Hybrides Projektmanagement: Analoge und digitale Medien ... / 5 Erfolgsfaktoren für Online- oder hybride Sessions

Online- und hybride Sessions müssen gut geplant und vorbereitet werden. Dazu gehören neben der passenden Infrastruktur auch der Ablauf und die Struktur, die benutzten Tools und Templates sowie die Fähigkeiten und das Training des Moderators.

Infrastruktur

• Gute Audioverbindungen und wenn möglich Headsets.
• Webcams für die nonverbale Kommunikation sollten eingeschaltet und vom Moderator beachtet werden. Nutzung der Webcams zur Abstimmung, z. B. Daumen hoch für ein OK oder Handheben zur Abstimmung.
• Interaktives Whiteboard (z. B. Microsoft Surface oder Samsung Smart Signage).
• Testen Sie alles vorher.

Ablauf und Struktur

• Die Workshops brauchen eine klare Struktur, die allen Teilnehmern klar ist, damit die Übersicht nicht verloren geht.
• Die Aktivierung der Teilnehmer ist schwieriger. Mehrere kurze, definierte Pausen können sinnvoll sein.
• Maximal 1 Stunde Sitzungen gefolgt von einer 30-minütigen Pause. Ideal: 2 Sitzungen, insgesamt 2,5 Stunden.
• Timeboxing ist wichtig. Der gesamte Ablauf und die Methoden sollten in kleinere Stücke (z. B. 5–10 Minuten) zerlegt werden und ein Timer gestellt werden, sodass der Prozess konzentriert bleibt. Genug Zeit für das Präsentieren der Gruppenergebnisse einrechnen.

Tools und Templates

• Verwenden von digitalen Whiteboards (z. B. Mural, Miro, Conceptboard etc.). Übrigens können mithilfe der Post-it-App auch handgeschriebene Post-ist digitalisiert und in digitale Whiteboards integriert werden.
• Die Diskussion und das Sammeln der Ansichten werden durch vordefinierte Templates erleichtert. Diese Templates sollten für alle Teilnehmer einfach verständlich sein.

Fähigkeiten des Moderators

• Der Moderator muss mit der Infrastruktur und der Technik vertraut sein.
• Mitarbeiter/Teilnehmer reagieren in digital spaces oft zurückhaltender als in Meeting-Räumen vor Ort. Der Moderator/Facilitator muss daher ein gutes Gespür für die Teilnehmer haben und sie motivieren, sich aktiv zu beteiligen.
• Der Moderator muss sicherstellen, dass sich alle Teilnehmer einbringen können und alle noch aktiv dabei sind. Die Herausforderung bei hybriden Teams besteht darin, dass sie dazu neigen, virtuell teilnehmende Kollegen auszuschließen.
• Bei größeren (oder wichtigeren) Workshops kann es sinnvoll sein, einen "Techniker" oder Co-Facilitator zu definieren, der sich um die richtige Kamera-Einstellung und die Handhabung der interaktiven oder digitalen Whiteboards kümmert.
• Im Vorfeld des Workshops größere Gruppen in kleinere Break-Out-Teams aufteilen. (Bildung von Gruppen on-the-fly vermeiden).