische Klausur im Planungsablauf

Strategische Planung erfolgt vor der operativen Planung

Die strategische Planung erfolgt logischerweise vor der operativen Planung. Zunächst ist zu klären, was zu tun oder zu lassen ist, erst dann, wie dieses mit welchen Maßnahmen realisiert werden soll. Daher muss die strategische Planung im jährlichen Planungs- und Berichtswesenkalender auch zeitlich früher vorgesehen werden.

Somit gehört die Überarbeitung ("Review") der strategischen Planung in den ersten Teil des Jahres, wobei unterstellt sei, dass das Kalenderjahr dem Geschäftsjahr entspricht. Diese Strategieüberarbeitung könnte beispielsweise im Zeitraum von Februar/März, wennwesentliche Ergebnisse/Interpretationen des Vorjahres vorliegen, bis Ende Juni erfolgen, dem Start der operativen Planung. Der benötigte Zeitraum für ein Strategie-Review ist jedoch sehr unternehmensindividuell, da seine Komplexität durch Branchenspezifika und Unternehmensgröße beeinflusst werden.

2 Klausurtermine und -dauer

Strategische Arbeit in Gruppen, nicht am Arbeitsplatz

Strategische Aufgabenstellungen können teilweise nicht in Einzelarbeit hinter dem Schreibtisch erörtert und bearbeitet werden. Hier läutet das Telefon, zeigt Outlook einen neuen E-Mail-Eingang an, trifft unverhofft ein interner oder externer Besucher ein. Weiterhin stören beim problemlösenden Arbeiten an strategischen Aufgabenstellungen in Gruppen, mit Pinnwänden und Flipcharts, innerhalb der Unternehmensräume häufig Schreib- oder Konferenztische.

Eine Empfehlung lautet daher, zu bestimmten Zeitpunkten im Rahmen eines Strategie-Review-Prozesses in Form von Klausuren zu arbeiten.

Strategische Klausur in zeitlicher Nähe zum Himmelfahrtstag

Soll nur eine strategische Klausur pro Jahr stattfinden, hat diese häufig den Charakter einer Abschluss- oder Commitment-Klausur. Ein idealer Zeitpunkt für diese Klausur ist die Zeit um Himmelfahrt, d. h. Ende Mai/Anfang Juni. Dieser Zeitpunkt erscheint deshalb so günstig, da er einerseits zwischen den Jahresabschlussarbeiten und der Gesellschafterversammlung zum Vorjahr und andererseits den Arbeiten im Rahmen der operativen Planung für das nächste Jahr liegt. Kann dieser Zeitraum genutzt werden, um sich in strukturierter, komprimierter und teamorientierter Weise mit der strukturellen Ausrichtung des Unternehmens auf die Zukunft zu beschäftigen? Am Mittwochabend vor dem Himmelfahrtsdonnerstag könnte gestartet werden. Es folgt die Klausurarbeit am Himmelfahrtsdonnerstag und dem folgenden Freitag, der in vielen Unternehmen als "Brückentag" arbeitsfrei ist. Es geht somit keine Zeit vom operativen Geschäft verloren. Beendet wird die Klausur am Mittag des Samstags nach Himmelfahrt, sodass der Samstagabend noch für private Zwecke zur Verfügung steht.

Eröffnungsklausur zum Strategie-Review im März

In größeren Unternehmen kann es auch sinnvoll sein, 2 Strategieklausuren durchzuführen. Die 1. Klausur sollte an 2 Tagen im Februar durchgeführt werden. Sie hat den Charakter einer Eröffnungsklausur zum Review der strategischen Planung, ist eher top-down-orientiert und kann als "Target-Setting-Klausur" bezeichnet werden. Während dieser Tage werden Kernfragen der Strategieausrichtung bzw. -änderung für die jeweiligen Unternehmensbereiche formuliert und finanzielle Ziele (z. B. Umsatz, EBIT und Free Cashflow) für den Planungszeitraum der Strategie vorgeschlagen.

Gegenseitige Präsentationen fördern bereichsübergreifendes Denken

Anschließend folgen 3-4 Monate, in denen die involvierten Unternehmenseinheiten Zeit haben, ihre Strategien und die erforderlichen Maßnahmenprogramme auszuarbeiten. Deren Präsentation erfolgt im Juni, vor Beginn der operativen Jahresplanung, in einer 2. Strategieklausur, die häufig 3 Tage umfasst. Dieser Teil ist eher "bottom-up"-orientiert: Die Bereichsleiter präsentieren sich gegenseitig ihre Strategien und Zielerreichung im Plenum. Durch die gegenseitige Präsentation mit anschließender Diskussion werden das bereichsübergreifende Denken und der sportliche Wettbewerb gefördert. Im idealen Fall werden "bottom-up" die strategischen Ziele des Vorstands unter Einhaltung der finanziellen Zielsetzungen erreicht und ein Commitment der Zuständigen geleistet. Daher kann diese Abschlussklausur zum Review der strategischen Planung, auch als "Commitment-Klausur" bezeichnet werden.

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