Forderungsmanagement mit Excel / 3 Offene Posten verwalten

Um säumige Kunden erfolgreich zur Zahlung von Rechnungen zu bewegen, ist eine effektive Verfahrensweise notwendig. Sammeln Sie zunächst alle nicht bezahlten Rechnungen in der Liste Offene Posten (s. Abb. 4).

Praxis-Tipp

Telefonische Mahnung

Wenn Kunden sich in Zahlungsverzug befinden, rufen Sie diese an. Während eine schriftliche Mahnung häufig achtlos weggeworfen wird, ist eine persönliche Mahnung dem Kunden vielfach äußerst unangenehm. Fragen Sie bei einem Telefongespräch nach den Gründen, warum der Kunde nicht zahlt. Berücksichtigen Sie aber, dass sich aus Beweisgründen zusätzlich eine schriftliche Mahnung empfiehlt.

Abb. 4: In dieser Tabelle werden die offenen Posten gesammelt.

Aufbau und Funktionsweise der Offene-Posten-Liste

In der Offene-Posten-Liste erfassen Sie Rechnungsnummer und -datum, Lieferdatum, Kunden-Nummer, Name des Kunden sowie den offenen Rechnungsbetrag. Bei Bedarf können Sie noch einen Status (z. B. einmal gemahnt) eingeben. Außerdem ist eine Bemerkungsspalte vorgesehen.

Überfällige Rechnungen werden in der Spalte Überfällig gekennzeichnet. Dazu wird in Spalte H zunächst die Fälligkeit ermittelt. Die Formel in der Zelle H14 lautet:

= WENN (B14 = ""; ""; C14 + Startseite!$J$11)

Dabei wird auf die Tagesangabe im Bereich Fristen definieren der Startseite zurückgegriffen.

In Spalte I wird ermittelt, wie viele Tage die Rechnung überfällig ist. Die Formel in Zelle I14 lautet:

= WENN ($B$12 > H14; $B$12 - H14;"")

Die Formeln können in die nachfolgenden Zellen kopiert werden. Um eine Rechnung anzumahnen, geben Sie die gewünschte Rechnungsnummer in das Feld neben Anzumahnende Rechnung ein. Die Rechnungsdaten werden im Kopf der Tabelle gezeigt.

Über Kontrollkästchen regeln Sie, welche Punkte Sie außerdem in die Mahnung aufnehmen:

• Das Kontrollkästchen Mahntext sollten Sie in jedem Fall aktivieren. Nur dann erscheint ein Mahntext im Mahnformular. Wenn Sie aus der Offene-Posten-Liste heraus mahnen, ist das automatisch immer der Text für die erste Mahnung.
• Über Sonstiges bestimmen Sie, ob der Text, den Sie unter Sonstiges auf der Tabelle Mahntexte angelegt haben, auf der Mahnung erscheinen soll.
• Auch das Kontrollkästchen für den Schlusssatz sollten Sie in der Regel aktivieren.
• Ob Sie Ihrem Kunden Mahnkosten in Rechnung stellen wollen, regeln Sie über das Kontrollkästchen Mahnkosten.

Um die Rechnung anzumahnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Mahnung bestätigen und drucken. Die Schaltfläche ist mit dem Makro ErsteMahnung verbunden. Dieses Makro hat die folgenden Funktionen:

• Prüfen, ob eine Rechnungsnummer eingegeben wurde
• Prüfen, ob die Rechnung bereits einmal angemahnt wurde
• Übertragen der angemahnten Rechnung in die Liste Einmal angemahnte Rechnungen
• Übertragen der Rechnungsdaten in das Mahnformular
• Drucken der Mahnung in zweifacher Ausfertigung

Hinweis

Verzicht auf Löschvorgang

Beim Übertrag der Rechnungsdaten in die Tabelle der einmal angemahnten Rechnungen werden die Rechnungsdaten nicht aus der Offene-Posten-Liste gelöscht. Ansonsten würden Sie die Übersicht über den kompletten Forderungsbestand verlieren.

Bezahlte Rechnungen löschen

Bezahlte Rechnungen löschen Sie wie folgt aus der Liste der offenen Posten:

• Klicken Sie in den Zeilenkopf der Zeile, deren Rechnung ausgeglichen wurde.
• Betätigen Sie die Tastenkombination Strg + -.

3.1 Kundenstammdaten zwecks Arbeitserleichterung anlegen

Damit die Adressdaten der anzumahnenden Kunden automatisch im Mahnformular erscheinen, müssen Sie die Kundendaten in der Tabelle Kundenstammdaten erfassen. Wichtig ist dabei die Vergabe der Kundennummer. Da in der Regel nur ein begrenzter Kundenstamm angemahnt werden muss, halten sich die Eingaben dafür in Grenzen. Falls Sie die Möglichkeit haben, die Kundenstammdaten aus einer anderen Excel-Arbeitsmappe heraus zu importieren, sollten Sie davon Gebrauch machen.

Die Musterlösung arbeitet mit folgenden Kundenstammdaten:

• Kunden-Nr.
• Firmenbezeichnung
• Name
• Straße/Postfach
• PLZ
• Ort

3.2 Angemahnte Rechnungen

Die angemahnten Rechnungen werden in den 3 Tabellen EinmalAngemahnt, ZweimalAngemahnt und LetzteMahnung verwaltet. Die Daten werden jeweils durch einen Klick auf die Schaltfläche Mahnung bestätigen und drucken automatisch wie folgt übertragen:

• Aus der Offene-Posten-Liste nach EinmalAngemahnt
• Aus der Liste EinmalAngemahnt nach ZweimalAngemahnt
• Aus der Liste ZweimalAngemahnt nach DreimalAngemahnt

Die Vorgehensweise unterscheidet sich im Prinzip nicht von der Offene-Posten-Liste: Sie tragen die anzumahnende Rechnung in das Feld Anzumahnende Rechnung ein, aktivieren die gewünschten Kontrollkästchen und klicken auf die Schaltfläche Mahnung bestätigen und drucken. Ergänzend sind Eingaben zum Status und eine Bemerkung möglich. In der Tabelle Letzte Mahnung steht die Schaltfläche Mahnung bestätigen und drucken nicht mehr zur Verfügung.