Der Steuerpflichtige muss schriftliche Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung machen. Fehlende schriftliche Angaben haben zur Folge, dass der gesamte Bewirtungsaufwand nicht abzugsfähig ist.
Der zum Nachweis erforderliche schriftliche Beleg muss zeitnah (kurze Zeit nach der Bewirtung) erstellt werden, auch bei Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG.[1] Eine konkrete Definition der Zeitnähe erfolgte durch den BFH bislang nicht. In der Literatur[2] wird darauf hingewiesen, dass unter "zeitnah" ein Zeitraum von grundsätzlich 10 Tagen bis höchstens 1 Monat nach dem Geschäftsvorfall zu verstehen ist. Keinesfalls genügt es, wenn der Eigenbeleg, z. B. erst nach Ablauf des Geschäftsjahrs, erstellt wird. Dieser Mangel bedeutet ein gänzliches Abzugsverbot für die Bewirtungsaufwendungen.[3] Die Erstellung ist nicht nachholbar.[4] Es ist zu empfehlen, die Aufzeichnungen am Tag der Bewirtung oder dem Folgetag zu führen und durch die Unterschrift mit Datumsangabe zu dokumentieren.[5]
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