Rz. 101
Es ist möglichst frühzeitig ein Inventurleiter einzusetzen, der für die Vorbereitungsmaßnahmen und die ordnungsmäßige Durchführung der Inventur verantwortlich ist.[1] Der Inventurleiter bestimmt die Aufnahmeleiter in den einzelnen Aufnahmebereichen, die die weitere Einteilung des Aufnahmepersonals vornehmen und zur Beantwortung auftretender Fragen zur Verfügung stehen sowie die Kontrolle in den jeweiligen Verantwortungsbereichen durchführen.
Rz. 102
Als Aufnahmeprüfer sollten Mitarbeiter des Rechnungswesens beteiligt werden, die später die Aufnahmelisten für Bewertungszwecke aufzuarbeiten haben, da sie auf eindeutige Inventurbezeichnungen und für eine einwandfreie Bewertung auf ausreichende Angaben angewiesen sind. Mit der Aufnahme selbst sollten sie jedoch zur Sicherung des Prinzips der Funktionstrennung nicht betraut werden, wenn sie für die Verwaltung der Bestände verantwortlich sind.[2]
Rz. 103
Die zu bildenden Inventuraufnahmegruppen umfassen in der Regel 2 Personen (4-Augen-Prinzip), wobei der eine als "Ansager" und der andere als "Aufschreiber" für die eigentliche Bestandsaufnahme zuständig ist. Der "Ansager", der die Bestandsaufnahme durchführt, sollte über ausreichende Waren- und Fachkenntnisse verfügen. Beide müssen gegenseitig kontrollieren, ob der "Aufschreiber" die Ansagen richtig in die Aufnahmelisten/mobilen Erfassungsgeräte übernimmt und ob der "Ansager" die Bestände ordnungsgemäß erfasst.[3]
Rz. 104
Da die reibungslose und ordnungsgemäße Durchführung der Inventur vom Engagement und der Qualifikation des Aufnahmepersonals abhängt, sollten die eingesetzten Hilfskräfte über die Bedeutung ihrer Tätigkeit aufgeklärt werden, um die Voraussetzungen für ein gewissenhaftes Arbeiten zu schaffen.[4] Die Sorgfalt der Aufnahme kann weiter verbessert werden, wenn dem Aufnahmepersonal bekannt ist, dass Kontrollgruppen, z. B. Mitarbeiter der Revisionsabteilung, eingesetzt werden, die bereits während der laufenden Inventur Kontrollzählungen vornehmen. Die Kontrollzählungen lassen sich in eine wert- oder engpassorientierte Auswahl unterteilen. Bei der wertorientierten Auswahl werden insbesondere die Mengen nachgezählt, die einen großen Wertanteil haben, da nach der 80:20-Faustregel 20 % der Menge ca. 80 % des Lagerwertes ausmachen. Hingegen werden bei der engpassorientierten Auswahl die Bestände überprüft, die bei Aufnahmefehlern erhebliche Störungen des Betriebsablaufes hervorrufen können.[5]
Rz. 105
Um den Kontrollzweck der Inventur sicherzustellen, sollte die Einhaltung des Grundsatzes der Funktionstrennung eingehalten werden. Dies bedeutet, dass diejenigen Mitarbeiter, die mit der körperlichen Verwaltung oder Bestandsführung der jeweiligen Bestände betraut sind, nicht bei der Aufnahme eingesetzt werden. Weiterhin sollten bei der Vorbereitung, Durchführung und Kontrolle der Inventur nichtleitende Angestellte des Unternehmens, die unmittelbare Verantwortung für die aufzunehmenden Bestände haben, eingesetzt werden. Allerdings muss sichergestellt sein, dass ausreichend fachkundiges Personal bei der Inventur zugegen ist, um eine zutreffende Bezeichnung der Bestände sicherzustellen.[6]
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