Invoice-to-Pay-Prozess (I2P): Kennzahlbasierte Steuerung ... / 2 Soll-Konzeption und Digitalisierung des Invoice-to-Pay-Prozesses als Grundpfeiler

Nachdem mittels Zielbilderstellung und Entwicklung der Finance Roadmap grundlegende Annahmen getroffen und relevante Voraussetzungen definiert wurden, konnte in die Soll-Konzeption und Digitalisierung des Invoice-to-Pay-Prozesses operativ gestartet werden. Konkret stellte dabei ein Prozess-Design den ersten Schritt dar, auf dessen Basis weitere prozessuale, organisatorische und system-basierte Anforderungen abgeleitet werden konnten.

1. Prozess-Design

   Den Ausgangspunkt des Prozess-Designs stellte eine "Greenfield"-basierte Konzeption des zukünftigen Soll-Invoice-to-Pay-Prozesses entlang der drei Subprozesse Rechnungserfassung, Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe dar (siehe Abbildung 2). Bei dieser Prozesskonzeption waren wesentliche Merkmale des Soll-Prozesses zu beachten. Zum einen sind das Empfangen und initiale Erfassen von Eingangsrechnungen an einem zentralen Standort (zentraler Rechnungseingang) relevant, um eine hohe Prozessdisziplin etablieren zu können. Zum anderen sollte das Handling von Rechnungen mit Bestellbezug durch definierte Rechnungsgruppen im Einkauf, welche anhand Einkäufergruppen strukturiert sind, berücksichtigt werden. Um eine reibungslose Implementierung sowie die Verankerung des Soll-Prozesses in den laufenden Betrieb sicherstellen zu können, wurde die konzeptionelle Prozessqualität mittels organisatorischer Sonderfälle anschließend erprobt und angepasst.

   Abb. 2: Prozess mit den drei wesentlichen Sub-Prozessen Rechnungserfassung, -prüfung und -freigabe

2. Organisatorisches Rahmenwerk

   Nachdem das Prozess-Design abgeschlossen wurde, rückte das organisatorische Rahmenwerk in den Fokus. Denn nur wenn dieses Rahmenwerk mitkonzipiert und betrachtet wird, kann ein Soll-Prozess-Design im Kontext einer integrierten Unternehmenssteuerung den gewünschten Reifegrad erreichen. Als Konsequenz mussten daher bei P&T noch weitere Aufgaben erfüllt werden. Dazu zählte unter anderem die Etablierung dedizierter Prozessrollen, welche in einer klaren Beschreibung der damit verbundenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten entlang des Prozesses mündete (siehe Abbildung 3). Außerdem wurden in einer Bestellrichtlinie und Kontierungsrichtlinie Anforderungen verankert, die (a) einen hohen Anteil an Rechnungen mit Bestellbezug erreichen und (b) durch ein strukturiertes Bestellwesen die Ableitung von Rechnungswesen- und Controlling-relevanten Kontierungen gewährleisten. Die Definition des organisatorischen Rahmenwerkes schließt die Validierung und Verfeinerung der bestehenden Unterschriftenrichtlinie ab, um die Anforderungen der internen Kontrollsysteme und des Wirtschaftsprüfers zu erfüllen.

   Abb. 3: Übersicht zu Prozessrollen und -kompetenzen

3. Implementierung

   Auf Basis des Soll-Prozesses sowie des definierten organisatorischen Rahmenwerkes wurde in der folgenden Phase die Implementierung des Prozesses im Kontext von SAP S/4HANA initialisiert. Diese Implementierungsphase kann in unterschiedliche Eckpunkte, die als Leitfaden für das Vorgehen angesehen wurden, unterteilt werden.

   1. Zuerst fand ein strukturierter, formalisierter Auswahlprozess eines OCR-gestützten Tools zur Rechnungserfassung mit begleitenden Workflow-Funktionalitäten inkl. des geeigneten Implementierungspartners statt.
   2. Im nächsten Schritt erfolgte die technische Abbildung des Soll-Prozesses in SAP S/4HANA und die Einführung des OCR-gestützten Tools.
   3. Ebenso relevant war die Umsetzung der notwendigen organisatorischen Veränderungen, wie die Bildung der Rechnungsgruppen oder das Etablieren der zentralen Stelle für Eingangsrechnungen.
   4. Die Durchführung mehrerer Testphasen und intensiver Trainingsphasen war erforderlich, um etwaige Fehler oder Lücken frühzeitig aufzudecken.
   5. Die Implementierungsphase schloss der Go-Live-Support inkl. Hypercare ab, um die komplett neu aufgesetzten Prozesse im Betrieb initial zu verankern.