Change Management in Projekten: Komplexität gemeinsam be ... / 2.1.2 Ziele und Leitplanken vermitteln

Im zweiten Schritt geht es darum, die Ziele und Leitplanken (das WAS) den Projektmitarbeiter zu vermitteln, deren Feedback und Zustimmung einzuholen und mit ihnen gemeinsam das WIE zu erarbeiten.

Das ist ein Diskussionsprozess, in dessen Verlauf es durchaus sein kann, dass sich an den Zielen und den zugehörigen Metriken noch Änderungen ergeben. Wenn sich dadurch was ändert, ist das ein gutes Zeichen, weil die Ziele dadurch besser werden (und weil die Mitarbeiter sich engagiert haben).

Grundsätzlich können sich daraus verschiedene Herausforderungen ergeben.

• Es könnte sein, dass sich das Team nicht einigen kann, weil es zu viele widerstreitende Ideen oder Interessen gibt. Dann ist es wichtig, die entsprechenden Interessenkonflikte anzugehen und aufzulösen. Das mag zwar schwierig und mühsam sein, ist aber dennoch sinnvoll, weil nicht aufgelöste unterschwellige Konflikte für die Zusammenarbeit und damit den Projekterfolg schädlich sind.
• Es könnte auch sein, dass das Team sehr passiv reagiert und auf eine Lösung von außen wartet. Dieses Verhalten findet sich sehr oft in Organisationen, die bislang noch wenig Erfahrung mit partizipativen Führungsstrukturen gemacht haben. In diesem Fall ist es wichtig, die Erwartung klarzustellen und den Diskussionsprozess zu unterstützen, ggf. mit einer externen Moderatorin oder einem Facilitator. Auch diese Investition ist sinnvoll, weil mangelndes Verantwortungsgefühl bei den Teammitgliedern für den Projekterfolg schädlich ist.

Oft gibt es auch Einwände – gerade von Führungsebenen –, dass dieses Vorgehen zu lange dauert und dass es doch viel effizienter wäre, das WIE den Projektmitarbeitern einfach vorzuschreiben. Investitionen in die Zusammenarbeit, wie die Auflösung von Interessenkonflikten und Stärkung des Gefühls gemeinsamer Verantwortung, haben jedoch durchgehend eine positive (wenn auch nicht immer direkt messbare) Auswirkung auf den Erfolg des Projekts, und sind auch keine einmaligen Aktivitäten. In welchem Umfang dies sinnvoll und nötig ist, hängt natürlich immer auch vom Kontext ab: Wie groß sind die Konflikte, wie viel Vertrauen haben die Projektmitglieder in das Vorgehen, in welchem Umfang ist die intensive Zusammenarbeit überhaupt nötig etc.