Die Behandlung der Fahrzeugkosten wird immer dann kompliziert, wenn sich im Betriebsvermögen ein sowohl betrieblich als auch privat genutztes Fahrzeug befindet. Noch schwieriger wird es, wenn daneben auch nur betrieblich genutzte Fahrzeuge vorhanden sind.
Ursache dafür ist die steuerliche Erfassung der Privatnutzung, wenn bei einem zu mehr als 50 % betrieblich genutzten Fahrzeug die Fahrtenbuchmethode statt der 1 %- Methode angewendet bzw. bei einem zu nicht mehr als 50 % betrieblich genutzten Fahrzeug der auf die Privatfahrten entfallende Teil der Gesamtaufwendungen für das Fahrzeug ermittelt werden soll. Außerdem ist bei der Anwendung der 1 %-Methode auf die Kostendeckelung zu achten.[1]
Die Kostendeckelung kann weiterhin angewendet werden. Allerdings ist zu beachten, dass Leasing-Sonderzahlungen, die sofort als Betriebsausgaben abgesetzt werden können, bei der Kostendeckelung auf den Leasing-Zeitraum verteilt werden müssen.[2]
5.7.1 Erfassung der Kfz-Kosten in der Buchführung
Bei der Erfassung von Kosten für allein betrieblich als auch gemischt genutzte Fahrzeuge des Betriebsvermögens sowie betrieblich genutzte Privatfahrzeuge sollte der Einnahmen-Überschussrechner folgende Konten im Blick haben:
| Fahrzeuge des Betriebsvermögens | ||
|---|---|---|
| SKR 03 | SKR 04 | |
| Kfz-Steuer | 4510 | 7685 |
| Kfz-Versicherung | 4520 | 6520 |
| Laufende Kfz-Betriebskosten | 4530 | 6530 |
| Kfz-Reparaturen | 4540 | 6540 |
| Garagenmieten | 4550 | 6550 |
| Mietleasing Kfz | 4570 | 6560 |
| Sonstige Kfz-Kosten | 4580 | 6570 |
| Mautgebühren | 4560 | 6580 |
| Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge | 4590 | 6590 |
| Abschreibungen auf Kfz | 4832 | 6222 |
| Absetzung für außergewöhnliche technische und wirtschaftliche Abnutzung | 4842 | 6232 |
| Sonderabschreibung nach § 7g EStG[1] | 4852 | 6242 |
Sind mehrere Fahrzeuge vorhanden, sollte zumindest für jedes Fahrzeug, für das ein Privatanteil zu ermitteln ist, eine eigene "Kontenreihe" belegt werden. Nur so lässt sich gewährleisten, dass der individuelle Kostenanteil eines Fahrzeugs erfasst und der Privatanteil nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt wird bzw. die Kostendeckelung bei der 1 %-Methode greifen kann.
Befinden sich im Betriebsvermögen mehrere Fahrzeuge, deren Kosten in den Zeilen 65 bis 67 des Vordrucks zusammenfließen, kann die Kostendeckelung nicht greifen, denn dem Nutzungswert für ein Fahrzeug werden dann die Kosten sämtlicher Fahrzeuge gegenübergestellt. Gleiches gilt für ein zu nicht mehr als 50 % betrieblich genutztes Fahrzeug; auch dafür sind die Gesamtaufwendungen von denen anderer Fahrzeuge abzugrenzen. Es müssen also unbedingt Nebenrechnungen durchgeführt werden.
5.7.2 Erfassung der Kfz-Kosten in der Anlage EÜR
In den Zeilen 65 bis 67 werden sämtliche tatsächlichen Kosten für Fahrzeuge, darüber hinaus aber auch als Reisekosten einzustufende Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel und von Mietwagen zusammengefasst. Zeile 68 übernimmt ergänzend Nutzungseinlagen infolge betrieblicher Fahrten mit einem Fahrzeug des Privatvermögens. Die Minderung um Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte bei gemischt genutzten Fahrzeugen sowie der Ansatz anderer Fahrtkosten erfolgen in den Zeilen 69 und 70. Es ist wie folgt vorzugehen:
Die Zeilen 65 bis 67 nehmen sämtliche laufenden und festen Kosten für betriebliche Fahrzeuge, ausgenommen Abschreibungen und Schuldzinsen, auf. Hierzu rechnen auch die Kosten für geleaste Fahrzeuge (Zeile 65), wobei darauf zu achten ist, dass Sonderzahlungen nicht über die Laufzeit des Leasingvertrags zu verteilen sind, es sei denn, dass ein Leasingvertrag eine Laufzeit von mehr als 5 Jahren aufweist und deshalb die Einschränkung des § 11 Abs. 2 EStG greift.
- In Zeile 66 sind Kfz-Steuer, Beiträge zu Kfz-Versicherungen sowie Mautgebühren gesondert zu erfassen. Darüber hinaus gehören Fährgebühren sowie Gebühren für die Nutzung von Tunneln und Brücken hierzu.
- Kosten für betriebliche Fahrten mit dem privaten, nicht dem Betriebsvermögen zugeordneten Fahrzeug,[1] bewertet mit 0,30 EUR je zurückgelegtem Kilometer oder einem individuellen Kilometersatz für das Fahrzeug, ermittelt nach der Fahrtenbuchmethode, sind in Zeile 68 zu erfassen.
- Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel – Taxi, Bahn, Bus und Flugzeug – durch den Unternehmer sind in Zeile 67 zu erfassen. Wurden entsprechende Kosten durch Arbeitnehmer verursacht, gehen sie in Zeile 28 ein.
- In Zeile 69 sind die Werte einzutragen, die sich nach der Fahrtenbuchmethode, nach der 1 %-Methode oder durch Aufteilung für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sowie Fahrten anlässlich doppelter Haushaltsführung ergeben. Dieser Hinzurechnungsbetrag ist auf die positive Differenz zwischen den tatsächlichen Kfz-Kosten (fahrzeugbezogene Aufwendungen laut Zeilen 65 bis 67 zuzüglich der auf das Fahrzeug entfallenden Abschreibung laut Zeile 32 sowie Schuld...
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