Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.[1] Eine Vermischung mit anderen Betriebsausgaben muss vermieden werden. Bei Verletzung dieser Aufzeichnungspflicht sind die Geschenkaufwendungen selbst dann von der Berücksichtigung bei der Gewinnermittlung ausgeschlossen, wenn sie je Empfänger und Wirtschaftsjahr den Betrag von 35 EUR (für nach dem 31.12.2023 beginnende Wirtschaftsjahre: 50 EUR) nicht übersteigen.[2],[3]
Die Pflicht zur besonderen Aufzeichnung ist erfüllt, wenn die Geschenkaufwendungen fortlaufend, zeitnah und bei Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich auf einem besonderen Konto im Rahmen der Buchführung gebucht oder bei Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung von Anfang an getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.[4] Zeitnahe Verbuchung bedeutet, dass die Geschenkaufwendungen innerhalb einer Frist von 10 Tagen, allenfalls innerhalb eines Monats nach der Zuwendung des Geschenks, aufgezeichnet werden; eine getrennte Aufzeichnung erst nach Ablauf des Geschäftsjahrs genügt nicht.[5]
Werbegeschenke mit Firmenlogo
Werbegeschenke, die einen konkreten Nutzen haben, wie z. B. Kugelschreiber, Kalender, Feuerzeuge oder Schlüsselanhänger, sind i. d. R. mit einem Firmennamen versehen, der in Folge bei Kunden oder Mitarbeitern langfristig in Erinnerung bleibt. Derartige Werbegeschenke sind zwar nach alltäglichem Verständnis keine "klassischen" Geschenke. Nach einer Entscheidung des FG Baden-Württemberg[6] sind die Kalender dennoch Geschenke i. S. d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG. Nach Auffassung des Gerichts werden auch Werbeträger – jedenfalls soweit diese an individualisierbare Empfänger verteilt werden – vom Anwendungsbereich des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG erfasst, sodass sie von der besonderen Aufzeichnungspflicht nicht ausgenommen sind.
Die besonderen Aufzeichnungspflichten sollen auch für Bagatellgeschenke gelten, die im Rahmen der Streuwerbung verteilt werden.[7] Diese Frage wird im Schrifttum jedoch nicht einheitlich beantwortet. Der BFH[8] hat in einer abgewiesenen Nichtzulassungsbeschwerde die Frage in den Raum gestellt und offengelassen, ob und weshalb die im Rahmen einer sog. Streuwerbung verteilten Artikel keine Geschenke i. S. d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG sein sollen und deshalb keine besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG beachtet werden müssten.
Streuwerbeartikel
Die Finanzverwaltung geht in ihrem BMF-Schreiben[9] zur Pauschalierung von Sachzuwendungen nach § 37b EStG davon aus, dass Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 EUR nicht übersteigen, bei der Anwendung des § 37b EStG als Streuwerbeartikel anzusehen sind und daher nicht in den Anwendungsbereich der Vorschrift einbezogen zu werden "brauchen". Diese Rechtsauffassung ist insoweit bemerkenswert, als der BFH[10] Streuwerbeartikel durchaus als Sachzuwendungen nach § 37b EStG ansieht.[11] Für die abweichende Auffassung der Finanzverwaltung gibt es nach Meinung des BFH keine Rechtsgrundlage.
Ob bei Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 10 EUR Geschenkeaufwendungen nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG vorliegen und demgemäß eine Aufzeichnung nach § 4 Abs. 7 EStG zu erfolgen hat, ist umstritten. Zum Teil wird die Ansicht vertreten, dass diese Vereinfachungsregelung (10 EUR-Grenze) auch auf § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG übertragbar sein dürfte.[12] Nach anderer Meinung trifft dies nicht zu.[13]
Eine betragsmäßige Begrenzung für die Einordnung als "Geschenk" existiert nicht, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG kennt keine Wertuntergrenze. Die Finanzverwaltung bejaht daher m. E. zu Recht die besondere Aufzeichnungspflicht auch für Streuwerbeartikel. Die einschlägige Verwaltungsanweisung zur besonderen Aufzeichnung[14] sieht jedenfalls vor, dass Aufwendungen für Streuwerbeartikel, z. B. Taschenkalender und Kugelschreiber, nach § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt aufzuzeichnen sind, allerdings kann aus Billigkeitsgründen von einer Vereinfachungsregelung (Sammelbuchung bestimmter Geschenke) Gebrauch gemacht werden.
Der Steuerpflichtige kann für jede Gruppe der besonders aufzeichnungspflichtigen, nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben (Geschenke, Bewirtungskosten usw.) ein besonderes Konto oder – bei Einnahmenüberschussrechnung – eine besondere Spalte führen, was zu empfehlen ist. Es ist aber auch ausreichend, wenn für alle diese Aufwendungen zusammengenommen ein Konto oder eine Spalte geführt wird. In diesem Fall muss sich aber aus jeder Buchung oder Aufzeichnung die Art der Aufwendung ergeben.[15]
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