Homeoffice im Rechnungswesen / 2.4 Kommunikation

Der Austausch von Daten in digitalen Anwendungen ist eine mögliche Form der Kommunikation im Homeoffice. Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass auch andere Kontakte mit den internen und externen Partnern problemlos möglich sind. Dazu gehört der einfache Zugriff auf eingehende Mails im System des Unternehmens. Die telefonische Erreichbarkeit der Mitarbeiter im Homeoffice muss sichergestellt sein.

Hinweis

Keine privaten Adressen

Bei der Kommunikation im Homeoffice läuft die Identifikation des Mitarbeiters über die Systeme im Unternehmen, nicht über die private Technik des Arbeitnehmers. Das bedeutet, dass Anrufe über die berufliche Telefonnummer laufen, ebenso der Mailverkehr über die Mailadresse des Unternehmens. Die Verwendung der privaten Adressen zur Identifikation des Partners in der Kommunikation ist nicht sinnvoll, da der Mitarbeiter als Teil des Unternehmens handelt, nicht als Privatperson.

Dazu muss im Unternehmen eine leistungsfähige Telefonanlage vorhanden sein, die eingehende Telefonate auf den Anschluss des Mitarbeiters weiterleitet. Dieser Anschluss kann dann wieder privat sein. Außerdem muss bei Anrufen durch den Mitarbeiter im Homeoffice bei externen Partnern die Telefonnummer des Unternehmens als Anruferidentifikation erscheinen. Für den externen Zugriff auf das interne Mailsystem muss es ein funktionierendes Berechtigungssystem geben.

Praxis-Tipp

Temporäre Lösungen

Um die Nutzung privater Identifikationsangaben für die Kommunikation zu vermeiden, können preiswerte Mobilfunkverträge abgeschlossen werden. Auf diese können die eingehenden Anrufe umgeleitet werden, bei abgehenden Anrufen erscheint die neue Mobilfunknummer, nicht die private Nummer des Mitarbeiters. Ist der externe Zugriff auf interne Mailkommunikation nicht möglich, kann eine neue kostenlose Mailadresse eingerichtet werden, über die Mails weitergeleitet werden. Auch hier erscheint die private Adresse des Mitarbeiters nicht.

Für interne und externe Meetings von mehreren Personen, die sich in ihrem jeweiligen Homeoffice befinden, haben sich Videokonferenzen bewährt. So können auch extern arbeitende Mitarbeiter in die Treffen integriert werden. Außerdem eignet sich diese Technik auch gut für Mitarbeitergespräche zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter im Homeoffice. Diese Technik ist daher als Voraussetzung für die Arbeit im Homeoffice zu installieren. Entsprechende Anwendungen können preiswert angeschafft und leicht eingerichtet werden.