Compliance im Einkauf / 6 Ausschreibungen und Requests for Quotes (RFQs)

Besondere Risikosituationen	Für das öffentliche Beschaffungswesen setzen Gesetze über Vergabeverfahren genaue Rahmenbedingungen für Ausschreibungen und Auftragsvergaben. Im privaten Sektor haben sich vergleichbare Standards zur Sicherung des Preis- und Leistungswettbewerbs bei der Auftragsvergabe entwickelt. Vor diesem Hintergrund erlangen die nachstehenden Risikosituationen Bedeutung.
Last Call	Definition: Der Abnehmer informiert "gute" Lieferanten über Konkurrenzangebote und ermöglicht Nachbesserung. Nicht ganz unüblich, weil vordergründig zum Nutzen von Anbieter und Abnehmer. Problem: Unredliches Verhalten. Anbieter ohne Last Call werden benachteiligt. Mit Einkaufs- und Ausschreibungsbedingungen nicht vereinbar, sofern nicht offengelegt. Auf Dauer Fehlsteuerung der Lieferanten- und Dienstleisterauswahl. Erhöhtes Bestechlichkeitsrisiko wegen Sonderbeziehung Einkäufer – Lieferant. Auch bei Ausschreibungen im privatwirtschaftlichen Bereich strafbar (§ 298 StGB, derzeit eher geringes Verfolgungsrisiko). Vorschlag: Untersagen. In der Praxis aber nur schwer vollständig zu unterbinden. Wer auf Redlichkeit im Einkauf und nachhaltigen Erfolg Wert legt, sollte "Last Call" aber jedenfalls nicht fördern. Wenn Ausschreibungsverfahren so ausgestaltet werden, dass die besten Anbieter Gelegenheit zur Nachbesserung erhalten, wird wenigstens der formale Verstoß gegen die eigenen Bedingungen vermieden.
Lastenhefte und Gewerke	Problem: Wer als möglicher Zulieferer an den Lastenheften für den kommenden Auftrag mitarbeitet, hat einen Wettbewerbsvorteil. Grund hierfür können besondere Fachkenntnisse sein aber auch Sonderbeziehungen oder Interessenkonflikte. Vorschlag: Anforderungsprofile und Lastenhefte sollten möglichst unabhängig von Anbietern durch den Einkauf oder die eigene Fachabteilung erstellt werden.
Nachträgliche Änderungen von Gewerken oder Lastenheft	Problem: Die Manipulation von Ausschreibungen kann darin bestehen, dass besonders aufwändige Aufgaben im Lastenheft nach Auftragserteilung entfallen, der vorinformierte Anbieter sich hierauf in seiner Preisstellung einstellen und deshalb die Preise seiner Mitbewerber unterbieten könnte. Vorschlag: Nachträgliche Änderungen der im Angebotsverfahren vorgesehenen Gewerke oder Lastenhefte, die außergewöhnlich hoch sind oder besonders aufwändige Vorgaben entfallen lassen, überprüfen.

Tab. 4: Risiken und Maßnahmen bei Ausschreibungen