Kennzahlen zur Steuerung der Beschaffung - Mit Excel-Arb ... / 1 Besonderheiten und Herausforderungen im Einkauf und im Einkaufscontrolling

Der klassische Einkauf hat vereinfacht ausgedrückt die Aufgabe, die für die Produktion und den Verkauf von Produkten benötigten Waren, Materialien und Rohstoffe zu beschaffen. Dabei gibt es zahlreiche Bedingungen, die beachtet bzw. erfüllt sein müssen:

1. Die Beschaffungsgüter müssen zu den Zeitpunkten uneingeschränkt zur Verfügung stehen, an denen sie von Produktion oder Verkauf benötigt werden; es darf keine Engpässe oder Verzögerungen geben.
2. Die Güter müssen von hoher Qualität sein und es sollte wenig Mängel oder Beanstandungen geben.
3. Sie müssen zu günstigen Preisen und Konditionen beschafft werden.
4. Es muss eine ausreichende Zahl geeigneter Lieferanten geben, die die gestellten Anforderungen erfüllen.

Daraus leiten sich für Einkäufer in den Betrieben vor allem folgende Ziele ab:

1. Sicherstellung der Versorgung, z. B. durch bedarfsbezogene Bestellungen sowie "ausreichend" hohe Lager- und Sicherheitsbestände
2. Sicherstellung günstiger Konditionen, z. B. durch Abnahme großer Mengen
3. Schnelle Bezahlung der Lieferanten, insb. wenn Skonto gewährt wird.

Doch die Ziele des Einkaufs können zumindest in Teilen den Gesamtzielen des Unternehmens widersprechen. Denn sie bedeuten u. a. ein Ansteigen der Bestände, eine Zunahme spezifischer Risiken wie Schwund oder Überalterung sowie geringe Lieferantenverbindlichkeiten, was aus Sicht des Gesamtunternehmens und des Controllings ungünstig ist (z. B. Verschlechterung des Working-Capitals, Belastung der Liquidität). Hinzu kommen steigende Nebenkosten, weil z. B. Versicherungsprämien und Lagerkosten steigen. In der Folge können höhere Logistikkosten entstehen, wenn mehr Lieferungen als bisher erforderlich sind und hier die Kapazitäten knapp sind. Im Beitrag werden Einkauf und Logistik auf Grund der engen Verflechtung zusammen betrachtet und die Begriffe synonym verwendet.