Hybrides Projektmanagement: Analoge und digitale Medien ... / 4 Optimierte Durchführung von Meetings und Workshops

Vor jeder Interaktion in der Gruppe muss sich der Organisator fragen, welches Interaktionsformat am geeignetsten ist, um die Ziele zu erreichen und die Zeit aller Beteiligten möglichst effizient zu nutzen.

Dabei sind drei unterschiedliche Varianten möglich:

• Rein digitale, virtuell ausgeführte Meetings und Workshops (online): Dabei sind alle Teilnehmenden online an einem Computer (oder Mobiltelefon).
• Traditionelle, vor Ort durchgeführte Meetings und Workshops (mit physischer Präsenz): Alle Teilnehmenden sind vor Ort im selben Raum physisch präsent.
• Hybride Meetings und Workshops: Ein Teil der Teilnehmer ist vor Ort (onsite) und der andere Teil nimmt remote (virtuell) teil. Analoge und digitale Elemente werden kombiniert (vgl. auch ARDO-Modell.

Gerade auch das Projektcontrolling sollte sich seiner Rolle bewusst sein, für ein optimales Umfeld für die Projektdurchführung zu sorgen. Dazu gehört auch die Wahl der geeigneten Interaktionsformate. Viele der bisher traditionell, also mit physischer Präsenz, durchgeführten Projektmeetings könnten ohne erhebliche Qualitätseinbußen rein online durchgeführt werden. In manchen Fällen ist auch eine Kombination besser (hybride Meetings oder Workshops).

Während der Corona-Krise wurde diese Entscheidung von außen vorgenommen und alle Meetings und Workshops mussten online (rein digital, virtuell) durchgeführt werden, mit der Folge, dass nur übrig blieb, das Beste daraus zu machen. Nach der Corona-Krise kann diese Entscheidung aktiv selber getroffen werden. Diese Entscheidung sollte die Aspekte der Zeit, Kosten und Qualität (Zielerreichung) betrachten.

Für die Entscheidung können folgende Kriterien helfen:

• Meeting-Typ;
• Workshop-Typ;
• Teilnehmer;
• Zeitdauer (Verhältnis Anreisezeit zu Interaktionsdauer);
• Moderator und Erfahrungen.

Die folgende Tabelle gibt ein Anhaltspunkt, um die Entscheidung zu erleichtern.

Durchführungsart und Entscheidungskriterien
Rein digitale, virtuelle (online) Meetings und Workshops	traditionelle, vor Ort Meetings und Workshops	Hybride Meetings und Workshops
typischerweise Remote, Digital	typischerweise Analog, Onsite	gesamtes ARDO-Feld
Meeting-Typ
Einfache Projekt-Entscheidungsmeetings	Wichtige Projekt-Entscheidungen Komplexe Themenstellungen	Wichtige Projekt-Entscheidungen Komplexe Themenstellungen mit Einbezug externer Experten und/oder virtuellen Teilnehmern (TN)
Strukturierte Präsentationen (1 to many), z. B. Statusmeetings, Informationsmeetings	(Chaotische oder Ad-hoc-Diskussionen ohne Agenda (sind sowieso zu vermeiden))	Projektmeetings mit den Entscheidern vor Ort und den Inputgebern oder Zuhörern remote Präsentationen, wenn nicht alle TN vor Ort sein können
Workshop-Typ
Workshops mit wenigen Teilnehmern (<7) oder sehr vielen Teilnehmern (>30) in vordefinierten Untergruppen	Workshops in größeren Gruppen, die situativ aufgeteilt werden (ca. 7–29)	Workshops mit virtuellen Teilnehmern In größeren Gruppen, die vorab schon aufgeteilt werden
Workshops mit klarer Struktur, Ablauf und Templates, gut planbar	Flexible Struktur erforderlich Keine Templates, offene Diskussion	Workshops mit definiertem Ablauf, der situativ angepasst werden kann Templates definiert
Workshops zur Ideenfindung mit Post-ist	Workshops mit physischen Modellen, Prototyping zur kreativen Problemlösung	Workshops mit physischen Modellen übertragen per Video. Erfahrungen per Video teilen/beobachten. Teilweise digitales Prototyping zur kreativen Problemlösung
Teilnehmerinteraktion
Teilnehmer kennen sich bereits gut. Vertrauen vorhanden	Teilnehmer kennen sich weniger gut. Kennenlernen und Vertrauensaufbau wichtig	Teilnehmer kennen sich teilweise. Verbindung vertiefen
Kommunikation zwischen den Teilnehmern nicht wichtig	Soziale Interaktion zwischen den Teilnehmern wichtig	Soziale Interaktion zwischen den Teilnehmern teilweise wichtig
Zeitdauer (Verhältnis Anreisezeit zu Interaktionsdauer)
Lange Anreisezeiten	Kurze Anreisezeiten. Teilnehmer sind bereits vor Ort	Einige Teilnehmer mit längerer Anreise nehmen virtuell teil. Andere Teilnehmer vor Ort
Kurze Meetings oder Workshops	Längere Meetings oder Workshops	Längere Meetings oder Workshops
Anforderungen an Moderator und Teilnehmer
Teilnehmer und Moderator sehr erfahren. Viel Erfahrung mit Online-Tools	Teilnehmer und Moderator wenig erfahren. Wenig Erfahrung mit Online-Tools	Teilnehmer und Moderator sehr erfahren. Erfahrung mit Online-Tools. Ggf. mit Co-Moderator
Infrastruktur vorhanden und getestet	Infrastruktur, Netzwerkanbindung fraglich	Infrastruktur vorhanden und getestet

Tab. 4: Entscheidungstabelle für rein digitale, traditionelle vor Ort oder hybride Meetings und Workshops

Auch wenn von der logischen Entscheidung her ein analoger Workshop bevorzugt wäre, ist davon auszugehen, dass in Zukunft aus verschiedenen Gründen die Workshops hybrid durchgeführt werden müssen.