Warenentnahmen für private Zwecke müssen Gewinn erhöhend berücksichtigt werden. Aus Vereinfachungsgründen veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen jährlich die aktuellen Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben.
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Abb. 1: Pauschbeträge für Sachentnahmen 2023
Infographic (Bitte wählen Sie das Jahr über das Dropdown-Menü aus.)
Abb. 2: Pauschbeträge für Sachentnahmen 2022
Grundlage dieser Pauschbeträge sind Berechnungen des Statistischen Bundesamts. Die Behörde ermittelt die Aufwendungen privater Haushalte für Nahrungsmittel und Getränke und setzt darauf basierend die Pauschbeträge fest. Sie beruhen auf Erfahrungswerten und bieten dem Unternehmer die Möglichkeit, die Warenentnahmen monatlich pauschal zu verbuchen. Damit entfallen Aufzeichnungen für Einzelentnahmen.
Die Werte dienen der Vereinfachung. Damit ist es auch nicht möglich, Änderungen aufgrund individueller Verhältnisse vorzunehmen – etwa wegen persönlicher Ess- oder Trinkgewohnheiten, Krankheit oder Urlaub.
Für Kinder gilt:
- Bis zum vollendeten 2. Lebensjahr muss kein Wert berücksichtigt werden.
- Bis zum 12. Lebensjahr ist die Hälfte der jeweiligen Pauschbeträge anzusetzen.
Die Pauschbeträge gelten nur für Lebensmittel und Getränke
Tabakwaren sind in den Pauschbeträgen nicht enthalten. Wenn diese entnommen werden, müssen die Pauschbeträge erhöht und der Warenwert geschätzt werden.
Bei gemischten Betrieben (Fleischerei/Metzgerei oder Bäckerei mit Lebensmittelangebot oder Gaststätten) ist nur der höhere Pauschbetrag der jeweiligen Gewerbeklasse anzusetzen.
Abrechnung der tatsächlichen Privatentnahmen
Wem die Pauschbeträge zu hoch erscheinen, muss sich die Mühe machen und dem Finanzamt durch Aufzeichnungen nachweisen, dass der tatsächliche Eigenverbrauch niedriger ist.
2.1 Private Warenentnahmen durch Unternehmer
Die privaten Warenentnahmen werden Gewinn erhöhend erfasst. Bei umsatzsteuerpflichtigen Entnahmen ist Umsatzsteuer ans Finanzamt abzuführen.
Privatentnahmen buchen
| Konto SKR 03 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 03 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|
| 1880 | Unentgeltliche Wertabgaben | 1.190 | 8910* | Entnahme durch den Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens (Waren) 19 % USt | 1.190 |
| Konto SKR 04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|
| 2130 | Unentgeltliche Wertabgaben | 1.190 | 4620* | Entnahme durch den Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens (Waren) 19 % USt | 1.190 |
*Das Konto ist ein Automatikkonto. Die enthaltene Umsatzsteuer wird programmgesteuert umgebucht.
Hinweis zur Umsatzsteuer:
In den Entnahmen ist die Umsatzsteuer enthalten.
Monatliche Buchung vermeidet Gewinnerhöhung am Jahresende
Es ist ratsam, diese Buchungen schon während des laufenden Jahres monatlich als sog. wiederkehrende Buchungen mit 1/12 der Jahresbeträge zu erfassen. Zum einen verteilt sich die Umsatzsteuerschuld aus den privaten Warenentnahmen gleichmäßig über das Jahr. Zum anderen gibt es keine unerwartete Gewinnerhöhung durch die privaten Warenentnahmen am Jahresende.
2.2 Private Warenentnahmen durch Arbeitnehmer (Sachbezüge)
Sachbezüge für Arbeitnehmer müssen monatlich innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden. Grundsätzlich sind die Sachbezüge umsatzsteuerpflichtig.[1] Beim Arbeitnehmer unterliegt der Sachbezug mit dem Bruttobetrag dem Lohnsteuerabzug[2] und ist sozialversicherungspflichtig. Der Arbeitgeber muss als Unternehmer die enthaltene Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.
Sachbezüge buchen
| Konto SKR 03 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 03 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|
| 4152 | Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer | 595 | 8595* | Sachbezüge 19 % USt (Waren) | 595 |
| Konto SKR 04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|
| 6072 | Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer | 595 | 4945* | Sachbezüge 19 % USt (Waren) | 595 |
*Das Konto ist ein Automatikkonto. Die enthaltene Umsatzsteuer wird programmgesteuert umgebucht.
Hinweis zur Umsatzsteuer:
In den Entnahmen ist Umsatzsteuer enthalten.
So sieht die Einnahmen-Überschussrechnung[3] aus, wenn alle vorherigen Beispiele gebucht wurden:
| Einnahmen-Überschussrechnung | |||
|---|---|---|---|
| EUR | EUR | ||
| I. | Betriebseinnahmen | ||
| Einnahmen (netto) | + … | ||
| Private Warenentnahmen (19 % USt) | +1.000 | ||
| Sachbezüge Arbeitnehmer (19 % USt) | +500 | ||
| Umsatzsteuer ( 19 % ) | +285 | 1.785 | |
| II. | Betriebsausgaben | ||
| Ausgaben (netto) | ./. … | ||
| Lohn durch Sachbezug | ./. 587,50 | ||
| Wareneinkauf | ./. 1.000 | ||
| an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer | ./. 285,00 | ./. 1.872,50 | |
| III. | Gewinn laut Einnahmen-Überschussrechnung | ./. 87,50 | |
Die privaten Warenentnahmen sowie die enthaltene Umsatzsteuer werden in der Anlage EÜR als Betriebseinnahmen erfasst (Anlage EÜR Zeilen 20 u. 16).
Die Lohnaufwendungen durch Sachbezug sind als Betriebsausgabe in Zeile 28 einzutragen.
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