Kommunikationskosten / 9 Wie lassen sich Kommunikationskosten steuern?

Vor dem Hintergrund sich dynamisch verändernder Kommunikationskosten ist eine exakte Steuerung unabdingbar. Eine gute Möglichkeit, Kommunikationskosten abzubilden und zu anderen Kosten ins Verhältnis zu setzen, sind Kennzahlen. Geeignete Kennziffern (jeweils Plan- und Istwerte) sind z. B:

• Kommunikationskosten je Mitarbeiter,
• Verhältnis von variablen und fixen Kostenbestandteilen,
• Kommunikationskosten je Anschluss
• Kommunikationskosten je Produkt (z. B. in Dienstleistungsunternehmen),
• Kommunikationskosten pro Quadratmeter (z. B. Handel),
• durchschnittliche Gesprächsdauer je Mitarbeiter/Abteilung,
• Kommunikationskosten je Medium (z. B. Telefon, Mobilfunk, Internet, Video-Conferencing) oder
• Anteil der Kommunikationskosten an den Gesamtkosten.

Eine Gegenüberstellung mehrerer Abrechnungsperioden erhöht die Aussagekraft von Kennzahlen, da so z. B. Trends und Entwicklungen transparent und schneller erkennbar werden. Um die Änderungen nachvollziehbar zu machen, sollten bei allen größeren Abweichungen (positiv wie negativ) ergänzende Erläuterungen hinzugefügt werden.

Ein weiteres Hilfsmittel für die Steuerung der Kommunikationskosten kann eine Checkliste sein, die auf besondere Fragestellungen zu diesem Kostenblock eingeht. Sie sorgt dafür, dass keine Themengebiete vergessen oder vernachlässigt werden.