Kostenstellen: Vorgehensweise bei der Einrichtung und Än ... / 2 Organisatorische Arbeiten

Grundsätzlich ist die Einrichtung, Änderung oder Löschung von Kostenstellen unproblematisch und wird inzwischen von allen Buchhaltungsprogrammen unterstützt und weitgehend automatisch vorgenommen. Aufgrund der Vielzahl der am Markt befindlichen DV-Lösungen kann hier nicht auf einzelne Systeme, deren Funktionsweise und spezifischen Erfordernisse eingegangen werden.

Dennoch sind im Vorfeld der Einrichtung oder Änderung von Kostenstellen in Ihrem IT-System einige weitgehend allgemein gültige organisatorische Rahmenbedingungen und Voraussetzungen zu beachten (vgl. Abb. 3). Im Folgenden werden grundlegende Aspekte angesprochen. Ein Teil der Arbeiten hängt natürlich von den Zielvorstellungen des Unternehmens und den dort vorherrschenden Gegebenheiten bzw. den Erfordernissen der vorhandenen EDV ab. Die dargestellte Reihenfolge der Arbeiten ist nicht bindend, viele Aktivitäten lassen sich parallel abarbeiten.

Abb. 3: Übersicht über wesentliche organisatorische Arbeiten

2.1 Zielsetzung und Kostenstellenhierarchie

Wichtig ist, welche Ziele Sie mit der Einrichtung von Kostenstellen verfolgen:

• Wollen Sie den Genauigkeitsgrad Ihrer Kalkulation verbessern?
• Haben Sie mit zusätzlichen Kostenstellen die Möglichkeit, die Verantwortlichkeiten klarer zu regeln?
• Geht es Ihnen um eine verstärkte Kostenkontrolle?
• Haben sich die Rahmenbedingungen Ihres Geschäftes so weit verändert, dass Sie die Organisation und/oder Abläufe und somit die Kostenstellenstruktur anpassen müssen?

Die Auseinandersetzung mit diesen Fragen erleichtert Ihnen die Umsetzung der folgenden Arbeitsschritte.

Anzahl der Kostenstellen bestimmen

Überlegen Sie, welche Anzahl Kostenstellen Sie überhaupt benötigen. Dabei gilt grundsätzlich: je mehr Kostenstellen, desto höher der Genauigkeitsgrad bei der Verrechnung und desto genauer die Kalkulation und die Kontrollmöglichkeiten. Allerdings steigt der Arbeits- und Verwaltungsaufwand mit zunehmender Zahl der Kostenstellen erheblich. Auch der Überblick geht leichter verloren und der Aufwand für Dokumentation und Klärungsbedarf, u. a. bei Falschbuchungen, steigt überproportional an.

In kleineren Betrieben genügen meist 4–10 Kostenstellen. Produktionsbetriebe haben dann i. d. R. die vier Hauptkostenstellen Material, Produktion, Vertrieb und Verwaltung. Bei der Produktion kann überlegt werden, ob eine weitere Untergliederung sinnvoll ist, wenn die Produkte die Fertigungsanlagen in unterschiedlichem Ausmaß beanspruchen. Ähnliches gilt für den Vertrieb, wenn Sie z. B. in verschiedenen Regionen Deutschlands verkaufen. Mit zwei oder drei Vertriebskostenstellen können Sie den Erfolg einzelner Regionen leichter ermitteln und bewerten. Hinzu kommen u. U. noch ein oder zwei unterstützende Bereiche (Hilfskostenstellen), etwa die Arbeitsvorbereitung, die Qualitätssicherung oder das Lager. Eine weitere Untergliederung bringt in kleinen Betrieben häufig keinen nennenswerten Erkenntnisgewinn.

Kostenstellenhierarchie festlegen

Auch wenn eine geringe Anzahl Kostenstellen nicht darauf hindeutet, sollten Sie eine Hierarchie der Kostenstellen festlegen (vgl. Abb. 4). An oberster Stelle steht der Betrieb als Ganzes, dann folgen die Bereiche und anschließend ggf. weitere Kostenstellen. Die Kostenstellenhierarchie können Sie gleichzeitig als strukturierendes Organisationselement verwenden. Mithilfe der übergeordneten "Knotenkostenstellen" können Sie zudem die Gesamtkostenlage eines bestimmten Bereichs beurteilen und entsprechende Auswertungen vornehmen.

Abb. 4: Beispiel einer einfachen Kostenstellenhierarchie

Eingliederung neuer Kostenstellen in Kostenstellenhierarchie

Zur Zielsetzung gehört die Beantwortung der Frage, wie die Zuordnung einer neuen Kostenstelle innerhalb der bestehenden Hierarchie erfolgen soll. Soll die Kostenstelle direkt unterhalb des Gesamtunternehmens eingerichtet werden? Handelt es sich u. U. um eine Stabstelle? Ist die neue Kostenstelle eine Erweiterung oder Detaillierung eines bereits existierenden Bereichs oder einer bereits existierenden übergeordneten Kostenstelle, z. B. Untergliederung Produktion oder Vertrieb? Handelt es sich um eine Projektkostenstelle, die nicht in die Kostenstellenhierarchie eingegliedert werden soll? Die Kostenstellenhierarchie sollte im Idealfall bereits Unter- und Überordnungen (Knotenkostenstellen) transparent machen.

Wenn Sie in Ihrem Betrieb erstmalig Kostenstellen einrichten, sollten Sie zuerst einen Kostenstellenplan einrichten und diesen zusammen mit Ihrem Geschäftsführer und den Führungskräften besprechen und gemeinsam verabschieden (vgl. Abb. 5). Schließlich legen Sie mit der Kostenstellenhierarchie und -einteilung fest, wie Sie die Kosten später auf die Produkte verrechnen ( interne Leistungsbeziehungen von allgemeinen Kostenstellen und Weiterverrechnung der Kosten der Hauptkostenstellen).

Abb. 5: Beispiel für einen Kostenstellenplan (Auszug)

2.2 Bezeichnung, Nummer und Typ festlegen

Im nächsten Schritt müssen Sie eine eindeutige Bezeichnung für jede Kostenstelle finden. Dabei können und sollen Sie sich durchaus an gängigen Organisationsbezeichnungen orientieren, z. B. Personalabt...