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Risikomanagement- und Compliance-Koordination (Compliance Board) bei <Unternehmen>
| (1) | Compliance bedeutet die Bewahrung von Rechtskonformität und Redlichkeit. Compliance ist Aufgabe jedes Mitarbeiters, Geschäftsführung und Führungskräfte eingeschlossen. |
| (2) | Das gilt insbesondere für die Einhaltung von Regeln, die im besonderen öffentlichen Interesse liegen und deren Verletzung deshalb mit Bußgeld oder Strafen bedroht ist oder zu erheblichen Rufschädigungen und Vermögensgefährdungen führen kann. |
| (3) | Unsere Zielsetzung sind Mitarbeiter und Prozesse, die dafür Sorge tragen, dass Compliance-Risiken rechtzeitig erkannt und Verstöße vermieden werden können. |
| (4) | Hierzu dienen die Einhaltung der allgemeinen Grundsätze für eine ordnungsgemäße Führung der Geschäfte ebenso wie die Vorgaben aus dem Verhaltenskodex, besonderen Compliance-Richtlinien, unsere Gesundheitsschutz – und Arbeitssicherheits-Grundsätze oder ISO Standards zum Qualitäts- und Risikomanagement und die funktionsbezogenen Arbeitsanweisungen. |
| (5) | Hierzu tragen alle Funktionen im Unternehmen bei. Ungeachtet dessen sind bestimmte Funktionen in besonderer Weise mit der Identifizierung von Compliance-Risiken und der Verantwortung für angemessene Verhaltensstandards und Prozesse, sowie entsprechender Kontroll- und Prüfungsmaßnahmen betraut. |
| (6) | Hierzu zählen insbesondere Risikomanagement, Controlling, Rechnungswesen, Revision, Qualitätsmanagement, Unternehmenssicherheit, Business Continuity sowie der Compliance-Beauftragte und der Geldwäsche- und Fraud-Beauftragte. |
Festlegungen zur Risikomanagement und Compliance-Koordinationsarbeitsgruppe (Compliance Board):
| (7) | Vertreter dieser Funktionen bilden zusammen die <Unternehmen> Risikomanagement und Compliance-Koordinationsarbeitsgruppe (Compliance Board). |
| (8) | Die Arbeitsgruppe trifft sich mindestens monatlich/vierteljährlich zur Vorbereitung der nächsten Berichterstattung an die Geschäftsleitung über Compliance-Risiken. |
| (9) | Ziel der Arbeitsgruppe ist die Unterstützung des Compliance-Beauftragten und der Geschäftsleitung. Zu ihren Aufgaben zählen
|
| (10) | Die Sitzungen werden abwechselnd jeweils vom Leiter einer der unter Ziffer 4 genannten Funktionen geleitet /Von der Compliance-Beauftragten/Von der Risikomanagerin. |
| (11) | Über die Sitzung ist jeweils ein Protokoll anzufertigen, das die wesentlichen Ergebnisse, Feststellungen und Vorschläge des Compliance Board festhält. Dieses kann als Grundlage für die Berichterstattung an die Geschäftsführung dienen. |
| (12) | Zu den Compliance Board-Sitzungen soll unter Vorlage einer Tagesordnung eingeladen werden, die die auf den Sitzungen standardmäßig zu behandelnden Themen aufführt. |
Beispiele für mögliche Anlagen, die im Einzelfall zur Präzisierung der Aufgabenstellung beigefügt werden sollten:
- Verhaltenskodex
- Compliance-Merkblätter und -Regeln oder -Richtlinien
- ISO-Standards und -Zertifizierungen
- Formblätter Compliance-Risikoerfassung
- Stellenbeschreibung Compliance-Officer
- Pflichtendelegationsrichtlinie, Beauftragungsschreiben und AKV-Matrix
- Formblatt Compliance-Beschwerdemanagement
- Formblatt Compliance und Risikomanagement – Ad hoc-Berichterstattung
- Formblatt Tagesordnung und Protokoll Compliance Board
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