Geschäftspapiere und Impressum der GmbH: rechtssicher ge ... / 1 Was gilt als Geschäftsbrief?

Als Geschäftsbrief gelten alle schriftlichen Mitteilungen, die an einen bestimmten Empfänger außerhalb der GmbH gerichtet sind und die keine Mitteilungen im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung beinhalten, wie z. B. Angebote, Empfangsbestätigungen, Preislisten, Rechnungen, Quittungen. Keine Geschäftspapiere sind die schriftliche oder textliche Kommunikation zwischen einzelnen Abteilungen, Filialen oder Niederlassungen. Ebenfalls keine Geschäftspapiere sind Mitteilungen, die sich an einen unbestimmten Personenkreis wenden, wie etwa Werbeflyer, Postwurfsendungen oder Anzeigen in Zeitungen oder Wochenblättern.

Wie ein Geschäftsbrief die GmbH verlässt, ist gleichgültig. Es kommt also nicht auf das Medium an, mit dem der Geschäftsbrief nach außen gelangt.

Immer als Geschäftsbriefe gelten:

• Bestellscheine
• Werbeschreiben an namentlich im Anschriftenfeld genannte Personen

Nicht als Geschäftsbriefe gelten:

• Rechnungen im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung
• Auftragsbestätigungen im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung
• Lieferscheine im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung
• Mahnungen im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung
• Werbeschreiben, sofern sie nicht personalisiert sind
• Wurfsendungen an einen unbestimmten Empfängerkreis
• Anzeigen
• Schriftverkehr mit eigenen Filialen und Zweigniederlassungen
• Schriftverkehr mit eigenen Gesellschaftern
• innerbetriebliche Mitteilungen

Schicken Sie immer die Pflichtangaben mit

Wenn Sie auf der sicheren Seite sein und nicht jedes Mal nachprüfen wollen, ob schon eine Geschäftsbeziehung besteht oder nicht, verwenden Sie für die geschäftliche Korrespondenz immer nur offizielle Geschäftsbogen, die alle Pflichtangaben enthalten.

Stellen Sie sicher, dass die Briefe, die Ihr Unternehmen verlassen, auch dann alle Pflichtangaben enthalten, wenn sie auf nicht vorgedruckten Bogen erstellt werden. Die Maske muss bei jedem Ausdruck nachprüfbar verwendet werden.

Geben Sie grundsätzlich die Order aus, dass keine Mail in Ihrer GmbH respektive in der haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft ohne offizielle Signatur verschickt werden darf. So vermeiden Sie Streit, wenn es auch in bestehenden Geschäftspartnerschaften zu Missverständnissen kommt, in welcher Eigenschaft Sie geschrieben haben.

Das gilt vor allem auch dann, wenn Sie etwa einen Blog betreiben. Hier sollte definitiv immer klar sein, dass Sie als GmbH-Geschäftsführer oder GmbH-Mitarbeiter für und im Namen Ihrer GmbH schreiben – auch über die reine Impressumspflicht hinaus.

E-Mails und Faxe

Als Briefbogen im rechtlichen Sinne gelten auch E-Mails und Faxe. Auch hier müssen Sie durch die Pflichtangaben deutlich machen, dass Sie als Geschäftsführer einer GmbH oder haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft schreiben und handeln und nicht etwa als Privatperson oder unbeschränkt haftender Unternehmer.

Faxe senden Sie am besten auf einer entsprechenden Vorlage mit den Pflichtangaben.

Bei E-Mails ist es am besten, wenn am Schluss jeder E-Mail automatisch der Text mit den Pflichtangaben eingeblendet wird, als Vorlage oder als Signatur. Oder Sie verschicken E-Mails grundsätzlich nur mit einem Anhang, auf dem Ihr Firmen-Briefbogen mit den Pflichtangaben automatisch eingepflegt wird.

Bei Mitarbeitern, die nicht GmbH-Geschäftsführer sind, genügt übrigens der schlichte Hinweis auf die absendende Firma, natürlich aber mit dem Zusatz "GmbH" bzw. "haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft" oder eine andere dafür zulässige Kennzeichnung.

Kennzeichnung der Position des Schreibers

Dass Sie als GmbH-Geschäftsführer im eigenen Interesse Ihre Position als Geschäftsführer deutlich machen, dürfte für Sie selbstverständlich sein, um sich nicht in die Gefahr einer Rechtsscheinhaftung zu begeben.

Sinnvoll aber ist es, dass auch Mitarbeiter ihre Position kennzeichnen, damit klar ist, ob der Betreffende beauftragt ist, ein Geschäft durchzuführen. So ist es sinnvoll, dass ein Prokurist mit "ppa" unterschreibt und diejenigen, die einen Auftrag haben, mit "i. A." bzw. jemanden vertreten mit "i.V.". So wissen die Empfänger den Inhalt der Schreiben richtig zu interpretieren.

Firmenstempel

Bei Firmenstempeln sollten Geschäftsführer darauf achten, dass die Rechtsformangabe bei dem Firmennamen nie fehlt. Denn sonst könnten Sie wiederum einen falschen Rechtsschein erwecken, dass Sie nämlich für eine unbeschränkt haftende Firma oder als Privatperson zeichnen.