Grundelemente von Objectives and Key Results / 2.4 OKR-Zyklus – Wie setzt man OKR?

Ein wesentliches Kernelement zur Anwendung der OKR-Methode innerhalb von Unternehmen besteht in einem zyklischen Vorgehen hinsichtlich Definition, Reflektion und Überwachung von OKR (vgl. Abb. 5). Wie in vorherigen Abschnitten bereits herausgestellt, ist diesem Zyklus die Festlegung von Unternehmensvision und -mission, welche nicht nur Ausgangspunkt, sondern vielmehr übergeordneten Orientierungsrahmen des OKR-Zyklus bilden, vorgelagert. Vision und Mission haben in der Regel einen Zeithorizont von ca. drei bis fünf Jahren. Auf dieser Grundlage werden weiterführend Strategie und langfristige Ziele abgeleitet, welche einen zeitlichen Fokus von ein bis drei Jahren umschließen. Daran knüpfen der eigentliche Startpunkt eines OKR-Zyklus an – die Definition von OKR, welche überwiegend auf eine Laufzeit von drei bis vier Monaten ausgerichtet sind. Langfristige Ziele stellen demnach ein Bindeglied zwischen übergeordneter Vision und Objectives dar.

Abb. 5: OKR-Zyklus

Der Kern des OKR-Zyklus umfasst folgende vier Elemente: OKR Planning, OKR Weeklys, OKR Reviews und OKR Retrospective. OKR Planning beinhaltet dabei die grundlegende Planungsphase und somit die Festlegung von im nächsten Zyklus zu verfolgenden Objectives und Key Results. Die Planung findet kurz vor Beginn des eigentlichen OKR-Zyklus und unter Berücksichtigung von Vision, Mission, Strategie und langfristigen Zielen statt.

OKR Planning erstreckt sich in der Regel über einen Zeitraum von zwei Wochen und hat die Zusammensetzung von konkreten OKR Sets zum Ziel. Neben einer Neudefinition von Sets ist auch die Einbindung der OKR Backlist möglich. Diese beinhaltet bislang noch nicht bearbeitete Objectives, welche aufgrund ausgeprägter Relevanz für die entsprechende Organisationseinheit dennoch schrittweise umzusetzen sind.

Die Ableitung und Definition von OKR erfolgt in Abhängigkeit zu Realisierbarkeit sowie Sinnhaftigkeit unter anderem aufgrund von Unternehmensgegebenheiten auf verschiedenen Leistungsebenen. Grundsätzlich lässt sich dabei zwischen zwei Ansätzen unterscheiden, welche parallel zueinander existieren können – im Fokus beider steht in der Regel sicherzustellen, dass abgeleitete OKR im Ergebnis in Einklang mit langfristigen Unternehmenszielen, Strategie, Mission und Vision stehen. So können zum einen Leistungseinheiten die Ableitung ebenenspezifischer OKR visions- und strategiegeleitet und weiterführend unter anderem auf Basis von konkreten OKR der Unternehmensebene vornehmen. Infolge zahlen die ebenenspezifischen OKR direkt auf langfristige (Unternehmens-)Ziele ein (Top Down). Im Gegensatz dazu ist eine Ableitung von OKR durch einzelne Leistungsebenen auch auf Basis eigener und somit ebenenspezifischer (langfristiger) Zielsetzungen möglich (Bottom Up).

Für ein gutes Zusammenspiel der in die OKR-Methode eingebundenen Leistungsebenen ist eine Kombination von Top Down- und Bottom Up-Ansatz von hoher Bedeutung. An dieser Stelle ist weiterführend anzumerken, dass eine von übergeordneten Unternehmenszielen losgelöste Definition und demzufolge eine fehlende Hochintegration von OKR durch einzelne Leistungsebenen in der Praxis dennoch nicht auszuschließen ist.

Im nächsten Schritt folgt die Ausführungsphase des OKR-Zyklus, für welche im Grundmodell von Doerr in der Regel ein Zeitrahmen von vierzehn Wochen vorgesehen ist. Eingebundene Organisationseinheiten arbeiten an der Verfolgung ihrer festgelegten Ziele bzw. Objectives und fokussieren das OKR-Set des betrachteten Zyklus vollumfänglich. Um Fortschritt und Status Quo messbar zu machen, werden wöchentliche Meetings, sogenannte OKR Weeklys, durchgeführt – infolge ergibt sich ein zusätzlicher Zyklus im OKR-Zyklus.

Neben OKR Weeklys greifen einige Unternehmen auch auf Daily Stand-Ups und somit tägliche Updates zurück. Ebendiese regelmäßigen Abstimmungen unterstützen Unternehmen, relevante Veränderungen, z. B. aufgrund von VUCA-Entwicklungen, in den Zyklus einzubinden und ggf. angemessen darauf zu reagieren. Auch bei sichtbaren Abweichungen von OKR in Bezug auf die Unternehmensvision sind Anpassungen während eines laufenden OKR-Zyklus möglich.

Zuletzt umfasst der OKR-Zyklus eine Abschlussphase, in welcher OKR-Sets zunächst gemessen und näher betrachtet werden. Im Rahmen eines OKR Reviews steht daher der Zielerreichungsgrad von durch Key Results operationalisierten Objectives im Fokus. Alle beteiligten Organisationseinheiten analysieren erreichte und nicht erreichte Objectives auf Basis der Key Results und mögliche Ursachen sowie Stolpersteine hinsichtlich nicht erreichter Ziele in Zusammenarbeit. Eine Verschriftlichung daraus hervorgehender Erkenntnisse ist von besonderer Bedeutung, um aus Fehlern zu lernen.

Neben des zielbezogenen OKR Reviews stellt eine prozessbezogene OKR Retrospective einen weiteren wichtigen Bestandteil des Zyklus dar. Im Rahmen der Retrospektive wird der durchlaufene Prozess rückwirkend betrachtet und beurteilt. Hierbei wird Feedback von allen Beteiligten eingebunden und Schwachstellen des Prozesses w...