Kennzahlen zur Steuerung der Beschaffung - Mit Excel-Arb ... / 2.3.1 Kennzahlenauswahl Einkauf

Kennzahl	Formelvorschlag	Erläuterungen / Aussage
Einkaufsvolumen (Materialeinsatz	Einkaufsvolumen * 100 / Umsatz	Steigt das Einkaufsvolumen über mehrere Jahre schneller als der Umsatz, ist das oft ein Gefahrensignal. Wird nichts unternommen, sinken Rohertrag und Gewinn und die Liquidität wird belastet. In der aktuellen Situation mit regelmäßigen Preissteigerungen sollte überlegt werden, die Kennzahl zweizuteilen: In eine Mengen- (z. B. Einkaufsmenge * 100 / Absatzmenge) und eine Volumenkomponente (Einkaufsvolumen in EUR* 100 / Umsatz). So lässt sich besser erkennen, wodurch Veränderungen verursacht werden. Bleibt z. B. die Mengenkomponente stabil, funktioniert der Produktionsprozess i. d. R. gut und man hat "nur" ein Kostenproblem. Hier gilt es u. a. nach Möglichkeiten zu suchen, die Steigerungen an den Kunden weiterzugeben.
Vom Einkauf verantwortetes Volumen	Bestellvolumen durch Einkauf * 100 / Einkaufsvolumen	Je mehr Bestellvolumen durch den Einkauf abgewickelt werden, desto besser. Faustregel: möglichst deutlich über 95 %. Mit der Bündelung von Volumen ist es auch heute noch möglich, zumindest stabiler bleibende Beschaffungspreise zu erhalten, da man mehr Volumen ordert. Je kleiner das Volumen, desto unattraktiver ist man für einen Anbieter in der Regel. Zum anderen werden andere Mitarbeiter entlastet und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Es sollten Ausnahmen definiert werden, in denen "freihändige" Käufe ohne die Beschaffung möglich sind. Beispielsweise macht es in einem Handwerksbetrieb selten Sinn, wenn ein Monteur vor Ort ein Teil benötigt und sich an den Einkauf wenden muss, wenn er es direkt im Baumarkt erwerben und so seine Arbeit unmittelbar fortsetzen kann. Ggf. muss geprüft werden, wie es möglich ist, z. B. Monteure besser bzw. vollständig mit nötigem Material und Werkzeugen auszustatten.
Liefertermintreue Lieferanten	Anzahl pünktlicher Lieferungen * 100 / Gesamtzahl Lieferungen	Ein wichtiger Indikator für die Zuverlässigkeit von Lieferanten: Halten diese zugesagte Termine ein? Gibt es (nachvollziehbare) Gründe, wenn es zu verspäteten Lieferungen kommt? Sind die Gründe nicht nachvollziehbar? Kommt es in der Folge zu Verspätungen im eigenen Unternehmen?
Reklamationsquote Lieferungen	Anzahl reklamierte Lieferungen* 100 / Gesamtzahl Lieferungen	Ein wichtiger Indikator für die Qualität gelieferter Produkte oder Waren: Welche Anbieter liefern (weit gehend) fehlerfrei? Welche haben größere Probleme mit ihren Produkten? Wo gibt es ggf. andere Reklamationen, z. B. wegen Lieferterminen oder Verstößen gegen vertragliche Vereinbarungen, etwa, weil bereits zugesagte Lieferungen an Dritte versendet werden, die kurzfristig einen höheren Preis bieten?
Preissteigerungsrate	Anteil von Beschaffungsgütern mit Preissteigerungen * 100 / Gesamtzahl Beschaffungsgüter	Mit der Kennzahl kann geprüft werden, ob es Preissteigerungen auf breiter Front gibt oder ob sich die Preissteigerungen auf einzelne Segmente beschränken. Steigen die Preise wie im Moment in fast allen Bereichen, ist es oft sinnvoll, die Lager- und Sicherheitsbestände aufzustocken.
Versorgungssicherheit / Lieferfähigkeit	Anteil fristgerechter Lieferungen an die Produktion * 100 / Gesamtzahl Lieferungen	Zeigt, ob und in welchem Umfang der Einkauf in der Lage ist, die Produktion mit den nötigen Teilen zu beliefern. Kommt es zu Stockungen in der Produktion, können auch Kunden nicht oder nur teilweise bedient werden; es kann zu Absprüngen kommen. Bei niedrigen oder sinkenden Werten (Faustregel: ab < 97-98 %) muss den Ursachen nachgegangen werden: Handelt es sich um Probleme, die durch den Einkauf verursacht werden? Ist die Produktionsplanung von hoher Qualität? Kommt es durch den Vertrieb zu Schwierigkeiten, etwa wenn dessen Planungen zu ungenau sind?
Zahlungszieleinhaltung	Zahlungen unter Einhaltung von Zahlungszielen (inkl. Skonto) * 100 / Gesamtzahl Zahlungsvorgänge	Kennzahl gewinnt in Zeiten, in denen Lieferanten mehr Macht gewinnen, höhere Bedeutung. Die konsequente Einhaltung von Zahlungszielen dient u. a. der Lieferantenpflege, ist aber auch ein Indikator für die Qualität von Buchhaltung und Einkauf.
Einkaufskosten	Einkaufskosten (z. B. Kostenstellen Einkauf) * 100 / Gesamtkosten	Hinweis auf die Effizienz des Einkaufs und dessen Prozesse sowie ggf. Automatisierungsgrad. Der Wert sollte mindestens stabil bleiben bzw. über einen längeren Zeitraum möglichst sinken.
Kosten je Bestellvorgang	Einkaufskosten (z. B. Kostenstellen Einkauf) / Anzahl Bestellungen	Indikator für die Effizienz des Einkaufs. Je geringer die Kosten je Vorgang, desto besser. Sinken sie über einen längeren Zeitraum, deutet das auf gute Prozesse und Organisation im Einkauf hin. Bestellkosten liegen oft über 100 Euro je Vorgang. Daher sollten Bestellungen mit geringem Wert vermieden oder in der Anzahl möglichst reduziert werden.
Rahmenvertragsquote	Einkaufsvolumen mit Rahmenverträgen * 100 / Gesamt-Einkaufsvolumen	Mit Rahmenverträgen lässt sich zum einen die Versorgung über eine...