Ein Arbeitgeber darf die tatsächlichen Verpflegungskosten für seine Arbeitnehmer übernehmen. Allerdings stellt sich in diesem Zusammenhang die Frage, ob Kosten für die Übernahme der Verpflegung beim Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil (= Arbeitslohn) zu erfassen sind.
Hierbei gibt es besondere Regelungen, z. B.
- wenn der Arbeitgeber die Kosten einer geschäftlichen Bewirtung übernimmt und
- der Arbeitnehmer an dieser Bewirtung teilnimmt.
Übernimmt der Arbeitgeber die Bewirtungskosten bzw. die tatsächlichen Verpflegungskosten während einer auswärtigen Tätigkeit (Geschäftsreise) dann gilt:
Es ist kein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte.
6.2.1 Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber
Bei der Besteuerung von unentgeltlichen Mahlzeiten durch den Arbeitgeber ist zunächst danach zu unterscheiden, ob der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Mahlzeiten unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung stellt
- anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (also nicht während einer auswärtigen Tätigkeit) oder
- im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung, die nicht während einer auswärtigen Tätigkeit erfolgt[1] oder
- während einer auswärtigen Tätigkeit (Geschäftsreise).
Keine Versteuerung eines Sachbezugs – jedoch Kürzung der Verpflegungspauschale
Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung nicht mehr als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer für diesen Tag eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte. Erhält der Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit, muss er seine Verpflegungspauschale kürzen (für ein Frühstück 20 % und für ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 40 % einer vollen Verpflegungspauschale).
6.2.2 Unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung ohne Auswärtstätigkeit
Vorteile des Arbeitnehmers aus der Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung gehören nach wie vor nicht zum Arbeitslohn. Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich zur Verfügung, handelt es sich um Aufmerksamkeiten, die ebenfalls nicht als Arbeitslohn erfasst werden. Eine unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung ist als Aufmerksamkeit einzustufen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs kostenlose Mahlzeiten überlässt.[1]
Es handelt sich nur dann um Aufmerksamkeiten, wenn der Wert pro Person und Mahlzeit einschließlich Getränken brutto nicht mehr als 60 EUR beträgt.[2]
6.2.3 Diese Bewirtungskosten für Arbeitnehmer sind nicht als Arbeitslohn zu beurteilen
Kein Arbeitslohn, also lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind:
- Die Bewirtungskosten, die bei einem Geschäftsessen auf den Arbeitnehmer entfallen, gehören nicht zu seinem Arbeitslohn.
- Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb kostenlos bzw. teilweise kostenlos überlässt, sind lohnsteuerfrei und gehören nicht zum Arbeitslohn.
- Lohnsteuerfrei sind auch Speisen anlässlich oder während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, wenn der Betrag je Arbeitnehmer und Anlass 60 EUR brutto nicht übersteigt.
- Aufwendungen für 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr (das können auch 2 Bewirtungen sein) können als Betriebsausgaben abgezogen werden und sind beim Arbeitnehmer lohnsteuerfrei, soweit die Kosten je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 EUR (brutto einschließlich Umsatzsteuer) betragen.
Geschäftliche Bewirtung mit einem Geschäftsfreund und einem Arbeitnehmer
Herr Huber lädt einen Geschäftsfreund zum Mittagessen ein, um neue Aufträge abzustimmen. An diesem Mittagessen nimmt auch sein Arbeitnehmer teil. Insgesamt hat Herr Huber 124,95 EUR bezahlt. Die Umsatzsteuer von 19,95 EUR zieht er zu 100 % als Vorsteuer ab. Vom Nettobetrag von 105 EUR darf er 30 % = 31,50 EUR nicht als Betriebsausgaben abziehen.
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