Effizienz bleibt wichtig: Unterstützung der Steuerung wi ... / 3.1 Berichtswesen

Verbesserung des Berichtsprozesses

Im Berichtswesen hat sich laut CFO-Panel die Dauer vom Monatsende bis zur Bereitstellung des Monatsberichts von knapp 10 Arbeitstagen im Jahr 2004 auf ungefähr 7 Arbeitstage im Jahr 2011 verkürzt. Gleichzeitig wurden 2011 knapp 40 % der im Berichtsprozess eingesetzten Mitarbeiterkapazitäten für die Ursachenanalyse bei Abweichungen, dem Erarbeiten von Maßnahmenvorschlägen zur Gegensteuerung und für Berichtsgespräche eingesetzt. 2004 standen für diese – den Berichtsprozess "veredelnde" – Tätigkeiten nur ungefähr 35 % der im Berichtsprozess eingesetzten Mitarbeiterkapazitäten zur Verfügung. Die restlichen Mitarbeiterkapazitäten – 60 % im Jahr 2011 bzw. 65 % im Jahr 2004 – beschäftigten sich im Berichtsprozess mit Aktivitäten wie Datensammlung, Datenaufbereitung und Plausibilisieren. Für diese Entwicklung lassen sich u. a. folgende Ursachen finden:

• Um der aktiven Controlling-Rolle gerecht zu werden, hat das Controlling mehr Mitarbeiterkapazität in die Teile des Berichtsprozesses investiert, die einen hohen Nutzen für das Management haben. Diese Teile sind ohne Zweifel u. a. die Ursachenanalyse bei Abweichungen, das Erarbeiten von Maßnahmenvorschlägen zur Gegensteuerung und die Berichtsgespräche.
• Damit die Controlling-Mitarbeiter Freiräume genau für diese Tätigkeiten haben, wurden die Teile des Berichtsprozesses stärker automatisiert, die sich u. a. mit den Themen Datensammlung, Datenaufbereitung und Plausibilisieren beschäftigen. Damit sanken dort anteilig die eingesetzten Mitarbeiterkapazitäten.
• Gleichzeitig wurde der Berichtsprozess – um dem permanenten Wunsch des Managements nach immer aktuelleren Steuerungsinformationen nachzukommen – in seinen Abläufen organisatorisch optimiert und ebenfalls stärker durch IT unterstützt.

Dass damit auch tatsächlich ein größerer Nutzen für das Management geschaffen wurde, zeigen die Zahlen in Kapitel 1 hinsichtlich der steigenden Zufriedenheit mit dem Berichtswesen.