Kassenführung: Besonderheiten bei Gaststätten / 7 Aufbewahrungsfristen

Kassenführungsunterlagen sind, wie die Unterlagen der Finanzbuchführung grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren, soweit sie steuerlich von Bedeutung sind.^[1] Das gilt für Tagesendsummenbons, Kassenbücher, Waren- und Kellnerberichte, aber auch für Organisationsunterlagen, wie Programmierprotokolle (Erstprogrammierung und Programmieränderungen), Bedienungsanleitungen u. a. Bei Einsatz eines PC-Kassensystems erfasste und gespeicherte Einzeldaten sind ebenfalls für 10 Jahre aufbewahrungspflichtige digitale Grundaufzeichnungen.^[2]

Zu den sonstigen für die Besteuerung relevanten Unterlagen zählen Speise- und Getränkekarten, Preislisten, Aktenvermerke und Notizzettel. Solche Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren.^[3] Theoretisch gesehen, gehören sogar Bierdeckel, die mit entsprechenden Vermerken versehen sind, zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Allerdings ist davon auszugehen, dass diese niemand mehr sehen will.

[1] § 147 Abs. 1 Nr. 1 i. V. m. Abs. 3 Satz 1 AO.

[2] § 147 Abs. 1 Nr. 1 i. V. m. Abs. 3 Satz 1 AO, BFH, Urteile v. 16.12.2014, X R 42/13, X R 29/13, X R 47/13.

[3] § 147 Abs. 1 Nr. 5 i. V. m. Abs. 3 Satz 1 AO; vgl. auch FG Baden-Württemberg v. 13.5.1997, 6 K 273/96.