Kostenstellen: Vorgehensweise bei der Einrichtung und Änderung

Einführung

In der Kostenrechnung werden Kostenstellen als organisatorische Einheiten oder Orte im Unternehmen beschrieben, an denen die (Gemein-)Kosten entstehen. In diesem Zusammenhang sind folgende Fragen zu beantworten:

Nach welchen sinnvollen Kriterien sollen Kostenstellen überhaupt angelegt werden?

Welche vorbereitenden Arbeiten sind notwendig und sinnvoll?

Auf welche konkreten organisatorischen Bedingungen muss bei der Einrichtung, Änderung oder Löschung geachtet werden?

Welche Abstimmungsarbeiten innerhalb des Betriebes sind notwendig?

Was muss passieren, wenn eine neue Kostenstelle eingerichtet, Änderungen bei einer bestehenden Stelle vorgenommen oder eine Kostenstelle gelöscht werden soll?

Wie kann verhindert werden, dass es in größerem Umfang zu Fehlbuchungen kommt?

Der vorliegende Beitrag beantwortet diese und weitere Fragen, damit es bei der Einrichtung und Änderung von Kostenstellen, aber auch bei der Erweiterung des aktuellen Kostenstellenrahmens nicht zu unvorhergesehenen Problemen kommt.

1 Kriterien für das Anlegen von Kostenstellen

Kostenstellen sind die Orte, an denen die (Gemein-)Kosten im Betrieb entstehen. Sie unterteilen ein Unternehmen nach unterschiedlichen Kriterien in geeignete, eindeutig abgegrenzte Abrechnungseinheiten. Als Kostenstellen eignen sich alle Tätigkeits- und Verantwortungsbereiche eines Betriebes, die eine organisatorische Einheit bilden. In der Praxis werden Kostenstellen vor allen Dingen nach folgenden Kriterien gebildet und eingerichtet (vgl. Abb. 1):

Funktionsbereiche

Die Einteilung nach Funktionsbereichen ist in der Praxis am weitesten verbreitet und vergleichsweise einfach umzusetzen. Fast alle Betriebe nehmen diese Untergliederung vor. So besitzen Produktionsunternehmen in der Regel einen Einkauf, eine Produktion, einen Vertrieb, eine Verwaltung oder eine Forschungsabteilung. Ähnlich sind viele Handwerksbetriebe aufgebaut und strukturiert. Bei Dienstleistungsbetrieben gibt es häufig einen Einkauf, einen Servicebereich, einen Verkauf und eine Verwaltung. Bei Handelsunternehmen gibt es ebenfalls einen Verkauf, eine Verwaltung und einen Einkauf.

Räumliche Aspekte

Kostenstellen können auch nach räumlichen Aspekten gebildet werden. Diese Einteilung ist häufig im Vertrieb oder im Einkauf zu finden. Hier spielt die Frage eine Rolle, welche Kosten und Leistungen beim Verkauf oder Einkauf in einer bestimmten Region entstehen. Die Einteilung nach räumlichen Kriterien hat häufig ergänzenden Charakter, wenn es z. B. um den Vergleich von Vertriebskosten in bestimmten Regionen geht. Die räumliche Unterteilung ermöglicht gleichzeitig einen besseren Erfolgsvergleich, wenn Leistungen und Kosten der Regionen gegenübergestellt werden.

Verantwortungsbereiche

Eine Einteilung des Unternehmens in Kostenstellen ausschließlich nach Verantwortungsbereichen ist in der Praxis selten zu finden. In den meisten Fällen decken sich jedoch Funktionen und Verantwortungsbereiche.

Projekte

Auch für die Abwicklung von Projekten können Sie Kostenstellen einrichten. Wenn Sie nur wenige und kleinere Projekte umsetzen, genügt meist eine Kostenstelle, auf der Sie die Projekte in Summe abrechnen. Dann besteht aber nicht die Möglichkeit, den Erfolgsbeitrag eines einzelnen Projekts direkt zu erkennen. Bei größeren und/oder zahlreicheren Projekten sollten Sie eine eigene Kostenstelle für jedes Projekt bilden. Ergänzen Sie diese um eine "Knotenkostenstelle", in der die Ergebnisse aller Projekte addiert und in Summe aufgeführt werden. So können Sie den Erfolg eines einzelnen Projektes durch Gegenüberstellung von Erlösen und Kosten direkt erkennen und gleichzeitig haben Sie einen Überblick über den Erfolgsbeitrag aller Projekte in Ihrem Betrieb.

Funktionale Einteilung

Grundsätzlich sollten Sie die Unterteilung Ihres Unternehmens in Kostenstellen nach funktionalen Aspekten vornehmen und darauf achten, dass sich die Verantwortlichkeiten und Funktionen decken. In bestimmten Bereichen bietet es sich an, zusätzlich noch eine räumliche Differenzierung vorzunehmen, etwa im Vertrieb, der u. a. nach regionalen, nationalen oder internationalen Aspekten weiter untergliedert werden kann. Auch hier müssen Sie auf eine eindeutige Zuordnung der Verantwortlichkeiten achten.

Kostenstellentypen

Bei der Einteilung Ihres Betriebes bzw. beim Anlegen von neuen Kostenstellen sollten Sie auch den Typ der Kostenstelle festlegen:

• Hauptkostenstellen sind Kostenstellen, die die auf ihnen gesammelten Gemeinkosten mithilfe von Zuschlagssätzen auf die Produkte oder andere Kostenträger verrechnen. Typische Hauptkostenstellen in kleineren Betrieben sind Einkauf/Materialwirtschaft, Produktion, Verwaltung und Vertrieb. Selbstverständlich sind hier weitere Untergliederungen möglich, im Produktionsbereich z. B. Drehen, Fräsen, Schleifen, Lackieren und Montage. Vor allem im Vertrieb besteht die Möglichkeit, Kostenstellen nach räumlichen Aspekten zu bilden (vgl. Abb. 2). In der Verwaltung kann u. a. in Leitung, Buchhaltung, Controlling, Personalwesen oder IT unterschieden werden, wobei letzterer Bereich auf Grund seiner Bedeu...