LkSG: Menschenrechtsbeauftragte/r –Überwachung des Risik ... / 4.4 Zuständigkeitsabgrenzung

Neben dem Verhältnis zur Geschäftsleitung ist die Rolle der/des Menschenrechtsbeauftragten auch gegenüber anderen Funktionen und Beauftragten abzugrenzen. Die folgende Aufzählung von Aspekten erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die konkrete Zuständigkeitsbeschreibung und -abgrenzung muss sich an der jeweiligen Unternehmensorganisation ausrichten.

• In Ansehung des materiellen Anwendungsbereichs und der für das Unternehmen identifizierten Risiken sind die Unternehmensbereiche und Funktionen zu benennen, auf die sich die Überwachungsaufgabe bezieht und mit denen die beauftragte(n) Person(en) entsprechend interagieren muss.
• Insbesondere in der Personenmehrheit ist zu bestimmen, in welchem Umfang die beauftragten Personen ihre Zuständigkeit für die Überwachung eigenständig wahrnehmen und hinsichtlich welcher Fragen sie etwa als Gremium zusammenwirken sollen.
• Sofern Ausschüsse, etwa für Nachhaltigkeitsthemen oder Sicherheitsfragen, bestellt sind, ist das Verhältnis zu diesen in Ansehung der Aufgabenstellung aus dem LkSG abzugrenzen.
• Ist die beauftragte Person auch für die Umsetzung von Maßnahmen unter dem LkSG zuständig, ist zu klären, ob die Zuständigkeitsbeschreibung aus dem entsprechenden Grundverhältnis zu ergänzen oder klarzustellen ist.
• Auch empfiehlt es sich, das Verhältnis zur Konzernrevision klarzustellen, sofern die beauftragte Person nicht selbst dort angesiedelt ist.

Die Zuständigkeitsabgrenzung kann einerseits im Ernennungsschreiben bzw. der entsprechenden arbeitsvertraglichen Ergänzung erfolgen. Um eine hinreichende Transparenz in der Organisation diesbezüglich zu schaffen, empfiehlt sich daneben aber auch eine allgemeinverbindliche Festlegung in einer Organisationsrichtlinie oder Arbeitsanweisung durch die Geschäftsleitung. Hierbei sind die üblichen Gepflogenheiten im Unternehmen zu Zuständigkeitsfestlegungen zu beachten. Es muss jedoch in jedem Fall eine Dokumentation vorliegen, die der Prüfbehörde vorgelegt werden kann.

Als praktische Arbeitshilfe kann zusätzlich eine Liste der typischerweise zu erfüllenden Aufgaben angelegt und mit einer RACI-Matrix belegt werden. In der RACI-Matrix werden folgende vier Rollen abgebildet:

• Verantwortlichkeit ("Accountable"),
• praktischen Aufgabenwahrnehmung ("Responsible"),
• Abstimmungsbedarfen ("Consulted") und
• Informationspflichten ("Informed").

	Person 1	Person 2	Person 3	Person 4
Aufgabe 1	responsible		accountable
Aufgabe 2		accountable		responsible
Aufgabe 3			consulted
Aufgabe 4	responsible			informed

Tab. 1: Beispiel einer RACI-Matrix.