Bei der Neuausrichtung der Controllingorganisation ist zunächst in einer Planungsphase festzulegen, welche Standardprozesse zum Aufgabenumfang des Controllings gehören (Zielprozesse), welche Organisationseinheiten die jeweiligen Prozesse verantworten sollen (Zielorganisation), nach welchen Prinzipien die Migration erfolgt (Migrationsansatz) und wie das Transformationsprojekt ausgestaltet wird (Projektplan und -organisation). Ein entsprechender Business Case ist zu erstellen (s. Abb. 2). Der Projektplan beschreibt die einzelnen Aufbauschritte und deren zeitlichen Rahmen. Für das gesamte Transformationsprojekt ist eine Laufzeit von eineinhalb bis zwei Jahren als realistisch anzusehen.
Die Überführung der Controllingprozesse in die neue Organisationsstruktur kann nach zwei unterschiedlichen Ansätzen erfolgen.
- Design-and-Build-Ansatz: Die Migration setzt bereits weitgehend standardisierte Prozesse und harmonisierte Systeme voraus oder
- Lift-and-Shift-Ansatz: Die bestehenden Systeme einschließlich der Datenmodelle und Prozesse werden zunächst unverändert in die neue Organisationsstruktur übernommen und weiterbetrieben ().
Eine vorgelagerte System- und Prozessharmonisierung reduziert die Komplexität des Projekts. Allerdings ist zu bedenken, dass eine Harmonisierung der IT-Landschaft (z. B. Konsolidierung von ERP-Systemen, Schaffung eines einheitlichen Berichtssystems) abhängig von der jeweiligen Unternehmensgröße mehrere Jahre dauern kann. Einen deutlich schnelleren Start der Migrationsphase und eine frühzeitige Realisierung von Kosteneinsparungen durch Bündelungseffekte erlaubt der Lift-and-Shift-Ansatz. In diesem Fall erfolgt die Standardisierung schrittweise nach dem Abschluss der Migration.
Damit die Controllingorganisation nach dem Transformationsprojekt effektiv bleibt, ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess zu etablieren. Dabei steht vor allem die Prozess- und IT-Optimierung durch den Einsatz neuer digitaler Technologien (z. B. RPA und Business Analytics) im Vordergrund. Ein regelmäßiges Benchmarking durch externe Anbieter bietet eine Standortbestimmung im Wettbewerb mit Controllingorganisationen anderer Unternehmen. Daraus lassen sich weitere Anhaltspunkte für Prozessoptimierungen ableiten.
Abb. 2: Phasen der Controllingtransformation
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