Da sich zwischen Geldleistung und Sachbezug steuerlich insbesondere im Bereich der Freigrenze des § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG Unterschiede ergeben, muss bei der Ausgabe von Gutscheinen oder Geldkarten an Arbeitnehmer stets abgrenzt werden, ob eine Geldleistung oder ein Sachbezug vorliegt.
Wie bereits unter Tz. 1.1.1 ausgeführt, ist zunächst dann von einer (nicht begünstigten) Geldleistung auszugehen, wenn der Arbeitnehmer anstelle des Sachbezugs auch eine Geldleistung verlangen kann. Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitgeber letztlich die Sache zuwendet.
Weiterhin liegt dann auch eine Geldleistung und kein begünstigter Sachbezug vor, wenn der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer anstelle der geschuldeten Ware oder Dienstleistung eine Zahlung leistet. Hier handelt es sich um sog. zweckgebundene Geldleistungen oder nachträgliche Kostenerstattungen.[1]
Zweckgebundene Geldleistung und nachträgliche Kostenübernahme[2]
Der Arbeitnehmer hat gegenüber seinem Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn einen Anspruch auf Übereignung eines Fahrrads im Wert von 800 EUR.
a) Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber anstelle des geschuldeten Fahrrads einen Betrag von 800 EUR für den entsprechenden Erwerb.
Lösung: Allein die arbeitsvertragliche Zweckbestimmung macht aus der Geldzahlung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer keinen Sachbezug; es handelt sich hier um eine zweckgebundene Geldleistung.
b) Der Arbeitnehmer erwirbt das Fahrrad und erhält von seinem Arbeitgeber nach Vorlage seines Kaufbelegs den Betrag von 800 EUR erstattet.
Lösung: Allein die arbeitsvertragliche Zweckbestimmung macht aus der Geldzahlung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer keinen Sachbezug; es handelt sich hier um eine nachträgliche Kostenerstattung.
Sofern hinsichtlich der Zahlung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer ein Fall der durchlaufenden Gelder oder des Auslagenersatzes vorliegt, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Vielmehr greift insofern die Steuerbefreiung des § 3 Nr. 50 EStG.
Durchlaufende Gelder sind dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer Geldbeträge vom Arbeitgeber erhält um sie für ihn auszugeben.
Durchlaufende Gelder
Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber aus der Betriebskasse 500 EUR und wird vom Arbeitgeber beauftragt, mit diesem Geld einen Bohrhammer für den Betrieb des Arbeitgebers zu kaufen. Der Arbeitnehmer geht in ein örtliches Fachgeschäft, kauft dort einen entsprechenden Bohrhammer für 449 EUR und bringt ihn in die Werkstatt des Arbeitgebers. Den Restbetrag i. H. v. 51 EUR gibt er dem Arbeitgeber zusammen mit dem Kaufbeleg zurück.
Lösung: Beim Betrag i. H. v. 500 EUR, den der Arbeitnehmer in bar vom Arbeitgeber erhält, handelt es sich nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn, sondern um einen Fall der gem. § 3 Nr. 50 EStG steuerfreien durchlaufenden Gelder. Der Arbeitnehmer hat nämlich für Rechnung des Arbeitgebers Ausgaben getätigt und mit dem Arbeitgeber hierüber im Einzelnen abgerechnet.[3]
Auslagenersatz liegt dann vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Auslagen ersetzt, die der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber verauslagt hat.
Auslagenersatz
Der Arbeitnehmer fährt mit seinem Privat-Pkw zu einem Geschäftstermin. Zu Beginn der Fahrt ist der Tank seines Pkw voll, nach Ende des Geschäftstermins tankt er den Tank wieder voll und bezahlt die Kosten der Tankfüllung i. H. v. 55,50 EUR. Mit dem Tankbeleg geht er am nächsten Tag zu seinem Arbeitgeber und bekommt von diesem den Tankbetrag i. H. v. 55,50 EUR erstattet.
Lösung: Beim Betrag i. H. v. 55,50 EUR, den der Arbeitnehmer in bar vom Arbeitgeber erhält, handelt es sich nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn, sondern um einen Fall des gem. § 3 Nr. 50 EStG steuerfreien Auslagenersatzes. Der Arbeitgeber hat nämlich dem Arbeitnehmer Auslagen erstattet, die dieser im Interesse des Arbeitgebers gezahlt hat.
Gem. § 3 Nr. 50 EStG steuerfreier Auslagenersatz bzw. steuerfreie durchlaufende Gelder liegen nicht vor, wenn ein Eigeninteresse des Arbeitnehmers an den bezogenen Waren oder Dienstleistung, die letztlich durch den Arbeitgeber bezahlt werden, besteht. Von einem eigenen Interesse des Arbeitnehmers ist auszugehen, wenn die Waren bzw. Dienstleistungen für den privaten Gebrauch des Arbeitnehmers bestimmt sind.
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